知識經濟時代的企業檔案管理

黃虹

摘要：所謂企業檔案知識管理，就是運用知識管理的方法、理念和手段進而對企業檔案知識進行管理。它借助現代的信息技術和方法，在對企業檔案信息進行收集和處理的前提下，深入發掘企業檔案中所存在的知識點和知識結構，同時對其進行分類、整合、加工及二次處理，使企業的管理人員在需要時能夠輕易獲取。同時，企業檔案知識管理可以對信息進行進行進一步的加工，得出新的有效信息，為企業發展做出服務。而本文從企業檔案知識管理的角度出發，在企業檔案資產的研究流程基礎上建立流程管理，并從知識資產的視角分析企業檔案的相關特征。

關鍵詞：企業；知識檔案管理；知識資產

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）01-0181-02

當今社會，因知識經濟得到高速發展，企業也愈加成為了知識管理的前沿。在企業中，經濟管理的實踐發展速度極快，其開始時間也比較早。在此基礎上，企業的檔案部門可謂是深刻感受到知識經濟時代發展的最直觀的部門。而又因知識經濟的發展對企業而言存在著極大的相向作用，故而，企業的檔案部門也漸漸開始不滿足于現狀，從而對知識管理生成了諸多新的要求。面對現下社會中知識管理的重大革新，從企業的長遠規劃角度出發，企業的檔案知識部門更要逐步策劃，建立起與經濟發展相適宜的知識企業檔案管理體系，這樣才能真正適應來自社會經濟方面的機遇和挑戰。企業檔案的管理工作是一門基礎性的管理工作，其主要內容是對企業的經營、生產、研發和管理活動形成基礎性的管理。同時，企業檔案工作是連接企業知識資產與信息資源整合的重要環節鏈，作為一種無形的資產，知識的作用不僅需要簡單的經營資源，更要對其形成有效的、宏觀的整合與管理。本文的實質是在對企業檔案資產進行比較研究和不同觀點解析的基礎上，從知識資產的視角出發，將企業檔案知識管理作為背景，探討企業檔案的發展歷程。

一、宏觀企業檔案資產的演進歷程

真正提出企業檔案資產觀這一概念是在1992年，我國的產權改革制度中正式出現了這一詞匯。當時，有關產權制度的改革點頗為明確，即要做到“權責明確、產權清晰、科學管理、政企分開”。而要成功做到這樣一種現代企業制度，最重要的就是實現產權的清晰。要做到這一點，就要求企業對管理范圍內所有資產進行評估和清查，事實上，在有關于企業資產的核算過程中，是否將企業檔案作為一類資產規劃于最終核算體系之內，是困擾著很多企業的一大難題。同時，企業檔案可否實現資產化這一問題，迄今為止在學術界也有著不小的爭議。

二、企業檔案資產的兩類屬性

事實上，自企業檔案資產這一概念在學術界被提出后，它能否在時下實現資產化的這一問題就有著極大的爭議。著名經濟學家張世林先生認為，企業檔案可以作為一種生產要素而存在于企業的發展中，而如果將它投入到企業的生產活動中，那么無論是在創新抑或是在再生產的過程中，企業都可以通過企業檔案資產獲得相當可觀的利益。所以，應該將檔案看作企業資產的一部分。但“檔案屬于資產范疇”這樣一種觀點，現今的經濟學界卻又有著兩種不同的看法。很多學者認為：企業檔案應歸納于無形資產的范疇，因為它是對企業在技術成果、生產面貌、知識水平和經營素材的忠實記錄，具有基本的無形資產的特征和經營信息的明顯反應，故而其具有無形資產的特征，應屬于無形資產。但也有一部分學者認為，企業資產應被歸納到固定資產的范疇。這部分的支持者認為，所謂企業檔案，與其說其是無形資產，倒不如說它是在凝聚了一定的人力和資金后所聚集成的實物形態。其形態雖不是實物，但它卻具有實物形態所能夠表達的價值形態，價值形態只能體現在交換和流動過程中，又因其不可替代性和明確存在的價值形態，故而企業檔案資產應屬于企業的固定資產范疇。

但需要我們注意的是，在一些學者認為“企業檔案資產應屬于資產要素核算”的情況下，另外一些學者卻提出了與此不同的質疑觀點。他們認為：首先，企業檔案無法為企業帶來直觀的經濟利益；其次，企業檔案的成本和價值無法形成實物的估算，即其價值無法以貨幣作為計數，其完全不符合會計學對資產定義的歸納，故而不應屬于資產核算的范圍。

三、從會計學角度分析企業檔案資產

企業檔案能否作為資產范疇而存在，學界目前對此想法各異。但筆者認為，判斷它能否成為資產的要素，應是據其自身的涵義和企業檔案的特征來進行判定。《企業會計準則——基本準則》一書中認為，要想滿足企業資產的判定條件，需要具備以下幾個條件：（1）在交易中得到形成并被企業明確納入控制或擁有范疇，（2）能夠為企業帶來一定經濟利益或價值能夠預期或估算。企業檔案能夠滿足在交易中形成且被企業納入擁有范疇這一條件無疑是不需質疑的。但它所能為企業帶來的經濟利益程度，卻需要取決于檔案本身的知識或所記載的信息價值。部分企業檔案未必能給企業帶來預期的經濟效益，但有些企業檔案，如知識產權檔案等卻可以成為企業發展的基礎因素，正因知識檔案的經濟效益體現有著很大差別，所以我們更加無法以一個明確的界限來判斷這些檔案的預期效益。這也成為知識檔案難以界定的重要原因之一。同時，即便很多檔案可以作為為企業帶來效益的重要基礎因素而存在，但因為其很難具備能夠計量成本或估算價值的方法，所以仍然很難成為會計意義上的資產范疇。故而，如果以會計學的視角來進行判斷、論述，其實只有很少一部分的資產才能滿足其成為“資產”的判定要求。而學術界之所以會論述企業檔案與資產間關系，實質是因為檔案學者有意利用檔案資產來增加企業的競爭力，在以科技成果鞏固企業地位的同時，也能提高檔案在企業中的有效作用。但從另一方面來說，這種將企業檔案納入資產管理的方式和途徑，確實也很難反映出企業檔案的真實價值。

四、企業檔案的研究歷程

知識管理的理念和方法真正起于20世紀90年代的晚期，筆者將檔案學的論文進行分析，從而淺析出了知識資產的研究過程。

第一階段：知識管理理念的第一階段起于1998年，終于2002年，這四年間可以大體算作是知識管理的引入階段。這一時段主要側重于我國的檔案界對知識管理的初步探討過程。這一階段主要以知識管理和檔案學的結合為核心，對知識管理的理念進行初步的進程和相關討論。企業檔案和知識管理的結合就是這一階段的顯著成果。而在這一階段的變革中，企業知識管理也開始主動參與企業檔案部門對知識的變革舉動，比如參與企業決策，建立檔案管理的知識型體系，同時進一步推進了客戶資源的管理和建設歷程。

第二階段：這一階段自2003年始，大概結束于2006年，期間，我國的檔案學界開始將討論主題集中、匯總，同時也就不少知識管理方面的諸多異同觀點達成了相應共識。在這一階段中，學者們認為于企業知識而言，企業檔案更像是它的一種載體，它是將企業隱形知識徹底顯現的一種編碼，也是將企業顯性知識化為隱性的一種容器。此時，知識管理作為企業知識共享的重要傳播媒介，它也開始作為構建知識資源管理平臺的一類體系而存在，同時，正因檔案與圖書、信息同屬于文獻信息的統籌范圍，故而企業也開始正式對由這三者綜合后形成的一體化管理體系進行管理。

第三階段：這一階段開始于2007年，迄今為止仍屬于這一階段。也就是在這一階段，我國的檔案學界才開始對知識的管理研究進行全面的分析和探討，這一階段的涉獵范圍極其廣闊，而值得我們肯定的是，在這一階段中，檔案學界的知識管理研究方向取得了明顯的進展和突破。在理論方面，知識管理的突破性表現主要體現在“企業檔案知識管理模式”這一理論的形成。該理論由徐擁軍先生提出，主要是基于價值鏈理論上的完善和補充，他認為基本性的價值活動由知識的積累、組織、評價和服務組成，而其支撐性價值則包括了企業的文化培植、人才管理、信息組織、技術應用等諸多方面。它的突破性價值則表現在企業檔案知識的實例研究過程，在這一過程中，知識管理通過對“電網公司檔案信息平臺建立”“上海通用對于客戶檔案的分析探討”等相關確切實例的研究，側重于分析我國企業檔案工作在發展進程中所可能面對的困難和挑戰，而這一階段的研究，也正是為了促使知識檔案的管理得到進一步發展，同時也是中國企業開始將檔案工作引入管理進程的突出標志。

五、結語

隨著知識的發展和社會的進步，在當今時代，知識不僅僅是能夠為企業提供可持續發展的原動力，更是促使企業提高內部核心競爭力的有力武器。在企業的生產和發展過程中，從業務信息、技術圖紙到企業公文報告、競爭對手情況調查，如此種種，都可以算作是企業檔案的歸納范疇，企業將內部的知識資產進行積累并妥善加以利用，更有助于其在競爭中對市場進行分析、投資，從而規避風險，對行業的未來發展形成預見性的想法或建議，能否對知識管理進行創新與變革，將其融匯于企業的發展中，對企業的未來發展可謂有著重要的意義，換而言之，企業檔案管理體系的發展，在未來也將成為企業發展的有效競爭力。

責任編輯：張麗