Excel在財務工作中的應用探索三例

文/周　紅

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Excel在財務工作中的應用探索三例

文/周紅

摘要：結合工作中實際應用案例，通俗地介紹了Excel在填制支票、累計折舊、應收賬款賬齡分析方面的應用及相應處理辦法，充分說明Excel的熟練掌握不僅提高會計人員的業務水平，而且能夠提高會計人員的管理水平。

關鍵詞：Excel；填制支票；累計折舊；賬齡分析

隨著會計的專業信息化的發展，電子表格以其功能強大，簡單易學的特點廣泛應用于各個行業。在實際工作中，會計人員經常會用到電子表格，并且還要通過電子表格來解決工作中出現的各種問題，彌補財務軟件不能完全滿足管理需要的缺陷。［1］將Excel應用于財務管理，有效地降低人為計算錯誤、提高運算、核算、統計、匯總等財務工作效率：預設模板與常用模板的設置，更為財務人員減少重復工作，使得財務工作事半功倍，整體加強財務管理水平。［2］

一、Excel在出納工作中的應用

填制支票是出納的一項重要工作。一直以來，出納都是采用手工填寫支票，由于支票填寫要求嚴格，字跡必須清楚、不得涂改，大小寫金額必須相符，填寫過程中稍有疏忽、打岔，支票就要作廢后重新開具，這大大增加了出納的工作量。

隨著醫院業務的不斷發展，與醫院有采購關系的供貨商急劇上升，出納每月都要開具上七、八百份支票。同時，每月付款單位又有重復，這樣狀況屬于有規律的重復工作，很符合電子表格化繁瑣為簡單的解決方式。下面就具體介紹一下操作步驟。

（一）建立支票模板

1.新建一個后綴名為.xls的工作薄。打開該工作薄，在第一個工作表（表名為“基本信息匯總”）中建立并整理所有供貨商的基本信息，包含收款單位、收款賬號、匯入地點、匯入行名稱等要素。（見表1）

表1　基本信息匯總

2.在第二個工作表（表名為“空白模板1”）中，按照銀行支票或電匯票據的樣式設計一個模板，填寫上相關內容后打印出來，反復調試各要素在支票中的準確位置，最終將該表格的每個單元格大小位置固定下來，清除所有的邊框形成一張空白表。選定“空白模板1”表，點擊鼠標右鍵選擇“移動或復制工作表”、“移到最后”、勾選“建立副本”，確定后生成一張空白表，重命名為“空白模板2”。在“空白模板2”表中將付款方的單位名稱、付款賬號、開戶地點、開戶行逐一填寫到位。（見圖1）

圖1　空白模板2

3.接下來，鼠標點在“大寫金額”處錄入函數=SUBSTITUTE（SUBSTITUTE（S UBSTITUTE（IF（M7＞-0.5％,"負"） &TEXT （INT（FIXED（ABS（M7））, "［dbnum2］"） &TEX T（RIGHT（FIXED（M7）,2）,"［dbnum2］元0角0分；元"&IF（ABS（M7）＞1％,"整",）,"零角", IF （ABS（B7）＜1,"零"）,"零元",）,"零分","整"）,回車后，大、小寫金額對應關系就填寫完成，而且保證絕對相等。

在此需要說明一下：公式中的N7為付款金額所在單元格的位置，如果你將付款金額填寫在M4單元格中，那么大寫金額處的公式就需要將4個M7更正為M4。

4.將表“空白模板2”按“基本信息匯總”中的單位數復制N個，表名依次為1、2、3……N，備用。

5.在表“1”中，首先點到“收款單位名稱”處單元格，錄入“=基本信息匯總！C2”,回車后，收款單位名稱就顯示出具體某個公司了。然后在“收款單位賬號”處錄入“=基本信息匯總！D2” 回車后，收款單位賬號就顯示出來了。接著依次點擊到“匯入省”、 “匯入市”和“開戶行”處單元格，分別錄入“=基本信息匯總！E2”、“=基本信息匯總！F2”和“=基本信息匯總！G2”,回車后，匯入省、市、開戶行就顯示出來了。最后，在“摘要”處單元格，錄入“=基本信息匯總！B2”,回車后，該款項的用途也就明確了。（見圖2）

圖2　四川倍康醫療器械有限公司付款模板

（二）使用模板

舉例：2016年5月20日，我單位欲支付四川省倍康醫療器械有限公司器械款50259.20元。

1.“基本信息匯總”表中查找“四川省倍康醫療器械有限公司”的序號是“2”。

2.點擊“表2”, 填寫開票日期，在M7單元格中錄入付款金額50259.20，回車后，大寫金額自動填寫完成。

3.在小寫金額處參照M7單元格中的付款金額逐個錄入的阿拉伯數字。

4.將空白支票放進平推式針式打印機中打印出來，填制過程就完成了。（見圖3）

圖3　正式電匯票付款樣式

（三）使用效果

按照以上方法先建模板，再加以利用，一勞永逸，大大地提高了填寫支票的準確性，工作效率也明顯提高。過去完成二、三十份支票的填寫需要一個小時，現在只需幾分鐘就搞定，一次到位，準確率相當地高，而且票面字跡清晰，填寫規范，受到銀行工作人員的高度贊許。 對個別收款方基本信息發生變動的，出納依據供貨商提供的賬戶變動函更新、維護“基本信息匯總”表中的相關信息，后面的支票模板就自動更新了，不用再花時間和精力逐一維護具體單位的支票模板了。

二、追溯法計算固定資產累計折舊

2012年新醫院會計制度開始實施，其中對固定資產的賬務處理有重大變動，要求在新舊制度切換時對尚在使用的固定資產采用追溯法補提折舊。針對醫院一萬二千多個資產，運用追溯法需要對每個資產逐一計算補提的累計折舊數額，工作量之大，前所未有。但Excel電子表格中的函數功能能夠滿足我們的要求，順利完成了制度切換的賬務銜接。

（一）基本函數

1.首先更改系統日期。雙擊桌面任務欄的右下角的“系統時間”，在“日期和時間屬性”卡片里將現有日期和時間更改為你所設定的終極時間。

2.將資產開始使用時間填寫在單元格A1中，在單元格A1旁選定一空白列X列，在X1單元格中錄入“=DATEDIF （A1,TODAY（）,"M"）”，回車后，X 1單元格中的數值就是資產開始使用時間到系統設置的終極時間之間間隔月份數，即資產應該計提折舊的期數。

3.如果將“M”更換成“Y”或“D”，則回車后的數值表示已知時間到系統設置時間之間間隔有幾年或有幾天。

（二）具體應用

舉例：計算以下五個資產采用追溯法應補提累計折舊金額（截止2011年12月31日）（見表2）

表2　固定資產卡片

1.雙擊桌面任務欄的右下角的“系統時間”，將當前系統日期更改成2011年12月31日。

2.在單元格G2處錄入“=DATEDIF （A2,TODAY（）,"M"，回車后，應提折舊期數就計算出來了。（見圖4）

圖4　計算應補提累計折舊期數

3.每個資產的月折舊額與應提折舊期數相乘的結果就是追溯法下該資產需要補提的累計折舊金額。

（三）使用效果

通過上述方法，就能夠在一個小時內準確地計算出所有資產截止2011年12月 31日追溯法下需要補提的累計折舊金額。相比純手工計算過程，運用電子表格在準確性和速度方面都表現超群，大大節省了人力、物力、時間。

三、Excel在賬齡分析中的應用

賬齡分析是應收賬款管理最基本的環節。準確、快速地編制應收賬款賬齡分析表，對企業加強應收賬款管理、提高資金回籠速度、降低經營風險具有非常重要的意義。財務人員需要一個簡便的模型，可以直觀地統計分析各個客戶的應收賬款的賬齡情況以及超期情況，從而能夠有針對性地進行應收賬款催收。［3］

（一）新建一個Excel工作簿，將第一張表和第二張表分別命名為“流水賬”和“賬齡分析”。

（二）月末根據本月應收賬款余額將未收回的明細表按“流水表”格式逐筆登記完善A例到E例的內容。在F例中的F2單元格處錄入“=D2+E2”，回車后自動計算出應還款日期。向下拖動F2單元格右下角的填充柄到F5單元格。

特別注意的是：“開票日期”和“應還款日期”兩列的格式應設置為“日期”型，而“信用期”和“超期天數”兩列格式應設置為“常規”型。

（三）在G例中的G2單元格處錄入“=DATEDIY（F2,TODAY（）,"D"）”，回車后自動計算出超期天數。向下拖動G2單元格右下角的填充柄到G5單元格。（見表3）

表3　應收賬款流水賬

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