校區合并后圖書館書目數據整合探析

孫明

吉林鐵道職業技術學院于2013年8月搬遷到新校區，原來東、西兩個校區圖書館隨之合并為一個圖書館，對兩個校區的書目數據進行整合、歸并是兩個圖書館合并過程中的一項重要工作，也是圖書館實現自動化、網絡化的重要前提和保證。2014年5月，我館書目數據庫成功合并，實現“一卡通”大流通借閱，充分發揮了圖書館的功能，為教學、科研的快速發展提供了較好的保障。本文以我校兩校區圖書館書目數據庫合并為例，對圖書館書目數據庫整合工作做一簡析。

一、目前書目數據的實際情況

我館原來使用北京丹誠軟件有限責任公司Data-Trans

-1000圖書館集成系統，目前的書目數據經過仔細對比分析，狀況如下：目前東校區數據40908條，西校區數71296條；分編曾經使用過《中圖法》第三、第四、第五版；著錄項不是很完整，早期的數據有缺少主題的情況；索書號有極少一部分相同的；同一本書有不同的分類號，數量不多；東校區數據條碼號重復一共6910條，已經修改完成；有少部分數據存在財產號和條碼號相同問題；有少部分數據，索書號相同，但是書是不同的；還有的數據，書是相同的，但是索書號不一致。學院圖書館經過近三十年的發展，書目數據最終形成經過多個發展階段，這里面的書目數據包含圖書館編目人員自己做的數據，同時也包含外包工作人員的編目數據，合并后編目數據的質量對于圖書館文獻資源建設意義重大，直接影響到圖書館的信息服務能力，書目數據清理與合并是圖書館自動化編目工作的組成部分，也是書目數據庫建設必須面對的問題之一。

二、書目數據不規范的原因分析

造成書目數據重復的原因復雜多樣，主要有以下幾點：（1）當需要將原來不同書目格式、不同系統、不同運行方式的數據庫整合成為一個新的文獻系統服務平臺時，原始書目數據的合并必然伴隨著一定數量的重復數據產生，書目數據整合與清理的需求也就隨之產生。（2）在建立聯合目錄數據庫中，尤其是初裝來自不同校區的書目數據時，一定會產生與第一種情況相似的狀況。如果聯合目錄的數據生成單 位為性質相同的機構且為多家時，則重復數據的情況會更為嚴重，迫切需要對書目數據進行清理和合并。（3）編目人員操作失誤造成重復記錄的產生，例如查重工作不到位、打字輸入錯誤、操作規則或者標準不一致 （如輸入狀態全角與半角之分）、工作粗心大意不認真細致等原因。這類情況在聯機合作編目中非常常見，相當多的重復記錄是因為這種情況造成的。（4）在編目工作的實際工作中，不同的編目工作人員對編目規則和標準的理解存在正常的差異，勢必造成在書目著錄理解上的不一致而出現重復記錄。最常見的現象是不同的編目人員做同種書的原始編目，經常會有不同的著錄內容。這種情況在聯機合作編目中更為突出。（5）一個圖書館內，采訪訂購數據與分類編目數據、外來數據源數據與本地系統數據都會因各種原因造成不一致，由于原來采用的圖書管理軟件功能模塊與圖書館業務結合不是十分緊密，軟件系統對于有些工作的流程和順序控制不是十分嚴格。例如采訪、編目工作流程設計不甚合理、各工作環節銜接處理不當、數據審校不嚴密等情況而出現重復和垃圾數據。實際上，產生重復記錄和垃圾數據的原因遠不止上述幾種情況，只是這幾種較為常見而已。由于書目數據合并最后的需求各不相同，合并的方法也因此而異。

三、書目數據合并的主要方法及采取的措施

（1）徹底法。即以藏書量多、數據質量較高的一個圖書館為基本館，這個數據保持不動，對其它館的書進行重新加工，包括書目數據的歸并、修改、增加，重貼圖書書標、條碼，重新排架等。這種方法適合于合并各館中有一個可作為中心館的大館，而其他館的數據量均較少的情況。這樣做的好處是所有編目規則均以中心館為基準，技術實現上較簡單，合并后無重復數據，便于統一管理、調配。缺點是工作量偏大，要進行大量重復性的回溯建庫工作，在短時間內難以完成合并工作，因此很多合并的高校圖書館并未采用這種做法。（2）權宜法。將合并前的圖書及數據保持不動，尋找一條能直接合并數據而不影響編目、流通、檢索等各項業務功能使用的捷徑。這種方法的優點是能避免二次回溯建庫帶來的一系列的繁雜工作，節省大量的人力物力，既能在較短時間內完成合并任務，又能較好地滿足實際工作的需要。合并后待時機成熟可對舊數據進行適當的整理，或者長期維持現狀，若干年后等舊書被逐步剔除，館藏書目也就自然過渡到以合并后的新數據為主。缺點是存在一定的重復數據，書目統計會出現一些問題，技術上有一定難度，并且在數據合并過程中要解決所遇到的各種問題。根據我院圖書館書目數據的實際情況，在新舊圖書管理系統切換之前，主要采取了如下一些措施：（1）提前催還圖書，盡量保證圖書全部在館，為判別書目重復記錄做好準備。（2）新、舊圖書管理系統同時運行一段時間。這樣做一方面是為了發現書目數據問題后，在處理的過程中能夠有所參考，原有服務器數據的書目數據備份是解決這個問題的重要保證，另外一方面也是為了保證圖書借還的暢通。（3）修改重復書目記錄。在運行新的圖書管理系統之前，對判斷為重復的書目記錄進行修改。為了確保合并后各項業務工作的順利開展，更好地實現合并后圖書館資源的規范統一，必須統一系統軟件。系統的選擇主要應考慮以下幾個方面：①先進性（包括使用的數據庫平臺、操作系統、開發工具及編程語言等）；②成熟性（系統的運行穩定性）；④升級與售后服務；③允許的并發用戶數；⑤多數圖書館使用后的反饋情況；⑥經濟性。綜合考慮以上各個因素，我館最后選用“匯文文獻信息服務系統”，采取了多種措施相結合的方法，實現了數據庫的成功合并和新系統的穩定運行。

書目數據記錄的整理與歸并是一個繁雜的系統工程，需要統籌計劃和周密安排，涉及圖書館多個部門的業務范圍，遠非一個編目部門能夠獨立解決，這項工作尤其需要計算機自動化技術部門密切配合，才能順利完成。