高校教學檔案信息化建設探究

任志強

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

高校教學檔案信息化建設探究

任志強

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

高校教學檔案信息化建設，是學校以計算機、互聯網信息技術為手段，教學檔案資料為對象，紙質檔案數字化和電子文件管理為重點，進行的高校教學檔案收集、管理、保管、利用的管理過程。本文通過對高校教學檔案信息化現狀進行分析，研究教學檔案信息化中出現的問題，對教學檔案信息化建設的方向、方法進行了探討。

高校教學檔案信息化建設；現狀分析；建設方向

一、高校教學檔案信息化建設的重要性和緊迫性

國家檔案局2002年發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出“本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。”山東省檔案局2014年印發的《山東省檔案工作科學化管理規范》測評中，對示范單位的信息化建設標準占到了15%。

近年來，電子檔案大量增多，同時由于干部學歷認證、身份認定、學生出國留學、士兵提干等原因，教學檔案的利用頻率和數量急劇上升。以濰坊學院檔案館教學類檔案查詢利用情況（見表1）為例，2015年教學類檔案查詢利用數量比2013年增加了90.2%；教學類檔案查詢利用數量在查借閱總數中的比例由11.9%提高到18.3%，提高了6.4%。而建立在手工基礎上的傳統型檔案管理模式，不僅增加了檔案的磨損，而且效率低下。據統計，傳統檔案管理模式下，查詢、利用檔案的效率僅為信息化后的30%。原有的以紙質檔案為主的狀況越來越不適應檔案保管、利用的需求，教學檔案信息化建設勢在必行。

表1 濰坊學院檔案館近三年教學檔案查詢利用情況

二、高校教學檔案信息化建設現狀分析

繼2002年國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》之后，教育部、檔案局2008聯合年發布《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案信息化工作逐步開展，檔案數字化工作有了較快發展，但在教學檔案信息化開展過程中依然存在許多亟待解決的問題。

1.教學檔案信息化建設缺乏資金投入

基于教育部現行的評估理念：“對國家負責，為學校服務”和“以學校為主體，以學生發展為本位”《教育部關于開展普通高等學校本科教學工作審核評估的通知》（教高【2013】10號），使得高校將辦學經費更多的傾斜到到教學、科研、大學生創業就業等工作中，更為關注教學設備、教學質量等方面。高校對檔案信息化建設缺乏足夠的重視，在高校年度工作規劃中將檔案工作排在最后。高校過快擴張，基建建設、設備購置、科研投入已經讓學校的財務狀況捉襟見肘；檔案工作信息化工作從前期建設到后期維護，都需要大量的資金投入，如此大量的資金投入讓學校財務無法負擔。對排在學校工作末位的檔案工作而言，高校在財力、物力投入上只能維持基本的日常業務運轉。

2.教學檔案信息化建設標準不規范

《全國檔案信息化建設實施綱要》中對于檔案信息化法制建設提出了具體要求：“集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。要優先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準，加快建立健全檔案信息化標準實施機制。”目前，高校教學檔案信息化建設已普遍開展，但是檔案信息化法規、標準建設一直滯后于檔案信息化建設的整體水平，包括檔案綜合管理系統、電子文件歸檔與管理規范、電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件儲存機制、檔案數字化標準、依據、數據的儲存、管理方式、檔案信息安全在內的規范多次調整，沒有統一標準制的現狀制約著檔案信息化建設的發展。

3.教學檔案信息化建設專業人才的匱乏

教學檔案的特殊性，使得從事教學檔案收集整理的人員除具備專業的檔案知識外，還要熟悉學校教學工作。高校在選配教學檔案管理人員時：專職檔案員年齡偏大，女性偏多；兼職人員多由新進教師、行政人員擔任，更換頻繁。高校檔案信息化建設的從業人員則需要相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識等相關技能。從事檔案工作為教輔崗位，職務職稱晉升時不具備競爭力，對專業人才缺乏吸引力度，從而導致具有相應計算機知識的人員不愿從事繁瑣的檔案工作，更傾向于教學一線或者從事科學研究。高校形成了教學檔案業務人員缺乏相關的計算機技術，具有計算機知識人員不愿從事教學檔案工作的不利局面。

由于信息化建設專業人員的匱乏，檔案信息化建設同時要熟悉計算機的軟件升級、系統維護、數據資源開發等后期檔案信息資源維護工作無法開展。

4.教學檔案信息化建設發展不均衡

高校教學檔案信息化建設受到高校的整體發展水平的不均衡性的影響，包括學校經費投入、整體科研水平等因素，導致高校教學檔案信息化建設標準不一、形式各樣。在檔案數字化處理階段也表現各一，據山東檔案局統計的情況：約有30%的高校檔案館只對館藏的特殊檔案進行數字化處理，如山東大學檔案館的《山東大學報》；剩余的高校只對館藏極少數檔案進行了數字化處理。整體科研水平高的高校自行研發檔案綜合管理系統，如南京大學研發使用了南大之星檔案管理系統；多數高校則購買檔案綜合管理系統。在檔案信息的利用方面差距也比較明顯：檔案綜合管理系統可以同學校其他辦公系統對接使用，如山東大學檔案館通過檔案綜合管理系統，可以實現對學生學籍信息、考試成績等內容的直接提取、使用；而有部分高校檔案綜合管理系統使用還在停留在單機版階段。

三、高校教學檔案信息化建設對策

1.加大教學檔案信息化建設資金投入

學校要按照《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的要求，切實增強檔案意識，高度重視學校檔案工作，將檔案信息化納入“數字校園”建設的總體格局，根據高校實際制定檔案信息化發展方案。按照檔案信息化發展要求，保證信息化建設所需資金。不僅僅保證信息化建設必須的計算機、掃描儀、移動存儲器材等硬件設施配備，還要在軟件更新、系統維護、使用利用等軟件設施上加大資金投入力度。

2.加速教學檔案信息化標準體系建設

盡快研究制定并出臺一批急需的檔案信息化法規、標準。這些法規、標準要涵蓋包括檔案綜合管理系統、電子文件歸檔、檔案數字化、數據庫建設、檔案信息利用、檔案信息安全在內的教學檔案信息化建設的各個方面。

3.加快教學檔案數字化進程

高校應對現有的館藏檔案資源進行系統的登記統計，根據統計結果，結合學校檔案工作實際制定檔案數字化方案，分門別類的進行數字化工作。對新生成的教學檔案：將檔案綜合管理系統與學校OA辦公系統聯網，使得各教學管理和職能部門形成的教學檔案形成數據庫，實現網上輸入、網上查詢、網上利用。對原有老舊教學檔案根據不同全宗、保管期限、保存狀況、使用頻率等因素綜合制定數字化規劃，安排專人、專項資金逐步進行數字化處理。數字化同時進行數據庫建設，保證數字化的實用性。

4.加強檔案人才隊伍選配和培養

一是合理選配檔案人員隊伍。檔案工作人才選配時除了考慮政治覺悟、責任心、業務素質方面的因素，還要考慮檔案組成人員的知識結構、年齡結構和開拓意識，必要時和可以引進計算機專業人才。二是加強對檔案人員繼續教育。為檔案人員提供在職學習機會，有計劃的組織檔案人員進行檔案業務知識、理論知識和計算機應用技術的培訓學習。三是切實提高檔案人員的待遇和地位。使用合理的工作機制吸引和激勵檔案工作人員，在職務晉升和職稱評價時充分考慮在職檔案人員的工作性質和工作能力，激發其工作熱情。

[1]梁建梅,陳少慧.教學檔案的管理與信息化建設【M】.北京：中國書籍出版社.2012.

[2]王新才,江善東.基于業務規則的檔案信息資源管理【M】.武漢大學出版社.2014.

[3]教育部高等教育教學評估中心.普通高等學校本科教學工作審核評估工作指南【M】.教育科學出版社.2014.

責任編輯：孫延波

G278.6

A

1671-4288(2016)03-0117-02

2016-04-03

任志強（1976—），男，山東濰坊人，濰坊學院檔案館檔案員。