電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用分析

林國(guó)強(qiáng)

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展與科技的快速進(jìn)步，信息化程度不斷提高，電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。本文通過(guò)對(duì)我國(guó)高校電子檔案進(jìn)行闡述，分析了其利弊，并探析了其在我國(guó)高校中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)缺點(diǎn)；應(yīng)用

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢(shì)需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒(méi)，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設(shè)是檔案開(kāi)發(fā)利用，在服務(wù)中實(shí)現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國(guó)家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

一、電子檔案的主要特點(diǎn)

（1）電子檔案是數(shù)字化形式，信息與載體可以分離。電子文件信息以數(shù)字信號(hào)方式存在，而非之前的固定實(shí)體狀態(tài)，可以在不同載體之間存在與轉(zhuǎn)換。

（2）電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)有依賴性。電子文件運(yùn)用數(shù)字代碼，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)機(jī)讀與識(shí)別，并依靠計(jì)算機(jī)保證電子文件的可讀性與保管性。

（3）電子檔案信息存儲(chǔ)具有快捷、高密度與共享性。電子檔案可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)快速、有效、多方位的組合，通過(guò)壓縮技術(shù)增大信息存儲(chǔ)容量，并可以根據(jù)不同需求進(jìn)行分類。并且，一份電子檔案可以同時(shí)被不同地方的不同人使用，增加了其使用價(jià)值。

（4）電子檔案保管條件要求相對(duì)較低。電子檔案信息的內(nèi)容與形式相對(duì)獨(dú)立，方便數(shù)據(jù)更新與修改，可操作性強(qiáng)，對(duì)環(huán)境的溫度與濕度等要求比較低，但紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)容易失真。

二、高校電子檔案管理的優(yōu)劣勢(shì)分析

1.電子檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)

（1）可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計(jì)算機(jī)作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統(tǒng)計(jì)以及存儲(chǔ)查閱等流程都是借助于計(jì)算機(jī)來(lái)完成的，這就改變了傳統(tǒng)的人工作業(yè)管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也減輕了檔案管理工作強(qiáng)度，使檔案管理質(zhì)量得以提高。

（2）電子檔案資料有助于實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，無(wú)論是各項(xiàng)信息資料數(shù)據(jù)的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問(wèn)題，采用電子檔案形式之后，應(yīng)用檔案管理辦公軟件，可以根據(jù)主題或者關(guān)鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過(guò)軟件可以實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對(duì)于電子檔案的共享使用十分有利。

（3）電子檔案資料寫(xiě)入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)以及各種存儲(chǔ)設(shè)備朝著大容量、高速度的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)寫(xiě)入、讀取速度非?？?。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節(jié)約檔案資料的庫(kù)房占地面積，同時(shí)檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

2.電子檔案的技術(shù)劣勢(shì)

（1）電子檔案的安全隱患問(wèn)題較為嚴(yán)重。在電子檔案的整理存儲(chǔ)過(guò)程中，很容易受到互聯(lián)網(wǎng)中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲(chǔ)的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改也不會(huì)存在痕跡，因此容易出現(xiàn)檔案資料被非法篡改問(wèn)題。

（2）電子檔案的技術(shù)升級(jí)頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計(jì)算機(jī)來(lái)完成的，由于電子產(chǎn)品的升級(jí)更新速度較快，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者是軟件系統(tǒng)升級(jí)改造之后，為了確保數(shù)據(jù)格式與操作系統(tǒng)的相容性，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換或者是升級(jí)更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續(xù)可讀。

（3）電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計(jì)算機(jī)完成，而存儲(chǔ)則主要是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)盤(pán)等設(shè)備上，這就導(dǎo)致電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)介質(zhì)的依賴性較強(qiáng)。如果存儲(chǔ)設(shè)備損壞或者是缺少備份，容易造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)及計(jì)算機(jī)的安全

首先應(yīng)加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全，采用有密級(jí)要求的歸檔電子文件，注重對(duì)軟件、硬件進(jìn)行升級(jí)更新與維護(hù)，檢查其存在狀態(tài)是否良好，并注意對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。平時(shí)工作過(guò)程注意防磁、防劃傷等，保證電子信息的完整與安全。其次是加大電子檔案防火墻的保護(hù)，利用身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒防護(hù)等保證電子檔案的完整與安全，注重改進(jìn)現(xiàn)代化存儲(chǔ)手段，加強(qiáng)電子文檔在存儲(chǔ)、傳輸與保管等方面的保密與安全，努力提高安全水平。

2.強(qiáng)化規(guī)范操作流程，完善管理機(jī)構(gòu)

首先應(yīng)注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強(qiáng)電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機(jī)構(gòu)，從電子歸檔到電子檔案保管過(guò)程都應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行操作，以提高電子檔案的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平，使其掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念。重視檔案管理作用，努力提高管理人員的文化水平，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行集中管理，提高管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)，以利于實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的作用。

總之，高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無(wú)疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無(wú)法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門(mén)大力支持，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

（作者單位：內(nèi)蒙古通遼職業(yè)學(xué)院）