淺談中小學生檔案的建立與管理

王賽春

摘 要：中小學生檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源，對于學生的成長和發(fā)展具有至關重要的作用。因此，必須要提高對中小學生檔案的重視程度，形成系統(tǒng)化的工作方法，利用現(xiàn)代化技術進行管理，提高檔案管理效率。如何科學合理的創(chuàng)建中小學生檔案，如何有效的利用中小學生檔案資源，是當前檔案管理工作者需要思考的問題。本文主要探討中小學生檔案建立與管理的策略，希望對檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：中小學生；學生檔案；建立；管理

隨著社會的發(fā)展和課程改革的不斷深入，中小學生的地位在不斷上升，因此，為中小學生建立學生檔案就成為了當前的一項重要工作。建立中小學生檔案，可以幫助學生留下成長的記錄，使學生的成長具有堅實的基礎，對中小學生來說這是一筆寶貴的財富，能夠讓中小學生更好的認清自己，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發(fā)展。但是在實際工作中，建立和管理中小學生檔案還存在一些問題，嚴重影響了檔案工作效率，比如檔案意識淡薄，檔案信息開發(fā)不足，檔案利用率低；檔案資料殘缺不全，隨意堆放，缺少必要的監(jiān)督機制；檔案管理手段落后，無法適應現(xiàn)代化的發(fā)展等。那么，如何在新形勢下科學合理的創(chuàng)建中小學生檔案，如何有效的利用中小學生檔案資源，就成為當前檔案管理工作者需要思考的問題。本文根據(jù)筆者的實際工作經(jīng)驗，主要探討中小學生檔案建立與管理的策略。

一、建立中小學生檔案要有強烈的立檔意識

中小學生檔案具有綜合反映學生在校期間德、智、體、美多方面發(fā)展的作用，是影響中小學生學習階段甚至終身的重要資料。因此必須提高對學生檔案的重視程度，明確工作目標，提高立檔意識和立檔能力，促進學生檔案工作順利進行。中小學生檔案所涵蓋的內(nèi)容較多，涉及面廣，主要包括學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、學期成績、學年評語、獎懲情況、紀律、衛(wèi)生、考勤和日常行為等。檔案工作會感到乏味和單一，但是必須要有一顆“收藏家”的心，把學生檔案當成是無價之寶，能夠積極主動的進行收藏和管理，確保學生檔案的完整性和規(guī)范性。在檔案的建立時要做到細心和耐心，不遺漏任何有價值的資料和信息，即使是沒有任何價值的存檔資料也不要馬上作廢，應放到待整理文件中，做到：應歸檔的不丟失，不歸檔的不混入。同時，檔案工作者還要明確工作目標，重視檔案的收集、整理、歸檔，實現(xiàn)中小學生檔案資源共享。

二、明確檔案歸類位置并完善檔案監(jiān)督機制

很多檔案工作者在建立中小學生檔案時責任心不強，檔案歸類缺乏固定的位置，使用時常常找不到，容易造成檔案丟失或者損毀現(xiàn)象，對工作非常不負責任。針對這樣的情況，筆者建議應該根據(jù)實際工作要求和檔案來源等進行科學的歸類，明確檔案歸類位置，列出詳細的目錄，便于今后查找和借閱。同時還要制定完善的中小學生檔案監(jiān)督管理機制，嚴格要求每一名檔案管理人員，努力提高工作效率，促進檔案管理工作高效、有序開展。制定嚴密的保管制度和密級規(guī)定，為中小學生檔案提供安全的存放環(huán)境。中小學生檔案管理工作是一項積累性的工作，需要檔案工作者充分發(fā)揮主觀能動性，養(yǎng)成良好的工作習慣，全方位的收集信息和資料，挖掘有效的檔案資源，使學生檔案工作逐漸走上正軌。同時，檔案管理人員還要具有一定的檔案知識和法律，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，樹立新型的工作理念，創(chuàng)新工作策略和工作思路，使學生檔案工作向著更高、更強的方向發(fā)展。

三、利用信息技術輔助檔案建立與管理工作

隨著科學技術的發(fā)展和信息技術的廣泛應用，給中小學生檔案建立與管理工作帶來了極大的便利。可以通過建立電子檔案的方式改變傳統(tǒng)檔案的諸多弊端，比如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保持時間短，易損毀和丟失，不利于快速查詢和歸檔。而電子檔案可以保存的時間較長，便于整理和篩選，充分提高工作效率，減少工作的復雜性。如今市面上有許多電子檔案管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)對于中小學生檔案管理工作具有重要作用，適合新時期的檔案管理工作，在選擇這類系統(tǒng)時需要以實際工作需求為依據(jù)，通過檔案管理系統(tǒng)為中小學生檔案建立與管理工作提供幫助。當前的中小學生檔案管理需要向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變，以適應社會發(fā)展的需要。同時，檔案管理人員要熟練運用計算機辦公軟件和掃描、傳真等，利用計算機快速的進行檔案建立與管理，使檔案工作效率得到不斷的提升，促進檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給使用者。

四、相關檔案之間要建立聯(lián)系以便快速查閱

在日常中小學生檔案管理工作中，需要為相關的檔案之間建立聯(lián)系，以便于快速的查閱，減少工作量，從而節(jié)省出更多的時間進行檔案管理與研究。最常用的方式是對檔案進行編號，比如學生檔案中的所有項目都可以用學號先后順序編排存檔，并將學生的學號和姓名輸入電腦，打印對照表，采用姓名音序排序法，看到姓名就可以快速的找到學號，或者知道學生的學號也可以準確的找到學生的姓名。在工作中筆者發(fā)現(xiàn)隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，很多中小學生的檔案處于檔案室的角落，不被管理人員重視。針對這樣的情況，需要工作人員及時進行整理，按照時間的順序合理歸類學生檔案，檔案的存放要做到心中有數(shù)，這樣才能在工作中不斷進步。還有一些學生檔案涉及的信息過多，不能全部錄入電子檔案系統(tǒng)，在查找的時候還會出現(xiàn)弊端，可以采用列表法進行整理，把電子檔案系統(tǒng)無法錄入的信息整理成Excel電子表格，既簡單明了，又井然有序。

五、檔案管理工作充分做到公開化和透明化

在以前的工作中，學生檔案管理一直作為幕后工作，得不到領導的重視，不能真正發(fā)揮檔案管理的作用，檔案工作也沒有實現(xiàn)公開和透明。在新的形勢下，中小學生檔案管理必須要做到與時俱進，發(fā)展創(chuàng)新，建立相應的網(wǎng)站，定期在網(wǎng)站上公布學生檔案管理工作情況，一方面便于使用者查詢和監(jiān)督，另一方面也提高了工作人員的積極性。同時，要逐步提高對檔案工作人員的考核和培訓力度，培養(yǎng)具有檔案管理工作經(jīng)驗和較強工作能力的復合型人才。工作人員要嚴格履行自己的職能，加快中小學生檔案建設步伐，增強社會效益。在總結成績的同時也要清醒的認識到檔案工作的規(guī)范化建設還任重而道遠，需要檔案工作者提高管理學生檔案的意識，積極進行中小學生檔案資源整合，優(yōu)化檔案服務水平，保障學生檔案信息安全，加快學生檔案信息化進程，進一步提升中小學生檔案管理工作的水平，使中小學生檔案管理更好的服務于社會大眾。

參考文獻：

[1] 張平云.淺談中小學生檔案的建立[J].檔案天地，2015（7）.

[2] 趙淑芳.中小學檔案管理新探[J].學校黨建與思想教育月刊，2010（6）.