辦公室值班管理系統網絡平臺開發與應用

梁從富　夏志剛　艾依來提　孟令偉　梁鳴梅　黃家顥（塔里木油田公司辦公室（黨工委辦公室）　庫爾勒　841000）

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辦公室值班管理系統網絡平臺開發與應用

梁從富夏志剛艾依來提孟令偉梁鳴梅黃家顥
（塔里木油田公司辦公室（黨工委辦公室）庫爾勒841000）

摘要辦公室作為一個企業關鍵、重要的綜合部門，起著承上啟下，協調左右、聯系內外的樞紐作用。尤其是日常的一些工作，瑣碎繁雜，突發性強。采用一般的值班記錄方式，又存在著許多缺點，如：工作效率較低，易疏漏重要信息，產生大量的紙張，不便查詢維護等。隨著計算機網絡技術的發展和企業信息化水平的提高，傳統的值班管理模式已越來越不適應企業辦公室實際工作了。本平臺的研發與應用，可以有效的促進值班工作的系統化、規范化、程序化，提升工作效率。

關鍵詞辦公室值班管理系統網絡平臺模塊辦公效率

一、前言

1、背景與提出

企業辦公室作為一個企業關鍵、重要的綜合部門，起著承上啟下，協調左右、聯系內外的樞紐作用。尤其是日常的一些工作，瑣碎繁雜，突發性強。采用傳統的值班管理記錄方式，存在工作效率低，易疏漏重要信息，產生大量的紙張，不便查詢維護等缺點。隨著信息技術的發展和網絡的普及，企業辦公室需要開發一個完整的值班管理系統網絡平臺，從而有效的促進值班工作的系統化、規范化、程序化，提升工作效率。

一般來說，一個較完整的值班管理系統，應當包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存等環節。值班管理從某一角度講，很大程度上就是對信息的處理。如果能夠利用計算機來輔助這些工作，則信息的收集、整理、重組和轉發會更快、更準、更全面，提高工作效率的同時，降低工作成本。值班管理系統網絡平臺的開發不僅是辦公無紙化，而且是值班管理過程的電子化、數字化，在信息利用、協同工作等方面開始發揮出重要作用，業務處理、個人事務處理將更為現代化、信息化。

2、系統的需求分析

值班管理系統網絡平臺的主要功能應包括值班信息管理、值班信息的流轉、用戶值班信息錄入、流轉等。主要模塊應具有錄入、查詢、修改、刪除等功能。系統維護功能應可完成用戶角色的分配、刪除。用戶分配可給用戶分配不同權限，同時提供修改密碼功能。網絡平臺的開發定位應統籌考慮企業機關辦公部門和基層綜合部門。系統總體架構應主要從系統功能層、數據層、展現層進行精細劃分。值班管理系統功能結構如圖1。

軟件設計界面應簡單實用，以值班業務為主線，實現值班日志、來文登記、考勤動態、出行記錄等事宜的層次化管理。規范接收和掌握值班相關事務，解決對內上下聯系，左右溝通，提高辦公效率；對外統一管理，提升管理水平，滿足各級值班管理人員對值班信息的查詢、反饋和統計需求。

二、程序設計

1、邏輯結構設計

要求實現數據庫邏輯結構。數據庫采用oracle10g大型數據庫系統。

2、術語說明

B/S模式服務器瀏覽器開發模式。C/S模式服務器瀏覽器開發模式。ORACLE系統服務器所使用的數據庫管理系統。

3、支持軟件

通過SybasePowerDesigner9.0生成數據庫邏輯模型，該軟件可以生成各種數據庫管理系統標準SQL腳本，執行生成的SQL腳本可以直接生成數據庫結構、表、存儲過程、視圖、觸發器等。

項目組嚴格控制項目質量和進度，通過軟件的研發，測試，質量匹配管理，逐步完善各模塊功能。軟件開發項目組分工如圖2，軟件用戶登錄界面如圖3。

三、功能實現

1、值班日志

實現值班日志的電子記錄。按照日常工作內容，將日志類型分為：會議、出行、調研、現場辦公、接待、車輛安排等。依據時間進行排序，便于查詢。每一項工作內容有記錄人、辦理人、辦理情況，便于值班工作的有序交接。同時值班日志增設日志查詢和刪除恢復功能，便于日常的維護。

2、來文登記

傳統的收文方式主要采用值班人員打印表格、手工登記、人工傳送，但這種方式存在速度慢、易泄密、易丟失等問題。本系統通過電子登記，掃描存檔，實現所有收文分類排序，隨意瀏覽、編輯的功能。登記信息包括收文日期、發文單位、文件名稱、收文人員、收文號、取件人員，有效避免了人為失誤，提高了登記效率。同時設置查詢功能、歸檔功能，實現收文的閉環管理。對于文件的流轉，則使用企業的OA系統獨立運行。

3、考勤動態

傳統的考勤動態管理有著條目繁多、標準不一、效率低下、數據統計工作量大，工作人員容易出現差錯等缺點。同時還會產生大量的紙質文件和數據，不便于查詢、更新和維護。本系統模塊的開發，則可以實現如下功能。

（1）基礎數據管理。實現企業領導干部、工作人員信息、請假類型信息和加班類型信息等的管理。

（2）出勤管理。自動統計出勤信息，提供遲到早退次數、時間長度的統計。

（3）請假加班管理。實現請假、加班情況登記，提供病假、事假、出差等異常出勤管理功能，自動統計加班時間長度。

（4）提供考勤報表。提供個人各個項目的統計報表，如請假、出差、外出、加班、應出勤、實際出勤、出勤率等信息。

（5）數據備份管理。系統管理員可以定期備份考勤數據。

4、出行記錄

通過網絡平臺，查詢實時航班及高鐵信息，選擇確定出行方式。統一格式記錄出行航班信息和車輛接送安排。同時可按年、月、日篩選統計出行信息，及時核算差旅費用。

5、綜合查詢管理

將值班人員所需要掌握的人員信息、規章制度、接待來賓、聯系電話、交通示意圖、交通里程、酒店、會議室等數據信息統一上傳保存在值班管理系統中，方便查詢。

6、輔助功能

（1）自動排班

程序運行后，根據當前系統時間和值班人員姓名，動態形成當月排班表。實現值班人員的自動排班和排班信息的錄入、查詢、編輯及統計導出等功能。同時也可以靈活運用人工選擇進行，程序依據當前日期將過往日期班次灰顯以提示用戶。

（2）信息提醒

值班工作人員可對值班重要事項進行提醒設置，依據設置時間，通過懸浮窗口自動閃爍，起到提示作用。

（3）短信群發

程序在后臺運行，通過相應設置，向值班人員或信息知悉人員發送值班通知短信。管理員還可以自定義短信內容、更改發送時間。

四、系統安全保密

系統運行環境和數據存放，按照企業要求，存入正式數據庫，數據庫以加密方式存儲。同時具備完善的用戶權限控制機制，對用戶進行限制級登錄，用戶名、密碼訪問，實現不同用戶開放不同權限。此外，值班管理用戶還可依據個人喜好，對登錄界面和系統風格進行個性化設置。

五、結束語

辦公室值班管理網絡平臺經過一段時間運行驗證，性能穩定可靠，目前已在企業得到了應用和推廣。實踐證明該系統的應用可以降低值班人員的工作強度，提升工作效率，有效促進值班工作的系統化、規范化、程序化。

參考文獻

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梁從富，男，1982.07，甘肅白銀，中國石油塔里木油田分公司，工程師，大學本科，研究方向：石油天然氣工藝、自動化。

夏志剛，男，1978.05，河南項城，中國石油塔里木油田分公司，政工師，大學本科，研究方向：信息技術、自動化。

艾依來提·阿不都艾尼，男，1981.8，新疆烏魯木齊，中國石油塔里木油田公司，經濟師，本科，研究方向：文秘。

孟令偉，男，1982.12，黑龍江省鶴崗市，中國石油塔里木油田公司，經濟師，大學本科，研究方向：油氣儲運工程。

梁鳴梅，女，1967.05，新疆克拉瑪依，中國石油塔里木油田分公司，經濟師，本科，研究方向：文秘。

黃家顥，男，1983.09，河南桐柏，中國石油塔里木油田分公司，助理工程師，本科，研究方向：自動化、綜合。

Development and Application of Network Platform for Office on Duty Management System

Liang Congfu etc.
（Petro China Tarim Oilfield Co., Ltd.Korla 841000）

AbstractOffice as a business critical，important comprehensive department plays a connecting link between the preceding and the following，coordination，internal and external connection of the pivotal role.In particular，some of the daily work，trivial complex，sudden strong.The general on duty recording mode，and there are many shortcomings，such as：low efficiency，easy omission of important information，produce large amounts of paper，inconvenience maintenance queries such as.With the development of computer network technology and the improvement of enterprise "s information，the traditional duty management mode has become more and more unsuitable for the enterprise" s office.The development and application of this platform can effectively promote the work of the system，standardization，procedures，and improve work efficiency.

KeywordsOffice Duty management system Network platform Module Office efficiency

中圖分類號C931.4

文獻標識碼B

文章編號160512-7270

作者簡介