信息化進程中對高校檔案工作的幾點思考

摘 要：高校檔案為了適應當前的社會信息化必然要走檔案信息化道路，這也是當前社會發展的需求。為了加強高校檔案信息化建設的步伐，需要大力開發和建設檔案資源，這對于后期的高校教育研究有很大助益。本文對信息化進程中的高校檔案工作做出了思考和探究，希望能夠對于加快高校檔案信息化有所助益。

關鍵詞：信息化；高校檔案；教育研究

高校檔案是一項直接面向教職員工和學生的工作，充分發揮出檔案的憑證和參考作用對于發展教育事業研究具有重要的意義。隨著信息化時代的到來，高效的數字檔案館建設也迎來了發展時期。檔案信息化可以分解為三點：檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲以及提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。當前高校檔案信息化已經成為了一項戰略性任務，這也是檔案事業的重要歷史發展機遇，檔案信息化建設必然是當下檔案事業發展的最終選擇。

1 高校檔案信息化建設的必要性

1）高校檔案信息化是符合時代發展的需求。在《全國檔案事業發展“十一五”規劃》中要求高校檔案部門必須要做好檔案工作信息化的建設。這是不僅是高校信息系統的必然要求，也是國家、社會信息系統的必然要求。

2）高校檔案信息化建設可以提高檔案信息資源開發利用能力。信息化時代的到來為利用信息處理技術開發檔案信息資源提供了極大的便利。通過使用信息化技術來處理高校檔案，能夠很大程度上提升檔案信息的處理和利用效率，提升開發能力，實現檔案的最大利用價值。

3）高校檔案信息化有助于保存檔案信息資源。相對于傳統的檔案存儲載體，電子檔案存儲載體具有占用空間小、存儲量大、傳輸速度快的優點，其具有的檢索便捷、無限距離傳輸等特點能夠極大地減少檔案處理時間，進而增加檔案信息資源保管和服務社會的能力。

2 信息化進程中高校檔案信息服務的轉變

1）由封閉式轉向開放式。信息化的檔案管理能夠實現遠程傳遞，打破了傳統模式在時間、空間、地域等方面的限制，大大地提升了檔案的利用效率。當前的現代化服務模式，更加重視檔案信息的利用反饋與服務互動作用，數字環境下的高校檔案管理能夠滿足檔案管理者、檔案利用者、上級主管業務部門等之間的互動，幫助實現檔案信息交流，滿足使用者的各種需求，從而實現改善檔案工作的目的。

2）由被動轉為了主動。受多方面的影響，傳統的檔案信息服務多以被動服務為主，主要是根據使用者提出的需求，服務人員再進行查詢，工作效率極低。主動服務的宗旨是通過各種對外宣傳，令用戶主動了解檔案信息資源，主動將檔案信息應用到生產、建設的第一線，服務于社會的各項生產。

3）由單一轉向多元。傳統的檔案信息主要受信息內容、技術以及載體形式影響，只能夠提供單一、 簡單的服務。而信息時代的檔案管理，拓寬了檔案服務的內容，并從形式上豐富了檔案信息，提供的內容更加具有深度和廣度，在載體上也具有了多種形式，能夠輕松實現檔案信息的傳輸。

3 高校檔案信息化管理服務模式探究

1）面向用戶的檔案信息集成服務模式。檔案信息化管理主要采取的模式為集成信息服務模式。這種服務理念下，需要對檔案信息服務要素進行綜合，構建面向用戶的高效能、綜合化檔案信息服務體系，它包含技術、資源、功能、人力、機構等多個層面的集成，使得用戶能夠得到全方位的、動態的、多層次的服務體驗。為了實現這種集成服務模式最主要的是先建立一個信息集成系統，能夠實現對于數字資源的有機連接，使得用戶能夠獲取一條龍服務。

2）分布式分層次的檔案信息服務模式。從另一個角度來首，就是要建立一個統一管理的“信息咨詢中心”，然后統一地對外開展用戶服務。在該項服務中要包含承接數字檔案館利用指南、文獻檢索、定題服務、科技查新、調研報告等各種服務。所有的服務都統一由總咨詢臺負責指引，；在各個部門分別設立相應的咨詢平臺以及文獻查詢；對于專項的問題則有相關專家負責。這種服務模式更加人性化，符合人力資源管理理念，更加有利于文獻資源的優化配置與使用，提升檔案管理的服務質量。但是這種服務模式必須需要具有一定的計算機技術以及優良的專家團隊上，這樣才能夠實現系統設計、資源配置與開發、服務傳遞等全方位集成。

3）個性化檔案信息服務模式。檔案信息服務個性化主要強調的是“以人為本”，這也是信息服務發展的最終呈現特征之一。個性化信息服務不僅僅是信息服務的必然路徑，也是數字檔案信息服務發展的必然需求。高校作為先進文化的代表，也是科研項目研究的主力軍，具有比較高的素質來進行檔案信息化管理，因此進行高效檔案信息化管理過程中應該始終朝著個性化服務這個目標來發展。當前很多院校已經開展了多種形式的檔案服務平臺，并提供了多種個性化服務。再次需要說明的是實現個性化服務需要建立一定的知識服務系統，幫助實現知識的再生與知識積累，這也是信息服務轉向知識服務的一個必經途徑。

4）信息增值服務。高校檔案信息在進行服務時，都會經歷提供信息、篩選信息、應用信息的過程，隨著信息時代的到來，用戶更加傾向于能夠接收到經過一定處理后的信息內容，也就是用戶對檔案館服務內容的知識化需求。在這個過程中，無形中就增加了信息的價值，使得用戶能夠獲得更加便捷的服務。為了實現信息增值服務，需要高校檔案館具有高素質的工作人員，能夠對數據庫進行深度加工和挖掘，實現檔案的最大利用價值。

4 結語

信息化時代的到來，對于高校檔案工作的發展無異于一個契機，對于提升檔案服務也具有重大的意義。為了實現檔案信息化模式，必須要求學校的檔案數據庫建設達到一定的規模，同時具備良好的計算機技術和檔案信息管理人才，還要得到高校領導的重視以及廣大師生的支持，檔案工作才能夠沿著信息化的建設進程，呈現越來越好的發展趨勢。

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作者簡介：黃艷君（1983-），女，江蘇啟東人，本科，黑龍江商業職業學院、中級，研究方向：檔案管理。