數字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實踐探索*
——以中國礦業大學檔案館為例

李月娥　周曉林　賈　玲　李　真　陸　江（.中國礦業大學檔案館，江蘇徐州，6；.徐州市檔案局，江蘇徐州，6）

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數字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實踐探索*
——以中國礦業大學檔案館為例

李月娥1周曉林1賈玲1李真1陸江2
（1.中國礦業大學檔案館，江蘇徐州，221116；2.徐州市檔案局，江蘇徐州，221116）

［摘要］隨著高校辦公自動化程度的不斷提高，科學合理地實現文書檔案在線歸檔成為高校檔案信息化建設的一個重要課題。文章以中國礦業大學檔案館為例，詳細介紹了文書檔案在線歸檔的軟件環境及歸檔模式，以及該模式實踐過程中遇到的重點問題及解決辦法，為高校文書檔案在線歸檔工作的推進提供了參考實例。

［關鍵詞］高等學校數字校園辦公自動化文書檔案在線歸檔

［分類號］G271

隨著數字校園建設的推廣，國內許多高校已采用辦公自動化系統（OA系統）進行辦公信息的收集與處理、流動與共享，基本實現了數字化辦公。在數字化辦公環境下，通過文書檔案在線歸檔模式，實現OA系統流轉的電子文件和非OA系統流轉的電子文件同時在線歸檔，不僅可以適應高校數字校園建設的要求，而且可以有效保障文書檔案歸檔的安全性和完整性，提高文書檔案歸檔的效率。

1　文書檔案在線歸檔的軟件環境

按照歸檔電子文件的傳輸方式，電子文件歸檔方式分為在線歸檔與離線歸檔。所謂在線歸檔是指通過計算機網絡，將電子文件及其元數據向電子文件管理系統（檔案部門）移交［1］。本文探索的高校文書檔案在線歸檔模式是指立檔單位將OA系統中流轉的電子文書和非OA系統流轉的電子文件（包括掃描文件）均通過計算機網絡向檔案管理部門進行線上移交。該模式的實現離不開基本的軟件環境。

1.1功能完備的網絡版檔案管理系統

通過大量的走訪調研和精心規劃，根據學校的檔案管理流程和實際的工作需求，中國礦業大學檔案館與專業的軟件公司合作，定制開發了個性化的網絡版檔案管理系統。為了實現文書檔案在線歸檔，該系統除了具備一般的信息管理、整理編目、查詢檢索、借閱利用等功能外，系統注重強化了以下幾項功能：

（1）OA系統流轉電子文件的自動分發

（2）非OA系統流轉文件的預著錄與全文掛接

（3）兼職檔案人員在線提交歸檔申請

（4）檔案館業務指導人員在線審核待歸檔文件

（5）檔號的自動生成

（6）數據的批量維護

（7）檔案庫管理和權限設置

（8）標準的數據接口

1.2實現檔案管理系統與學校OA系統的無縫鏈接

目前諸多高校中，電子文件生成系統與歸檔管理系統獨立開發、單獨運行，因此為了實現OA系統電子文件在線歸檔，必須將電子文件納入檔案管理范疇，對OA系統和檔案管理系統的數據結構和格式進行統一規定，實現檔案管理系統與OA系統的無縫鏈接。我校的檔案管理系統與OA系統通過WebService接口（收文/發文/請示）來實現數據對接。即OA系統通過調用檔案管理系統提供的WebService接口傳遞相應的電子文件和數據項，檔案管理系統根據預先定義的規則解析數據存入本系統中的“OA信息緩存庫”，從而實現有關數據互用互通的雙向銜接，達到OA數據的在線實時收集和利用。在實現過程中，系統雙方都不開放各自的數據表，從而更好地保證了各自系統的獨立性和安全性。

圖1　文書檔案在線歸檔模式

2　文書檔案在線歸檔模式探索

檔案管理系統與OA系統實現無縫鏈接后，文書檔案歸檔包括兩個部分，一是OA系統流轉的文件，二是非OA系統流轉的文件，因此我校文書檔案在線歸檔模式綜合考慮了這兩部分文書檔案在線歸檔的實際情況，按圖1所示設計了歸檔流程。

從文書檔案歸檔流程可以看出，檔案管理系統內部分別設置了OA信息緩存庫、各歸檔單位立卷庫、各歸檔單位歸檔庫和正式庫等多個不同檔案整理庫。系統管理員預先為兼職檔案人員和檔案館業務指導人員分配不同檔案庫的操作權限，從而通過分庫分權協作完成在線歸檔全流程。

（1）檔案管理系統采集OA系統的電子文件信息

電子文件完成OA系統處理流程后，文書處理人員可以點擊“歸檔”按鈕，通過預先提供的WebService接口將待歸檔文書檔案的題錄信息和全文一同傳送到檔案管理系統的OA信息緩存庫，自動生成待歸檔文書目錄及電子全文。

（2）檔案管理系統將采集到的OA系統電子文件批量自動分發至各歸檔單位立卷庫

檔案管理系統根據OA信息緩存庫中的收文、發文、請示所對應的承辦單位、擬稿部門、請示部門和各歸檔單位預先設定好匹配規則，從而實現批量自動分發數據的功能。通過該功能將數據自動分發到各歸檔單位的立卷庫，該過程可以由檔案管理系統定期自動完成，也可以由檔案管理系統管理員隨時隨地手動完成。

（3）兼職檔案人員在立卷庫中完成非OA系統流轉的紙質文件的預著錄，并與全文掛接各歸檔單位兼職檔案人員在本單位的立卷庫中手工錄入非OA系統流轉的待歸檔文件目錄并正確掛接電子全文。預著錄時不錄入檔號。

（4）兼職檔案人員對待歸檔文件實施初始鑒定

通過流程1-3的信息采集和錄入，歸檔單位立卷庫中的數據包括了系統自動分發的OA系統流轉的電子文件和人工錄入的非OA系統流轉的紙質文件的目錄和全文。兼職檔案人員對OA系統流轉的電子文件進行鑒選，剔除無保管價值的文件（非OA系統流轉的紙質文件在預著錄前已完成文件鑒選），并同時根據文件的價值確定所有歸檔文件的保管期限。文件價值的大小是一個很難預先精確判斷的問題，因此為了防止兼職檔案人員因判斷錯誤刪除有保存價值的文件，我們在OA信息緩存庫中對已刪除的OA文件設置刪除標識以備后查。

（5）兼職檔案人員在立卷庫中點擊“申請歸檔”按鈕提交歸檔申請信息

兼職檔案人員對本單位待歸檔文件完成初始鑒定后，點擊檔案管理系統中的“申請歸檔”按鈕，從而將本單位申請歸檔數據的查看權限授予檔案館業務指導人員；同時立卷庫中的申請歸檔數據處于“待審”狀態，不可更改，從而有效保證了數據的一致性。

（6）檔案館業務指導人員在線審核申請歸檔的文件數據

檔案館業務指導人員根據歸檔要求核查兼職檔案人員初始鑒定的結果是否合理，即該歸檔的文件是否歸檔（若被誤刪除，則可以從OA信息緩存庫中恢復），不該歸檔的文件是否刪除，歸檔文件劃分的保管期限是否正確。系統支持對不合格的歸檔文件提出修改意見并返回給兼職檔案人員進行再修改后，重新提交歸檔。檔案館業務指導人員對待歸檔文件審核通過后，點擊按鈕確認歸檔。

（7）系統自動生成檔號將審核通過的文書檔案歸檔至對應單位的文書歸檔庫

根據《歸檔文件整理規則》、《中國礦業大學檔案實體分類方案》等要求，系統內部設計了靈活的選項，并對生成檔號必備的保管期限、檔案門類等字段強制賦予初始值，以便支持系統實現自動生成檔號的功能。檔案館業務指導人員點擊按鈕確認歸檔后，系統自動生成檔號。

①實體分類號的生成

圖4(b)為1951—2017年滬寧杭三地年均風速對比。其中南京和杭州的風速相比較低，上海的風速則較高。而近50年來，上海的風速下降趨勢顯著。南京自1950至2008年呈下降趨勢，在這之后有明顯回升，幾近于上海的水平。而杭州的風速則一直較穩定。推測其西側的山脈對風起到了一定的阻擋作用。上海濱海，四周無地形阻擋，且地勢平坦，理應為三地中風速最大的城市。而上海近50年來發展較快，高樓的大量興建改變了下墊面的性質，對風力的削弱作用顯著增強。同時查閱資料發現，中國各地的風速都略有下降趨勢，然而其原因尚未明確，有待深究。

根據本校文書檔案類目表可知，實體分類號由“檔案門類—年度—歸檔單位—保管期限”4個部分組成。如文書檔案2014年人事處永久件的實體分類號為“W-2014RSC-Y”。因此，在自動分發OA數據至立卷庫和人工錄入數據至立卷庫的過程中，系統均強制賦予檔案門類字段值為“文書檔案”，年度字段值為“歸檔年份-1”，歸檔單位代碼字段值為“當前立卷庫對應的部門單位”，保管期限字段值默認為“長期”，最終取值可由歸檔人員根據實際情況調整，從而自動合成在一個字段中，便自動生成了對應文件的實體分類號。

②檔號的生成

本校文書檔案檔號由“實體分類號-件號”2個部分組成，如文書檔案2014年人事處的永久第1件的檔號可標識為“W-2014RSC-Y-1”。由于計算機技術的發展，目錄檢索不再受限于傳統的組卷、文件排列順序等因素的影響，因此系統目前采用文件錄入的先后順序來自動分配件號。如需調整排列順序，可由檔案館業務指導人員進行手工調整。

（8）檔案館業務指導人員與兼職檔案人員共同校對歸檔庫文件信息

兼職檔案人員根據歸檔目錄整理好紙質文件、加蓋歸檔件號章后與本單位領導審核簽字后的備考表一起送交檔案館；檔案館業務指導人員對照紙質文件再次校對電子目錄（如頁數、檔號等），檢查電子全文是否一致，批量維護數據（如批量添加盒號等），最后打印該單位的歸檔文件目錄。

通過校對，確認歸檔信息無誤后，檔案館業務指導人員點擊按鈕將電子文件批量歸檔至正式庫，在線歸檔完畢。

3　文書檔案在線歸檔模式實踐過程中重點問題及解決辦法

目前，本館對文書檔案在線歸檔的實踐很大程度上變革了傳統的文書歸檔模式。自動采集OA流轉的電子公文數據、自動分發OA數據至各歸檔單位立卷庫、攜帶式錄入、在線申請歸檔、在線審核、自動生成檔號等功能均為檔案工作人員提供了更多的便利，提高了工作效率。但在實際歸檔過程中，也發現了一些初始設計和代碼實現中的不足，現將其中的重點問題及解決辦法分述如下，以求教于同仁。

（1）OA信息緩存庫的設置問題

為此，本館在檔案管理系統中新創建了OA信息緩存庫，并在它和各單位立卷庫之間設置匹配規則。本館首先利用WebService接口接收OA系統的電子文件及數據項，直接將解析后的OA信息存入到OA信息緩存庫中，隨后再自動分發至各單位立卷庫。這樣不僅實現了數據的自動分發功能，而且有效保證了所有OA待歸檔文件的完整性。

（2）自動分發規則設定問題

通過大量調研和不斷梳理，本館采用收文的承辦單位、發文的擬稿部門、請示的請示部門3個字段和各歸檔單位名稱進行規則匹配。實際歸檔中，我們發現下列原因將導致部分OA數據無法成功匹配：（1）字段值缺失：OA系統中沒有將該規則下的匹配字段全部設定為必選項，特別是收文的承辦單位時常為空；（2）字段值不唯一：不同版本的組織機構名稱有些許差異，OA系統將收文的承辦單位設置為文書人員手工填寫的文本框，從而導致同一個單位的名稱不唯一。

為此，本館的OA系統更改了初始設置，將用于規則匹配的字段設定為必選項，且在OA系統中導入學校最新版本的組織機構名稱及代碼，同時更改收文的承辦單位為下拉框選擇模式，從而保證了系統成功實現自動分發的功能。

（3）實體分類號的問題

因為檔號由“實體分類號+件號”組成，所以實體分類號的正確與否直接影響到檔號自動生成的結果。在實際歸檔過程中，自動分發OA數據至立卷庫和人工錄入數據至立卷庫的過程中，都有可能存在保管期限或檔案門類等字段值的缺失問題，從而導致實體分類號的合成有誤，最終導致無法正確自動生成檔號。

因此，不論是OA數據自動分發還是人工錄入的方式，我們均在各單位的立卷庫中強制賦予了檔案門類、保管期限、歸檔單位、歸檔時間等字段的初始值，從而有效防止了實體分類號為空或不全的問題。

（4）自動生成檔號的問題

分析檔號的生成規則可以發現，歸檔單位待歸檔文件的檔案門類、年度、歸檔單位代碼都是相同的，并且計算機檢索的便利性突破了傳統文書檔案整理的順序性。因此，本館考慮根據保管期限的不同類別隨機生成件號。但是在實際歸檔過程中，這種隨機性給檔案整理帶來了一定的混亂和操作的不習慣。

為此，本館在原有的保管期限分類基礎上，增加了以錄入文件目錄的先后順序為依據依次生成件號。這樣不僅可以利用計算機系統自動生成檔號，而且可以讓紙質文件的存放具有傳統歸檔邏輯的順序性。

4　結語

本校文書檔案在線歸檔模式的實踐優化了文書檔案管理的業務流程，給全校文書檔案管理帶來了質的變革。由于該項工作尚在開展，在實踐應用中仍有許多值得改進的地方。但筆者堅信，只要在實踐中不斷探索，不斷發現問題、解決問題，終將達到我們預期的目標。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧檔案館特征及其建設內容研究”（項目號：2015-X-06）研究成果之一。

參考文獻

［1］馮惠玲.電子文件管理100問［M］.中國人民大學出版社，2014.

［2］李學廣.在線歸檔與利用的難題探索［J］.中國檔案，2014（1）.

［3］高瑛.高校智慧校園建設電子文檔管理模式分析［J］.檔案管理：2013（11）.

［4］董巧仙.檔案管理信息化［M］.鄭州：大象出版社，2008.

［5］周曉林.檔案初始鑒定的內容及組織實施［J］.上海檔案，2000（2）.

李月娥，女，中國礦業大學檔案館館員，主要研究方向為檔案信息化建設。

周曉林，女，中國礦業大學檔案館館長，研究館員，主要研究方向為檔案管理。

賈玲，女，中國礦業大學檔案館副研究館員，主要研究方向為檔案信息資源管理。

李真，女，中國礦業大學檔案館副研究館員，主要研究方向為檔案信息資源管理。

陸江，女，徐州市檔案局副局長，研究館員，主要研究方向為社會學。

Online Archiving Mode and Practicing About Document Archives Under the Background of Digital Campus in Colleges and Universities——A Case Study of China University of Mining and Technology Archives

Li Yue'e，Zhou Xiaolin，Jia Ling，Li Zhen，Lu Jiang
（1.Archives of China University of Mining and Technology，Xuzhou，Jiangsu，221116；2.Xuzhou Municipal Archives Burean，Xuzhou，Jiangsu，221008）

Abstract:With the improvement of office automation in colleges and universities，it has become an important subject about archives informatization for us how to scientifically construct and implement online archiving. Based on archives construction in China University of Mining and Technology，this paper comprehensively introduce online archiving software environment and archive mode about document archives，take issues and solutions encountered in practice into account，and further provide reader the reference case in development of online archiving about document archives.

Keywords:Colleges and Universities；Digital Campus；Office Automation；Document Archives；Online Archiving

［作者簡介］