事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策

郭艷虹

摘 要 人才已成為當(dāng)今競爭的主要優(yōu)勢，而人才信息儲存的載體就是人事檔案，尤其是事業(yè)單位的人事檔案。近期，事業(yè)單位的改革不斷，人事管理也在向著完善化的方向推進(jìn)，事業(yè)單位內(nèi)部人員的流動性也逐漸增大。事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題也日漸突出。人事檔案管理建設(shè)步伐的加快能夠極大地提高檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量，從而為用戶提供快捷的檔案服務(wù)。我國事業(yè)單位人事檔案管理水平還有待提高，事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀無法滿足時代的要求。檔案工作管理人員需要正確對待人事檔案管理建設(shè)中存在的問題，積極地提出解決事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決方案和對策。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案管理 問題及解決對策

事業(yè)單位的人事檔案記錄著我國事業(yè)單位、黨政機關(guān)、行政管理等相關(guān)部門和人員的主要信息，如人員的調(diào)動變遷、從政的成長歷程、取得的德才佳績、工作表現(xiàn)、個人的功過得失、重大事件的記錄、歷史背景問題等。事業(yè)單位的人事檔案管理有助于國家、政府部門做到知人善用，廣招天下賢人。隨著事業(yè)單位改革步伐的不斷深入，逐漸暴露出人事檔案管理中存在的問題。人事檔案管理部門負(fù)責(zé)各種信息的收集、處理、加工、保管和傳遞工作，對解決事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題有著迫切的需求。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位缺乏人事檔案管理的意識

人事檔案管理的意識直接反映出事業(yè)單位檔案管理人員對檔案管理工作的態(tài)度，以及在檔案管理工作中真實的工作狀態(tài)。[1]人事檔案管理意識淡薄的不良現(xiàn)狀在事業(yè)單位中普遍存在。人事檔案管理意識淡薄的主要表現(xiàn)有：在人事檔案管理工作中持不聞不問的態(tài)度，沒有及時進(jìn)行人事檔案的維護(hù)；人事檔案的填寫非常隨便，人事檔案的內(nèi)容與實際信息不相符，已經(jīng)嚴(yán)重失真，尤其在工齡、年齡、黨齡、學(xué)歷方面存在弄虛作假的情況；事業(yè)單位檔案管理人員對人事檔案管理工作的人事過于片面，將其看成是簡單的抄寫、保管事務(wù)性的工作，人事檔案不丟失、人事信息不外漏、能夠應(yīng)付相關(guān)部門的查檔和外調(diào)就是工作的目標(biāo)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不重視，沒有擺正人事檔案管理工作應(yīng)有的位置，忽略了其重要性。

（二）事業(yè)單位人事檔案存在著斷檔的弊端

事業(yè)單位的不斷改革加劇了人才的流動性，但是大部分人員的人事檔案并沒有隨著崗位的變動到達(dá)新的工作崗位，而是積壓在了原先的工作單位。原先單位在人員調(diào)出后就不再對其檔案進(jìn)行更新與維護(hù)，從而造成事業(yè)單位工作人員在人事檔案方面存在空白。[2]新單位在接收人員后，一般很少過問之前的工作檔案，而是以人員實際的工作能力作為考核內(nèi)容，重新為員工建立新的人事檔案。社會的不斷發(fā)展使得事業(yè)單位的人才資源配置逐漸趨向市場化，人才的流動性也越來越頻繁，加劇了人事檔案管理中“人檔分離”的現(xiàn)象，事業(yè)單位對人事檔案愈加不重視。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理方面存在的弊端

事業(yè)單位實行改革后，對事業(yè)機構(gòu)進(jìn)行了縱深性的調(diào)整，機構(gòu)內(nèi)部科室進(jìn)行了重組，以便實現(xiàn)人事資源的優(yōu)化配置。[3]事業(yè)單位的人員實行競爭上崗的制度，事業(yè)單位人事檔案的管理人員出現(xiàn)了崗位上的變動。新任職的人事檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，對檔案管理工作的重要性沒有準(zhǔn)確的定位，不熟悉人事檔案工作的流程與要求。事業(yè)單位對人事檔案管理工作的投入力度不強，人事檔案管理人員多是身兼數(shù)職，主要負(fù)責(zé)簡單的檔案歸盒存放。人事檔案的存放沒有專門的空間，而且缺少防潮、防盜、防火的必要措施。因存放不當(dāng)部分人事檔案的紙張已發(fā)黃破損，字跡模糊，造成人事檔案不完整、不準(zhǔn)確。

（四）事業(yè)單位人事檔案資料收集整理不規(guī)范

事業(yè)單位人事檔案使用的材料沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，致使人事檔案材料大小參差不齊，而且形狀不規(guī)則、紙張破損、紙張折皺不平、材料卷角的沒有進(jìn)行相關(guān)技術(shù)的加工處理，導(dǎo)致人事檔案案卷大小不一，嚴(yán)重影響美觀。人事檔案的收集整理工作主要采用手工，嚴(yán)重影響到了工作效率。事業(yè)單位人事檔案主要是為了提供人事信息方面的服務(wù)，但是在事業(yè)單位內(nèi)部存在過于注重保密，而忽視人事信息利用的現(xiàn)象，[4]使得人事檔案的使用價值慢慢削弱，不能發(fā)揮自身的存在價值。

二、解決事業(yè)單位人事檔案管理問題的對策

（一）提高人事檔案管理工作在事業(yè)單位工作中的地位

事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，以及開展和提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的必然性，準(zhǔn)確地定位人事檔案管理工作在事業(yè)單位的高度，并將人事檔案管理工作列入定期檢查、審核的行列。人事檔案管理人員需要定期向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報工作情況，以便解決人事檔案實際管理過程中出現(xiàn)的問題，讓檔案管理人員及時獲取人事檔案管理工作新的部署，以及規(guī)劃和實施方案。事業(yè)單位的人事檔案管理工作爭取做到遵循計劃，有條有序地進(jìn)行，定期進(jìn)行檢查，保證人事檔案管理的所有工作落實到位。

（二）完善事業(yè)單位人事檔案管理的體制

事業(yè)單位應(yīng)將人事檔案的管理權(quán)統(tǒng)一由專門的部門進(jìn)行管理、指揮，實行“人檔分離”的工作思路，集中對人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。事業(yè)單位可以成立人事檔案管理中心，對于事業(yè)單位人員的變動集中進(jìn)行整改。人事檔案管理中心的主要職能就是提供人事信息的服務(wù)，不帶有任何的盈利性質(zhì)。人事檔案管理中心需要將人事檔案信息的價值與功能發(fā)揮到最大，以獨立的職能部門向事業(yè)單位提供專業(yè)化的服務(wù)，增強自身的社會公信力。

（三）實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化

事業(yè)單位的人事檔案是人才信息資料的主要載體，也是事業(yè)單位重要的信息資源庫。人事檔案管理人員需要最大限度地發(fā)揮人事檔案的使用價值，合理利用資源，從而實現(xiàn)人事檔案的優(yōu)化配置、合理配置。人事檔案管理需要順應(yīng)科技發(fā)展的趨勢，采用科學(xué)、先進(jìn)的管理方式，提高事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率與準(zhǔn)確度，從而延長人事檔案的服務(wù)年限。事業(yè)單位應(yīng)將計算機技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，建立完善的人事檔案資料信息庫，便于人事檔案信息的更新，事業(yè)單位能夠了解人事檔案的動態(tài)變化，保證人事檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性以及真實性。人事檔案的信息化建設(shè)便于開放式管理，能夠及時、準(zhǔn)確地記錄人員的工作政績、實際的工作情況，還能記錄事業(yè)單位員工繼續(xù)教育、參加技能培訓(xùn)、參加各種考試的相關(guān)信息，從而全面的反映員工的個人能力。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展對檔案服務(wù)工作具有深遠(yuǎn)的影響，能夠提升工作人員的服務(wù)質(zhì)量，滿足不同用戶的社會需求，彌補傳統(tǒng)檔案管理方式中存在的漏洞。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)以往人事檔案管理工作中存在的問題，對人事檔案管理人員提出更具體的工作要求，需要改變?nèi)耸聶n案管理人員的傳統(tǒng)觀念，提高對事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視，實現(xiàn)信息化的人事檔案管理建設(shè)，從而提高人事檔案資料的使用價值。

（作者單位為廣東省清遠(yuǎn)市勘察測繪院）

參考文獻(xiàn)

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