分析圖書館檔案管理及其數(shù)字化建設

范金怡

摘 要：圖書館是論文精華的匯集區(qū)，有它使用的實質(zhì)涵義。在科技突飛猛進的推動下，圖書館的事務組織逐漸朝著智能化目標推進。該文是對記錄管治作業(yè)的數(shù)子化建修難題實行剖析概括，目的是想出一類做了就有成效的好的政策對其數(shù)量化修筑供給文獻。首先探討實施圖書館檔案數(shù)字化管理建設的實際意義，表明它能夠提升工作人員的辦事效率及辦事能力，并且保證了圖書館的檔案其長久完備性，進而分析當下圖書館檔案管理數(shù)字化建設中存在的不足，包括電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設有待改進；未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系，然后立足于圖書館檔案管理工作的數(shù)字化建設工作，對其數(shù)字化建設工作的優(yōu)化策略進行了一定的總結(jié)，具體表現(xiàn)為：兼顧數(shù)字化建設與原文資料的發(fā)展、落實圖書館檔案資源的共享工作、致力于圖書館檔案管理數(shù)字化的軟硬件配套建設，旨在通過一系列行之有效的措施對其工作的完善提供一定的借鑒。

關鍵詞：圖書館 檔案管理 數(shù)字化建設

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）02（a）-0099-02

圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項基礎性、服務性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發(fā)展成數(shù)字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進步也受到一些影響。因此，必須對圖書館資料儲存電子化建設有足夠的認識，要做好調(diào)研與運用，達到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲存電子化建設日趨完善。

1 落實圖書館檔案管理數(shù)字化建設的現(xiàn)實意義

1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平

隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡化辦公已經(jīng)成為符合時代發(fā)展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經(jīng)逐漸被取代，網(wǎng)絡辦公能夠保存大量的電子文檔，節(jié)約資源。圖書館正在利用很多種網(wǎng)絡方法、掃描方法、OCR方法、數(shù)據(jù)處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數(shù)字化設備進行各類檔案的信息，只要輸入關鍵字，就可以很快地找出文檔，節(jié)省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。

1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性

通過數(shù)字化的檢索，可以用很短時間發(fā)現(xiàn)并核對缺失的檔案及缺失的內(nèi)容，利用網(wǎng)上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數(shù)字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網(wǎng)上辦公，與傳統(tǒng)辦公相比，網(wǎng)上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。

2 當下圖書館檔案管理數(shù)字化建設存在的不足

2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設有待改進

目前，我國圖書館的檔案管理工作在數(shù)字化建設方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統(tǒng)，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當前的時代發(fā)展的大環(huán)境下，我國很多圖書館的計算機設備都仍然是“大頭電腦”，上網(wǎng)速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。

2.2 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系

紙質(zhì)信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數(shù)字化建設并不是遺棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質(zhì)檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關系，側(cè)重偏向電子檔案的建設，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關系。

3 采取有效措施，優(yōu)化圖書館檔案管理數(shù)字化建設工作

3.1 兼顧數(shù)字化建設與原文資料的發(fā)展

原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數(shù)字化建設時，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環(huán)境做到最好優(yōu)化。

3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作

檔案電子化建設是一個系統(tǒng)工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機關在日常的工作中幾乎每天都會產(chǎn)生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數(shù)字化系統(tǒng)就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享的目的。

3.3 完善檔案信息服務體系。

及時準確地提供檔案信息服務是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務體系。以信息化標準為基礎，從圖書館自身情況出發(fā)進行信息資源的補充，為跨庫檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進檔案制度的建設，促使檔案管理數(shù)字化更加科學規(guī)范，投入力度進行數(shù)字系統(tǒng)的維護與管理，并發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開發(fā)的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務水平。另外，在主管部門對檔案管理的要求之下，將檔案系統(tǒng)的維護工作進行外包，使其運行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。

總而言之，圖書館內(nèi)檔案管理數(shù)字化是社會信息化的重要發(fā)展方向，也是優(yōu)化信息技術(shù)和傳統(tǒng)辦公文化的重要途徑。但當前的圖書館檔案管理數(shù)字化建設和發(fā)展都不太成熟，不斷地出現(xiàn)問題，需要我們進行仔細的研究和探討，對圖書館檔案管理數(shù)字化的缺陷進行修補和改進，使圖書館檔案管理數(shù)字化能夠更加方便地服務于人民。與此同時，努力培養(yǎng)專業(yè)人才也是相當關鍵的，憑借著人員能力的上升進而幫助管理水平的提升，最終幫助國內(nèi)圖書館檔案管理數(shù)字化不斷地進步。

參考文獻

[1] 鄧文婷.關于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討[J].檔案管理，2015（2）：53-54.

[2] 吳翠彬.關于公共圖書館檔案數(shù)字化建設研究[J].內(nèi)蒙古圖書館工作，2014（2）：10-12.

[3] 趙紅梅.談圖書館的檔案管理數(shù)字化建設[J].蘭臺內(nèi)外，2012（6）：53.

[4] 王昊.圖書館人事檔案數(shù)字化建設的探索與實踐[J].圖書館學刊，2012，34（12）：30-31.