檔案管理理念實現檔案管理信息化

張霞

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2016.14.072

摘 要：檔案管理系統對一個國家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創新檔案管理的理念，從管理人員、管理技術、管理制度等進行創造性地改變，完善相關制度，通過技術創新帶動管理創新，以理念創新影響管理創新。把握信息化管理的大趨勢，讓更多的行業受益于檔案管理信息化。當前新型管理方式也存在著許多挑戰，如網絡安全給信息傳輸帶來的影響，日益龐大的電子檔案對管理提出了更高的要求，加強檔案管理人員的責任感和檔案管理部門之間的合作意識等。當前我國檔案管理最重要的是實現檔案管理理念的創新，實現檔案管理信息化。

關鍵詞：檔案管理 理念 檔案管理信息化

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 檔案管理信息化的優點

（1）有利于提高檔案管理效率。傳統的檔案管理方式十分復雜而且速度較慢，因為輸入與管理檔案信息全部需要人力，人難免會出現一些錯誤，導致傳統的檔案管理方式的可靠性不能得到保障。現代信息技術的發展，互聯網的普及，為檔案管理方式提高了技術保證，檔案管理方式可以擺脫傳統的人工管理，創新管理方式，實現管理的信息化。只需要在計算機上輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節省了人力、物力和財力。傳統的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現漏寫或者漏抄的現象發生，影響了檔案的全面性和準確性，同時由于檔案管理工作對于用筆以及筆跡有著嚴格的要求，因此對于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續發展；因此檔案管理工作的信息化進程，可以有效地提高檔案管理工作資料搜集、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員的辦公效率。

（2）資源共享更加方便和快捷。新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網絡上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統的檔案管理，因為檔案管理是紙質的，查閱不方便，沒法進行資源共享，并且檔案管理的內容不可以復制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復雜。傳統的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數價值較高的資源都處于閑置狀態，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門將現有的檔案進行系統管理，并且不斷提高管理系統的完善性，同時將檔案管理系統利用網絡實現資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現有的檔案資源，提高資源的完善性，提高了資源的共享效果。

（3）信息保存更加持久穩定。傳統的檔案管理是紙質檔案，隨著時間的增加，紙質保存起來比較困難，一定時間后還需要修復，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機網絡的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制。

（4）增加檔案管理的安全性。傳統的檔案進行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補救比較困難，而計算機網絡的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機管理也提高了信息的安全性。

2 檔案管理信息化帶來的挑戰

（1）網路媒介影響檔案管理的保密性。網絡的快速發展，為信息共享帶來方便的同時，也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰。由于檔案管理人員信息管理的安全意識不夠，以及計算機技術的不成熟，和黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大挑戰，因此必須從管理人員與管理技術方面尋求改進措施。

（2）檔案管理部門之間合作意識不高。檔案管理工作中，由于競爭激烈使內部工作人員缺少合作意識，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協調，實現信息處理自動化，提高信息管理效率和技術是現階段檔案管理信息化需要處理的關鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要，這關系到檔案管理的安全與效率。

（3）電子檔案的管理方式有待提高。電子檔案的大量存在使人們必須認真地思考其管理方式，從電子檔案的數據處理方式和數據保存方式及如何保證網絡流通中的安全進行創新。因此，要建立一個正確完整的科學管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進。傳統的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來傳輸文件，也會影響傳輸的及時性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網絡技術進行文件的傳輸，可以有效地縮短傳輸的時間，保障了檔案資源的安全性，提高了檔案管理工作的效果。

3 實現檔案管理理念創新的方式

（1）建全檔案信息管理制度。檔案管理的信息化要求必須創新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統的檔案管理沒有一套統一的標準，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現，要求必須創新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。隨著社會發展的逐步完善，同時還要根據不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執行力度，提高制度的約束性。

（2）提高檔案管理意識和水平。當前很多檔案工作人員對檔案管理工作不重視，敷衍塞責，這就出現了許多檔案管理問題。因此，檔案管理人員要加強管理的意識，認真細心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準確，整理檔案時要仔細裝訂、分類和收藏。還要對檔案管理人員進行專門培訓，以提高管理能力，用更加先進的手段和認真負責的態度從事檔案管理工作。

（3）加強信息管理的安全性。檔案信息管理的安全性是進行檔案管理最需要保障的關鍵問題，因此必須從各個環節入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的責任感，工作細心認真。其次，對信息管理進行安全保護，實施檔案數據備份，設立防火墻和查閱檔案進行身份認證等措施，要訓練提高管理人員網絡安全防護的能力。

（4）利用新技術推進管理創新。現代科技的發展為檔案管理提供給了技術保障，只有利用先進的技術，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進的管理設備，保證其質量水平。要盡快設計出來進行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯系，利用計算機集成技術，加大計算機的存儲容量。另外，也要選用一些會使用計算機新技術的人才，進行管理技術的創新，實現檔案管理的信息化。技術的發展是檔案信息化進程的基礎，沒有技術的支撐檔案的信息化進程只是空話，同時為了能夠保障檔案信息化的進程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術的進步來減少電磁的干擾，同時技術人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統與辦公系統之間的融合程度，同時檔案管理軟件的安全性也是軟件開發人員需要重點研究的方向，提高信息的綜合開發能力，促進檔案管理工作的效率。

參考文獻

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