高新企業核心技術檔案管理問題研究

王雨舟

摘 要：當前社會，世界經濟競爭模式已由資本競爭轉變為技術競爭，高技術產業成為知識經濟的支柱，檔案在管理和公司核心技術的保護是企業技術高度發展的生命線及其產業發展命脈。提高企業資源，豐富國家檔案資源的重要措施是高效地組織、管理高新技術企業核心技術檔案資源。作為無形資產和寶貴的財富，其固有的核心技術信息資源，發揮了不可估量的作用。

關鍵詞：核心技術 高新企業 檔案管理

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）06（b）-0106-03

1 高新企業核心技術檔案概述

通過比較分析基礎數字材料，縱觀企業發展的興衰史，可以選擇找到最好企業發展道路。而企業的核心技術文件是企業信息數據庫中的核心和最基本的組成部分，它見證了企業成長發展的過程，反映了企業各部門管理的歷史和現狀，是企業知識積累的歷史，也是企業無窮無盡的信息資源。但核心技術檔案該如何界定且如何有效地管理？

1.1 核心技術檔案的界定

高新企業核心技術檔案作為高新企業內部生產活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業從顯性知識積累的精華。

1.1.1 核心技術檔案的定義

所謂核心技術檔案，是指在高新企業檔案中涉及企業管理和企業運行中關鍵流程的檔案。如高新企業技術情報檔案、以及最重要的新型專利檔案等，它們都與高新企業生產管理過程中的企業管理流程規劃、企業員工管理、企業競爭情報關聯極其及其密切。所以說，當企業中核心技術檔案信息管理顯得尤為重要時，高新企業核心技術檔案才能夠為公司增加財富。

1.1.2 核心技術檔案的特點

高新企業技術核心檔案由數據型、信息型、知識型檔案構成。

首先，數據型檔案是對事（或物）實際事實的記錄，其主要產生于企業的財務部門和生產流程系統。企業的數據型檔案可根據高新企業的實際需要轉化成信息型文檔和知識型文檔，并在此基礎上進行深層次的技術信息管理和挖掘，為企業的生產發展提供服務。其次，信息型檔案是對事（或物）實際過程的記錄。這種類型的檔案可以按照使用的要求直接使用，同時也可以轉化成知識型文檔再進行使用。例如企業中的會議紀要、重要事件記錄、文件檔案、客戶往來賬目文件檔案、質量檢查記錄檔案等。其中很大一部分信息型檔案可以直接管理，而有一些信息型檔案，如數據圖表，則可通過專業的方法進行分析和判斷后再轉化成知識型文檔，從而進行管理。最后，知識型檔案是對事（物）及其運行規律認識（或下結論）的文檔資料，如企業科技研發報告、企業規劃計劃報告、企業產品設計文件、企業工作總結等。很明顯企業核心技術檔案不能直接創造經濟利益，但企業核心技術檔案是企業中最重要的無形資產，它能夠為企業領導提供企業各方面信息，以輔助崗位為生產一線服務。

1.2 核心技術檔案的管理的功能及要求

1.2.1 高新企業核心技術檔案管理的功能

首先，高新企業管理核心技術檔案可以理清并發現企業目前已有的、必須擁有的以及未來必須獲取的企業技術。其次，通過核心技術檔案還可以評估企業現有技術的強弱項，管理效率、核心技術的競爭力及潛力。第三，通過高新企業管理核心檔案可以對核心技術做最有效的規劃、分配與運用。第四，經過對技術調查、改善、更新，充實企業本身的核心技術。最后，核心技術檔案可以保護企業核心技術領域及其知識產權。

1.2.2 高新企業核心技術檔案管理的要求

我們針對核心技術檔案應具備的功能，應對高新企業核心技術戰略管理應實施的策略提出以下要求。

第一，提高高新企業管理創新能力：傳統的系統管理導入不代表適用于未來的發展。高新企業可采取的方法是采取適度的分散權利，內部通暢的溝通系統，放大授權，并且采用和諧的人性化管理，最終形成以技術創新為平臺的企業文化。

第二，擬定核心技術的研發管理規劃：企業應擬定一份適用于企業本身特點的中長期創新技術發展規劃藍圖，以引導企業研發資源向重點核心技術能力方向發展。第三，重視培養專業人才：企業必須重視檔案管理團隊的培養與發展，專業領域的專業人才是企業最寶貴的資源，企業具備核心技術創新能力的根本是具備優秀的技術人才。第四，具備持續的技術創新能力：企業技術創新對于高新企業來講是在同競爭行業中拉開差距最有效的策略，同時高新企業只有重點發展核心技術能力，才能在市場上占有優勢。

2 對高新企業核心技術檔案管理現狀評述

在當今諸多的理論觀點中，信息資源管理、企業資源管理以及檔案后保管理論，都引導著企業的檔案管理活動逐漸變化。

2.1 現階段高新企業核心技術檔案管理

我國高新企業崛起較晚，對于其核心技術的檔案管理工作在國際范圍內尚屬于淺層次。但近三年來的研究成果呈逐年上升的趨勢，這也說明企業核心技術檔案管理逐漸成為研究熱點。

2.1.1 核心技術檔案分級管理機制

現階段，高新企業的檔案管理主要是分級管理機制。分為公司級和部門級雙層管理，每個部門產生的文件有的放在自己部門保管，有的放到其他部門保管。還有一部分由公司綜合部門進行保管。

2.1.2 高新企業檔案人員以兼職為主

由于其分級管理機制，人員配備與企業檔案工作不相適應。致使各部門檔案管理工作由本部門秘書或其他工作人員兼職管理。沒有設置專門的檔案工作人員。這些兼職檔案員工作壓力較大，工作內容繁雜，既要完成部門技術工作，又要督導本部門文件的形成、積累、保存、整理、移交和部門服務器管理的工作。

2.1.3 檔案采用“誰用誰管理”制度

高新企業一般采取“誰用誰管理”制度，各部門一般是項目負責人對其利用的檔案負責。每個部門采取的管理制度大不相同。主要依據本部門的工作特點和工作習慣來制定。并且，檔案保管范圍也是各部門依據自己部門產生的文件制定其檔案保管范圍。

2.2 高新企業核心技術檔案管理存在的問題

目前，高新企業間的高科技競爭已日趨白熱化，情況也比較復雜。許多中小型高新企業由于核心技術保護意識不強、管理不善而導致項目流產以致企業破產。

2.2.1 高新企業核心技術檔案管理組織機構設置相對落后

根據調查發現，很多企業雖然對自身的信息技術、信息設施建設、系統運行維護、信息人員教育等進行過研究分析，甚至很多企業聘請專業的公司進行詳細的系統測評，但絕大多數企業還沒有將對現有問題的理解轉換成實際行動，沒有大力地進行改革。很多中小型高新企業在信息化投入中只重視硬件的配置，但不重視軟件的投資，不愿意或沒有投入足夠時間和精力對企業員工進行專業的信息資源管理的培訓，信息管理處于放任狀態，很少以制度化和規范化方式進行信息資源管理。

2.2.2 高新企業核心技術檔案開發利用率偏低

檔案工作者的大部分的時間和精力一直集中于檔案收集、鑒定、整理、保管等主要業務上，而很少考慮到企業如何能夠憑借檔案工作獲取實際利益。這樣，檔案工作就缺乏自身的內部動力，自然就被企業管理層冷落。高新企業決策者面對大量未經過處理的初步信息感到無從下手，難以決斷。同樣，企業高層在決策中也很少會借助企業信息部門的幫助，導致決策缺乏戰略性，從而影響了企業的長遠發展。

3 高新企業核心技術檔案管理發展建議

要改善上述情況，應順應時代變化，與時俱進地改善傳統檔案管理系統，將高新企業核心技術檔案管理的著重點放在以現代信息技術應用為基礎的信息化進程中，并對現有的舊系統進行實質性的變化。從而探索出能夠更好地適用于高新技術企業的檔案管理新方向。

3.1 核心技術檔案機構設置建議

核心技術資源管理體系需要有專門的機構或人員來負責，使各個系統正常地運行與維護，根據企業類型、規模和內部管理機制的不同，可以選擇不同種類的機構設置。

3.1.1 小型高新企業檔案機構設置

若是小型高新企業，可以設置一個綜合檔案室，掛靠于總經理辦公室或高層辦公室下，配備一名或幾名專職檔案員來進行專業化的管理。其工作內容是將各部門檔案集中統一管理。

3.1.2 中大型高新企業檔案機構設置

若是中型的企業，構建圖書、情報、檔案一體化的檔案管理中心，如檔案信息中心，需要授權于一名首席信息主管，負責檔案中心的所有業務，企業可以進行“三駕馬車”式管理；若是大型的高新企業，可以專門設置新的管理機構。該機構在建設之初，可以遵循企業原有的檔案機構基礎。根據企業原檔案機構在企業組織體系的位置，新設置的機構既可成為企業下設的單獨的二級機構，也可以掛靠在總經理或高層領導的辦公室下，充分利用綜合性、協調性部門的優勢，發展新部門業務，在實施一段時間之后，業務穩定后，再劃分為獨立的二級機構。

3.2 核心技術檔案基礎業務建設建議

當今社會環境的變化和企業自身競爭的要求促使企業拋棄以往閉門造車的狀態，需要將視野拓寬到企業外部。主要方式有以下幾種。

3.2.1 積極與中介組織合作

積極與檔案的中介組織進行合作可以深化本單位檔案機構職能。借助發展成熟的檔案中介組織，如檔案研究部門、檔案事務所、檔案服務中心的力量，提供高質量、有信譽保證的規范化服務。與中介公司的合作不僅可以充分高速地進行高新企業信息資源建設、從整體上優化企業資源，同時，也可以借鑒中介公司的檔案管理建設思路，為今后的檔案工作開展提供良好的基礎。

3.2.2 擴大檔案收集范圍

加強對高新企業活動中設備運行記錄、產品的測試、化驗、檢驗等記錄的管理。原始紀錄的現實作用雖然得到公認，但由于其數量巨大，許多企業并沒有把它們作為檔案進行管理。企業的原始記錄不僅能夠準確反映相關活動、作為企業活動其規律的可靠憑證，同時也可以實時地提供豐富、客觀的細節信息，而且還是在企業經營貿易中經常被要求查詢的憑證性文件。為了保障現代企業在市場競爭中的利益，企業必須將原始記錄納入檔案管理范疇進行科學管理。

3.2.3 提供檔案現代化管理

檔案工作也應該納入計算機網絡管理中。將其與行政辦公系統相銜接，建立一體化辦公平臺，實現文件形成、報送、接收、編目、整理、數據著錄、提供利用等的一體化；方便企業內部職工的查找利用。同時借助企業的局域網，可以逐步將室藏的核心技術檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網，實現企業系統的檔案信息資源共享。在檔案工作管理的形式上，可以把價值小、保管期限短的檔案放到產生的部門，更利于日常工作的利用。綜合檔案室只需在網上保留基層檔案信息，其重要的工作任務是管理核心技術檔案，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。由于核心技術檔案的特殊性，高新技術企業最好要備有微縮或復制件，在日常工作中代替檔案原件提供利用，防止原件遭受不必要的損害。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。

3.3 核心技術檔案數據庫建設建議

3.3.1 核心技術檔案數據庫構成

核心技術檔案管理體系由核心技術資源庫，核心技術資源服務系統及核心技術資源整合系統三部分組成。其主要工作流程為：

3.3.2 核心技術檔案數據庫的職責

第一，進入核心技術資源整合系統。核心技術資源整合系統的主要職責是：及時、全面地收集企業內外的各種信息、知識、技術資料，對其進行科學加工處理，轉化為統一格式的數據，將有序的、系統的企業技術資源存入核心技術資源庫。

第二，是核心技術資源服務系統。核心技術資源服務系統的核心作用是被利用，所以整個系統的終端就是核心技術資源服務系統。它的功能是為高新企業各部門技術資源和核心技術的利用分享提供一個便捷的出口，各部門可以通過有效的檢索途徑和系統的服務窗口進行及時利用。

參考文獻

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