互聯網加編輯業務工作新模式

（新疆油田公司工程技術研究院，克拉瑪依市，834000）周江張懷文徐小輝李未藍陳浩

互聯網加編輯業務工作新模式

（新疆油田公司工程技術研究院，克拉瑪依市，834000）周江張懷文徐小輝李未藍陳浩

介紹了互聯網加編輯業務的工作模式。著重闡述了網站對編輯部工作帶來的新變化。主要體現在“四化”，即自動化、規范化、效率化以及智能化。而“四化”主要體現在投稿、稿件的接收和轉移、工作流程、稿件全過程跟蹤記錄、智能甄別稿件學術不端行為以及各種數據智能呈現。網站使編輯部工作呈現新的工作模式。通過網站的建立和運行極大地提高了編輯部的工作效率和工作質量。

互聯網；編輯部；編輯；投稿；學術不端

1 前言

《新疆石油科技》創刊于1991年，由新疆石油學會主辦。主要欄目包括鉆井工程、采油工程、油井測試、油田化學、機電技術、油田基建、油氣集輸、煉油化工、實驗檢測、計算機信息技術、管理科學等。20多年來《新疆石油科技》已成為眾多石油科技人員進行技術交流的重要平臺。隨著網絡的發展，《新疆石油科技》必須與時俱進，適應網絡時代的發展，對編輯業務進行互聯網升級。通過互聯網升級將會給作者和編輯部帶來一個全新的工作模式。

在編輯業務方面，電子郵件投稿早已成為很平常的事情。但是互聯網在編輯業務方面的應用絕不止于此。如何利用好互聯網，使編輯部紛繁的業務轉由互聯網執行一直是《新疆石油科技》編輯部執著努力的方向。2014年初《新疆石油科技》編輯部與“中國知網”合作啟動了創建《新疆石油科技》網站的工作，這個網站將把編輯部過去手工完成的大部分工作改由網站執行操作，該網站將采用目前我國先進的采編系統——“騰云”期刊協同采編系統。2014年12月9日，“有限元分析法在注汽鍋爐對流段起吊工裝設計中的應用”在《新疆石油科技》網站成功投稿，標志著《新疆石油科技》編輯部與中國知網合作建設的《新疆石油科技》網站正式開通運行。這個網站的運行標志著《新疆石油科技》編輯部工作新模式的開始，她將極大地提高編輯部的工作效率和準確性。

2 互聯網使編輯業務實現“四化”

2.1 舊模式存在的問題

圖1 舊編輯流程

從圖1可以看出，舊的流程在作者投稿時不規范，有多種方式；稿件在收稿編輯處進出至少有7次之多，完全是手工記錄；舊的流程總體來說效率較低，規范性較差。對于學術不端行為只能憑副主編、主編的主觀判斷，具有一定的局限性。主要存在以下具體問題：

2.1.1 投稿方面存在的問題

網站建立之前，作者投稿主要是采用電子郵件。對于初次投稿的作者因不了解投稿的要求，投來的稿件常存在格式和資料方面的欠缺。例如，摘要和主題詞的編寫、作者簡介是否完整、文章主體是否符合國家標準等等。因為稿件存在著這樣或那樣的問題，往往會給作者和編輯部帶來很多不必要的麻煩；

2.1.2 稿件接收和轉移方面存在的問題

稿件的接收和轉移是一件比較繁瑣的事情。編輯部通過郵寄、當面提交或電子郵件收到稿件之后首先要進行登記，包括通訊地址及電話、職稱、研究領域、教育經歷、工作單位相關信息。登記是純手工登記，將登記內容填寫在記錄本上，以備后用。填寫的內容比較多，包括收稿時間、通訊地址及電話、職稱、研究領域、教育經歷、工作單位相關信息。通訊地址及電話、職稱、研究領域、教育經歷、工作單位相關信息。登記一篇稿件要耗費相當的精力，最讓人頭疼的是由于作者對投稿的要求不了解，投稿時若缺少資料或有其他問題，那么在收稿時就必須通過電話或電子郵件一一進行落實。在落實的過程中，又要耽誤相當的時間。有些作者在投稿時不寫明聯系電話，只能通過郵件聯系，這種聯系少則一天多則數天。這種情況給編輯部帶來了相當的煩惱。

稿件收到之后登記完畢之后，即進行稿件的分配。就是將稿件分配給不同的編輯進行審稿；審稿完成之后，即開始編輯、校對直到終審。由于稿件的轉移傳遞均是手工進行，多數情況采用即時通訊工具進行傳遞。在稿件的轉移傳遞過程中也必須有詳細的記錄，包括稿件在誰的手中、狀態如何（退稿、審稿、編輯、終審等等）。這個記錄是動態的，稿件的狀態有變化就必須有記錄。為了做到這一點，編輯部必須設置專人做這項工作。稿件完成每一步工作之后都必須再回到這個人的手中，進行下一步的再分配，并作詳細記錄。在編輯部，這項工作是一個常態性的工作，卻頗耗費精力和時間，而且不可出現錯誤，否則，稿件的狀態記錄就會出現混亂。

2.1.3 稿件全過程難以跟蹤記錄

從收到稿件直到稿件的終審，稿件的每一步狀態都必須是靠人工記錄。而且稿件不能單向運行，每完成一步必須回到分發稿件的編輯那里，先做記錄然后進行再分配。稿件要進行反復多次的轉移傳遞才能完成終審。這樣效率較低，若稿件多的時候還容易出錯；對稿件是否存在抄襲等學術不端行為很難確定；作者情況、各專業投稿數量分布情況等各種數據難以完整體現。

2.2 新模式使編輯業務實現“四化”

圖2 新編輯流程

從圖2可以看出，新的流程在一些關鍵節點實現了“四化”，即自動化、規范化、效率化以及智能化。“四化”主要體現在編輯工作的各個方面，詳見圖3。

圖3 “四化”在編輯業務上的分布

3 “四化”在編輯業務中應用

3.1 自動化

3.1.1 信息登記自動化

通過作者在網站上的注冊，必須登記個人信息。通過這一步驟，編輯即可掌握作者必要的信息，省去了過去收到稿件，再向作者打電話詢問這一過程。注冊的信息主要包括：通訊地址及電話、職稱、研究領域、教育經歷、工作單位相關信息。通過這些信息的采集，將為后續工作打下基礎。包括審稿中遇到的問題以及后續的出版發送等都需要作者在注冊過程中所提供的信息。通過網站上的注冊登記，使過去的手工操作實現了自動化；

3.1.2接收存儲自動化

作者通過網站進行投稿，稿件將自動在網站上存儲，并隨時調用。在網站上，分配稿件的作者并不需要想過去那樣從電子郵箱中下載稿件，而是在網上直接調用分配。首先查看稿件有無學術不端的情況，然后將其在網站上直接分配給審稿的編輯或退稿。被退稿的作者會在自己的郵箱里看見有關退稿的情況，而審稿的編輯只需要用自己的賬號登陸網站就可以看見需要自己審讀的稿件。審讀完成后就可以在網上進行轉移。在稿件轉移過程中可以有多種選擇。

3.1.3 跟蹤記錄自動化

網站建立之后，從投稿到終審，稿件的狀態均有網站自動記錄，且編輯部的所有相關人員均可用自己的賬號進行查詢。

首先是投稿。作者在網站投稿后，網站會自動為這篇稿件生成一個唯一的編號，編號中包含投稿日期。除此而外，作者的基本信息也全部被網站記錄。負責接收稿件的編輯可直接在網上對稿件進行分配。分配給誰、分配的時間或是退稿的時間均在網站上記錄，且可查詢；其次是初審或退稿。在網站上責任編輯初審或退稿也有明確的記錄。完成初審后即可在網上將稿件向副主編轉移完成終審或退稿。

以上所有的過程均可查詢和追溯。網站設置了不同的查詢方法。例如，可通過稿件編號進行查詢等。

因為稿件有了全過程的記錄，所以在任何時候都可以知道這篇稿件的狀態，并可調出原文。當作者詢問稿件情況時，編輯部相關人員均可向作者提供比較詳細的回答。而過去只有分稿的編輯查看手工記錄才能詳細知曉稿件的情況。

3.2 效率化

3.2.1 高效登記

作者信息自動注冊登記徹底解決了過去編輯人員手工登記的煩惱。不但準確性大大增加而且及大地節省了編輯人員在這一方面的勞動時間。初步測算，加上打電話發郵件和等待的時間，處理一篇問題稿件可節省6小時以上。每一期作者信息登記不全的稿件大約有8～10篇，這樣算下來每期節省50～60小時。一年4期節省200小時以上；

3.2.2 高效存儲

因為稿件接收存儲完全實現了自動化，所以并不需要人工接收稿件。這樣就免去了人工操作的時間。經測算，根據網速的不同，接收存儲一篇稿件的的時間約為5分鐘左右。全年按150篇稿件計算，可節約時間12.5小時；

3.2.3 高效記錄

實現網上作業后，稿件跟蹤記錄實現了完全的自動化，使工作效率有了及大地提高。分稿的編輯不需要再進行繁瑣的紙上作業，拋棄了厚厚的記錄本。舊流程下，每篇稿件除了投稿登記外在不同的編輯手中至少交換6次，每一次都要通過分稿編輯，交換和記錄時間大約為20分鐘。全年按150篇稿件計算，可節約時間300小時；總體來說，互聯網加編輯業務使編輯工作的效率有了及大地提高。針對《新疆石油科技》互聯網+在未來還會還會挖出更大的潛力和應用。

3.3 規范化

3.3.1 投稿規范化

作者在投稿前可通過網站了解投稿的要求。網站的首頁有投稿指南這一欄目。這一欄目除了對《新疆石油科技》做一簡單介紹外，對投稿也做了相關的要求，使作者對投稿要求一目了然。該欄目特別強調了作者在投稿過程中要遵守3個法律和一個標準即：《中華人民共和國保守國家秘密法》；《中華人民共和國著作權法》；《中華人民共和國計量法》；GB7713-87科學技術報告、學位論文和學術論文的編寫格式。同時，《新疆石油科技》編輯部也對稿件做了一些更詳細的規定。

由于網站對作者在投稿前要求注冊，并對投稿的要求進行了比較詳細的宣傳，自網站建立之后，作者投稿的合規率有了較大幅度的提高。經測算，合規率至少提高了50%。這極大地提高了編輯部的工作效率；同時作者在投稿的過程中對《新疆石油科技》也可有所了解，包括：主辦單位、創建時間、設置欄目等等；

3.3.2 流程規范化

在舊的流程下，有些編輯業務并不規范。例如，作者投稿的渠道是多樣化的，包括電子郵件、QQ、企業內部騰訊、還有拿著U盤前來編輯部的等等；除此之外，作者還會把稿件投給不同的編輯。這就造成稿件不能及時傳遞到分稿編輯手里，甚至還會造成稿件的遺失。實現編輯業務網上作業之后，使作者投稿和編輯工作流程更加規范。目前從作者投稿到最終校對印刷，網站上都有明確清晰的流程，而且有關編輯的所有動作均在網站上記錄。這就在程序上保證了工作質量。現在已基本實現無稿件丟失、無稿件漏審、無稿件漏編。做到了“三無”。

3.4 智能化

3.4.1 智能甄別

網站建立前，對稿件學術不端行為很難查找，主要靠副主編、主編的主觀判斷。網站建立后，網站依靠大數據自動對稿件學術不端行為進行檢測。只要作者在網站上投稿，網站即建立稿件學術不端行為的“文本復制檢測報告”。因為“中國知網”的覆蓋面非常廣泛，所以對稿件學術不端行為的檢測也非常全面。檢測的內容主要有重合文字來源、文獻來源、作者、發表時間、文字復制比以及全文對比等。借助網站這一強有力的檢測工具，使稿件質量有了大幅的提高。2015年，《新疆石油科技》編輯部因稿件學術不端行為退稿19篇。除了退稿還向部分作者提供了“文本復制檢測報告”。

3.4.2 智能數據

通過網站的應用，《新疆石油科技》在網上的各種數據變得一目了然。這在是不可能做到的。網站設有統計中心，通過這項功能可了解當前編輯部的稿件情況、人員情況、編審情況、文獻傳播情況、編輯部工作量等分析數據。只需進入相應子欄目，選擇相應的統計條件，點擊統計按鈕即可得到清晰的統計報表。可以了解各單位投稿的數量和質量。可以根據當前油田的開發形勢和任務有針對性地對作者做一些約稿的工作。對于網站統計中心各項數據對編輯部的工作均均有一定的指導意義。

因為《新疆石油科技》主要是注重現場技術的交流，所以從該圖可以看出在現場工作的中級技術人員在投稿的作者中占了比較大的比例。這也基本符合《新疆石油科技》的創辦宗旨。

4 結論

該網站的運行可極大地提高編輯的工作效率和工作質量，實現了編輯不工作的“四化”，即自動化、規范化、效率化以及智能化。稿件可直接在網站上進行收發分配，作者可以通過網站直接投稿，通過網站作者對投稿的要求一目了然，網站對作者的必填信息也進行了規范；通過網站還可以對剽竊抄襲的行為進行鑒別，可及時發現學術不端稿件；除此之外，網站還進一步宣傳了《新疆石油科技》，讀者可通過網站對《新疆石油科技》有更多的了解，從而增加《新疆石油科技》的影響力。

[1]趙陽.充分利用網絡工具提升英文科技期刊水平.編輯學報，2014，26（增刊）

[2]張海洋.基于網絡發展的高校科技期刊出版.白城師范學院學報，2014，28（5）

[3]唐春林.網絡時代編輯的“三項修煉”

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1008-0899（2016）04-0038-04