精益會議模式的構建與探索

會議是企業從事管理的核心管理工具和方法，可以提高工作效率，可以通過會議對未發生的事情進行預測，對正在進行的工作實行監控，對已經完成的工作進行總結和評估。它對集思廣益，消除誤解，做出決策，有重要意義。但現在，許多會議成為了一種形式，有的會議議題繁多，只議不決；有的會議拖拉嚴重，效率低下；有的會議，參加人數眾多，“陪綁”現象嚴重……低效、無用、拖拉、陪綁的會議，既浪費了大家的時間，又制造了“文山會海”，成了許多公司效率低下、成本增大的重要環節。如何才能開好高質量高效率的會議？

一、精益會議模式提出的背景與意義

（一）國內外背景

精益管理是一種理念，一種文化。它是源于20世紀50年代日本的一種企業管理理念，以豐田、本田、日產為代表的汽車制造業，在六、七十年代廣泛實施精益生產管理，獲得巨大成功，以低成本、高品質的產品享譽世界。從上世紀八十年代開始，在歐美及臺灣、韓國等國家和地區的制造業內掀起了學習精益生產的浪潮，精益生產在上世紀70年代末期引入我國，長春第一汽車制造廠是最早引進精益生產方式的企業。80年代初一汽各分廠實施精益生產，到了90年代以后，隨著我國市場經濟體制的建立、健全，競爭的加劇，國內更多的企業也逐漸意識到了精益運營管理的重要性及其廣大的應用前景，紛紛在抓緊研究應用。

（二）煙草行業背景

聯系到我們煙草行業自身，國家局凌成興局長代表國家局黨組對全行業提出了做好“加減乘除”四則運算的部署要求，其中對精益管理提出了“做除法”的新論述；在2014年行業企業管理現場會上，國家局對做好精益管理工作提出了“更科學、更精準、上水平”的總體要求。

省局（公司）新一屆黨組根據國家局部署，將“管理抓改革與精益”確定為全省系統三大戰略任務之一，并召開一系列會議部署推進。吳洪田局長曾強調指出，“抓好精益管理課題研究，是實施‘審慎理財、適度從緊，提升企業管理水平的一個根本突破口”。

市局（公司）鄧基剛局長在全市系統全面精益管理現場會上提出，“我們提出的全面精益管理則是精益管理的‘升級版，是一個‘大精益的概念，將精益的思想、理念、工具和方法拓展到市縣兩級每一個單位和部門，涵蓋到生產經營管理的每一個領域和環節，實現精益實踐在全市系統的全面覆蓋。

（三）八項規定要求

2012年12月4日，中共中央政治局審議通過了關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定，其中第二項對會風作出了明確的規定，“要精簡會議活動，切實改進會風……提高會議實效，開短會，講短話，力戒空話，套話。”由此便激發了筆者對精益會議模式的構建與探索的思考。

二、精益會議模式構建與探索的主要內容

（一）依托內部門戶網站，增設相應模塊

依托省局（公司）新版OA系統上線以及市局（公司）正在開發的內部新網站，對機關各科室賦予一定權限，增加會議室預約模塊，需求部門點擊會議室預約模塊，根據參會人數多少、具體參會時間預約大中小及視頻會議室，填寫會議室申請單，實現網上申請、網上報名；增設會議議題提報模塊，議題需求部門直接在網上進行議題提報、網上流轉、領導簽批，實現議題網上查閱，方便快捷。

（二）增設會議時間定時預警機制

人都是有生物鐘的，開會時間太長容易犯困、大腦反映遲鈍。每次會議事先設定好會議時間，到達規定時間定時報警響起，這時候可以由會議主持人根據會議情況決定是否繼續開會，如果遲遲形成不了決議，可以下次再議，避免出現議題繁多，只議不決，會議拖拉嚴重，效率低下的情況，以便及時、準確做出決策。

（三）會前、會中、會后各項工作要細致周到

會前通知工作要做好。重大議題應提前一天告知，讓參與決策部門廣泛征求意見，充分做好準備，開會各抒己見，迅速作出決策，提高會議效率，避免未經深思熟慮作出決策，導致決策有誤。

會議決策程序很重要。每次會議列席部門及其他領導先發言，主要負責人集中大家意見，最后作出決策，確保會議決策科學、民主，該議的時候議，該決的時候決，該簽字的時候簽字，盡可能會上形成決議，不要事后補辦，切實提高會議效率。

會議記錄要規范完整。從匯報情況、交流討論到會議決議、表決，每個環節都要進行詳細記錄，以備后查，可采用錄音筆同步錄音，做到規范、準確、可查，確保紙質記錄、電子記錄以及錄音聲像資料樣樣齊全完備。

會議紀要要準確及時。會議召開后，應在兩日內，下發會議紀要，會議紀要要做到完成工作的時間、要求、方法、執行部門四落實。增強會議時效性，及時貫徹會議精神，發揮會議的作用，提高會議的效益，增強執行力。

會議督導檢查要跟上。及時督導檢查相關部門對會議決議的貫徹落實情況，必要時下發督辦立項，對會議的貫徹，各個節點，每個環點都要進行督導，確保會議有效性的貫徹落實。

（四）以制度體系為支撐，完善精益會議模式，構建長效機制

能召開電視會議的召開電視會議，充分利用好省、市、縣三級高清視頻會議系統，能不開的會議堅決不開，可以合并召開的堅決合并，嚴格控制會議的數量和規模，減少參會人員，壓縮會議時間，嚴格執行會議費用規定，實行費用預算定額標準控制，不隨意提高會議標準，費用據實核銷，參照省局（公司）規范會議通知模板，計劃內外會議明確標明，嚴肅會議審批制度，嚴格執行會議計劃管理制度，嚴格會議分類，對《會議管理程序》及《會議費管理辦法》等不斷充實完善，保證精益會議模式的構建與順利運行。

三、精益會議模式與現行會議模式對比

（一）現行會議模式

會議室口頭詢問或者直接使用，經常發生沖突，準備不充分；會議議題紙質提報、紙質傳閱，造成紙張大量浪費，議題材料無法實現網上查閱，只能紙質保存，保存難度大，查閱不便；偶爾出現議題繁多，會議拖拉、效率低下情況，每年都會出現未嚴格按照會議計劃執行的會議，增加或者取消的會議計劃很多都未嚴格按照審批程序執行；投入大量成本建成的省、市、縣三級高清視頻會議系統未得以充分利用。

（二）精益會議模式

根據會議類別、參會人數多少預約不同類型的會議室，由會議管理部門辦公室統一溝通協調，更加規范嚴謹；實現會議議題網上流轉、網上傳閱，無紙化辦公節約相關費用，還同步實現了議題資料等的網絡痕跡化管理，方便日后查詢；嚴格執行會議分類和審批制度，超計劃會議嚴肅簽報審批流程，明確區分計劃內外會議，能充分發揮好省、市、縣三級高清視頻會議系統功能；嚴控會議數量和規模，推行會議費用預算定額標準控制，會議時間預警機制，避免出現只議不決，會議拖拉嚴重，效率低下的情況，能夠及時、準確做出決策。

作者簡介：

侯書芳（1984.5— ），女，民族：漢族，籍貫：山東威海，學歷：本科，職稱：初級經濟師，研究方向：政工，企業管理類。

（作者單位：山東省威海市煙草專賣局（公司））