美國電子文件檔案館的建設及其啟示

何芮+劉曉菲

摘 要：2005年～2012年，美國國家檔案與文件署（NARA）開展電子文件檔案館（ERA）建設。ERA參考OAIS模型，保障電子文件真實可靠、永久可讀，提供人性化、分享與開放的利用；然而，ERA建設用時長、花費巨大。我國需要汲取美國ERA建設的經驗教訓，增強對電子文件的信任度，檔案館建設需要加強合作，對電子文件進行集成管理，充分開發利用電子文件。

關鍵詞：電子文件；檔案館；ERA；OAIS；API

Abstract：From 2005 to 2012， National Archives and Records Administration（NARA） carried out the construction of Electronic Records Archives（ERA）. ERA is the implementation of OAIS model， to make electronic records reliable and permanently readable， to provide humanized and shared use patterns； However， the building of ERA took too much time and money. China needs to learn from the lessons， enhance trust of electronic records， build archives by cooperation， integrated manage electronic records and develop and utilize electronic fully.

Key words： Electronic Records； Archives； ERA； OAIS； API

1 美國電子文件檔案館簡述

1970年，第一批電子文件移交至美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA），NARA開始了對電子文件的管理。隨后，電子文件數量爆炸式增長、類型與種類繁多，使得NARA在電子文件管理方面面臨著巨大挑戰。為應對挑戰，NARA啟動了“美國電子文件檔案館（Electronic Records Archives，ERA）”項目。

1.1 ERA建設目的。ERA是以實現聯邦機構能夠線上執行文件移交過程的數字檔案館項目?！癊RA的職能不只是為管理NARA電子文件，還管理文件生命周期和其他事項，如支持文件處置和對聯邦文件的接收。同時，ERA不只是保管數據，ERA是在法律和法規框架下提供了一個數字檔案館，支持發生在NARA與客戶群體之間的任何業務流程，并通過聯機公共檢索平臺（Online Public Access）為公眾提供原本無結構化的電子文件?！盵1]

1.2 ERA建設過程。2005年9月，NARA與洛克希德·馬?。↙ockheed Martin）公司簽訂了一份3億美元的合同建設ERA，開始了長達數年的合作。

2007年8月，洛克希德·馬丁公司向NARA提交了初始操作能力（Initial Operating Capability，IOC）展望計劃，預測2008年可以運營ERA三大功能區，即創建和提交文件保管期限表、請求移交電子文件、移交電子文件。

2007年9月、2007年11月、2008年6月，NARA分別測試并通過了ERA的三大功能區。

2008年6月，ERA基礎系統（ERA Base）發布，該系統具備了ERA的基本操作功能。

2011年9月，ERA系統全部上線。

2012年，基本上達到了全部操作能力（Full Operating Capability，FOC）水平，NARA宣布ERA基本完成。

1.3 ERA發展趨勢。目前，ERA在以下五個方面進行改進，完善系統功能：

第一，提高電子文件利用率。

第二，使電子文件提交過程更加流程化、可靠和靈活。

第三，提高NARA工作人員使用檢查工具水平。

第四，增強ERA系統元數據捕捉、存儲和更新能力。

第五，改進ERA系統架構，以實現更具擴展性、持續性和高性價比的電子文件存儲和管理服務。[2]

2 美國電子文件檔案館的特點

2.1 ERA參考架構設計：參考開放檔案信息系統模型。ERA的參考架構是對開放檔案信息系統 （Open Archival Information System，OAIS） 模型的具體應用，為國際參考OAIS模型進行的數字檔案館項目提供了范例。

ERA參考了OAIS模型，使整個系統不僅包括信息收集、存儲等信息工作流程，還包括了外部環境、信息生產者及利用者與信息工作流程的互動，囊括了與信息保存、獲取相關的所有主要實體和活動，從宏觀上保證數字檔案館系統的合理性。同時，ERA對OAIS模型的應用，成功打破了數字檔案館對傳統檔案館模仿的誤區，工作內容不再局限于館藏數字化或者改進利用方式，而是構建了一種“全新”的檔案館。再者，OAIS模型本身就是一個旨在為基于長期保存目的的信息系統建立一個參考模型和基本概念框架，ERA對OAIS模型的應用使其在戰略上和實際操作中都體現了一種長期保存的理念。

根據2016年最新報告，ERA項目組肯定了利用OAIS模型的正確性，認為基于OAIS模型的參考架構實現了可信任數字化保管。[3]

2.2 電子文件管理方式：保障電子文件真實可靠、永久可讀。

在美國，任何一份文件自生成之日起，就會伴隨著一張文件處置表，即SF258。ERA用TR代替了原來針對紙質文件的SF258。TR如SF258一樣保證電子文件形成時其過程記錄信息也同時形成。同時，典型的TR包括6個選項卡：基本信息、移交詳細信息、聯系信息、簽名信息、相關資產以及附件信息，每個選項卡又包括十幾項，通過這種對文件的細致描述保證電子文件真實性，實現對移交文件最大化的控制。

如前文所述， ERA采用了ISO發布的OAIS模型，該系統強調檔案信息系統獨立于具體的應用技術，即檔案信息可以依賴多種技術，但不是唯一一種技術，任何軟硬件成分都是可以更換的，以維護信息系統中數字信息的長期保護和可存取。同時，ERA倡導了以組合為基礎的持續目標保存方案。持續目標保存方案要求將文件的內容、背景信息、結構信息和外形特征等元數據提取出來，嵌入到一個正式的模型當中?！澳Ｐ陀肵ML定義說明，外形特征用XSSL語言加以界定。然后，使用模型中的元數據包裹文件，將其轉化為獨立于任何特定技術之外的中性格式?！盵4]這種轉化保障了電子文件永久可讀。

2.3 ERA的利用方式：人性化、分享與開放。這里提到的ERA利用方式，不僅指利用電子文件的群體，還指利用ERA進行電子文件移交的群體。針對兩類利用群體，ERA適時調整提供利用方式，滿足用戶需求。

2.3.1 指南、網上視頻指導移交工作。NARA日益重視電子文件管理指南、工具的研制，如“NARA2014-04：永久保存文件移交的格式指南修訂版（2014.01-2017.01）”，[5] “利用ERA對聯邦文件常規移交指南”。[6]同時，ERA提供網上培訓，文件生成者可以觀看視頻，了解ERA功能和基礎導航，并在一個模擬界面進行試操作。這些措施從動態、發展觀點出發，對文件管理權限、管理方式作出了調整，順應了電子文件管理的特性和需求。

2.3.2 分享、開放的public API。應用程序界面（Application Program Interface，API）是分享、標準、去中心化、開放、模塊化的Web 2.0時代帶來的一大創新應用，它不僅給使用者帶來價值，還可讓站點提供的服務擁有更大的用戶群和服務訪問量。ERA 除了提供聯機公共檢索平臺之外，還率先創建了公眾API（public API）。首先，該平臺提供了數量可觀的元數據，包括了檔案描述性元數據、權威性文件的元數據、公眾創建的元數據（標簽、轉錄）、公眾賬號信息等，除去那些具有隱私性質的文件信息，NARA檔案館藏的元數據都可以在這個平臺上獲取。其次，用戶可以輕松創建賬戶，參與到利用、再利用、創建數據的過程中，這種參與還包括為自己喜歡的文件信息添加標簽。最后，“API使得一方面業務商能夠利用及控制屬于運營商的一個相對封閉的網絡設備環境及其他資源，另一方面業務獨立于這些設備而在多廠商設備環境中自由地移植”。[7]這種兼容性滿足了不同設備的用戶群體。

3 ERA存在的問題

根據美國政府問責署2010年報告，ERA項目嚴重拖延交付時間且花費巨大。2011年9月本為預期完成時間，然而，只有65%的系統工程結束，且ERA項目的花費已經從1.93億美元飆升到4.33億美元。[8]在參議員托馬斯·卡珀（Thomas Carper）和眾議員威廉·克萊拉齊（William Lacy Clay）起草的2010報告中，認為這些都是因為NARA較少使用“掙值管理”（earned value management，以下簡稱為EVM）。報告指出，NARA僅僅完全完成了一個有效EVM系統所擁有11個最佳實踐項目的兩項，部分完成了7項，有2項完全失敗。NARA沒有及時確認潛在成本并作出計劃，因此沒有及時糾正問題來避免項目延期和花費劇增。

4 ERA對我國電子文件管理的啟示

ERA存在的兩大問題也將成為我國電子文件數字檔案館建設的挑戰，我們應制定詳細戰略規劃，將財產管理、風險控制一系列問題考慮周全。同時，ERA給我國電子文件管理以下啟示：

4.1 增強對電子文件的信任度。雖然人們對電子文件與電子檔案的發展趨勢有著比較一致的認識，但在現實做法上存在著相當大的分歧，普遍存在疑慮和懷疑、猶豫與徘徊。首先，我國沒有專門的證據法，而《中華人民共和國電子簽名法》第三條又排除了涉及人身關系、不動產權益轉讓、公用事業服務和其他電子文件的法律效力，《電子文件管理暫行辦法》也沒有明確規定法律效力。其次，在實際工作中，我國相當多數的政府機關以“雙軌制”或“雙套制”為長期管理形式或目標管理形式，形成“雙軌制”或“雙套制”依賴。然而，電子文件時代的到來，使檔案工作者面臨的不僅是保管實體在載體材料上的變化，更重要的是文件從形成、運作到利用等過程中產生的根本性變化所帶來的挑戰。事物是不斷發展的，檔案管理活動也是，只有依據業務需求和事物發展規律，動態性、發展性調整工作方式，才能體現工作的價值。我國在電子文件管理過程中，應增強對電子文件的信任度，確認電子文件接收的法律效力，推動電子文件鑒定思路研究，大力推動電子文件利用工作，找到處理深度與平面、整體與碎片、中心與邊緣、時間與空間的平衡點。

4.2 數字檔案館建設需要加強合作。數字檔案館建設涉及通信、計算機網絡、數據庫、信息安全等諸多領域，是一項復雜的大型系統工程。ERA在構建藍圖之時已經認識到多方合作的重要性。為了電子文件保存的真實性問題，ERA與InterPARES項目合作，從真實性上定義了電子文件保存的需求，還檢查了與電子文件保存相關的技術問題并建立了一個正式的電子文件保存模型。為提供電子文件保存強大的軟硬件平臺，“IBM 、Sun、Dell等服務商為其運營環境提供支持，EMC以及Net App公司提供存儲支持，日立公司提供內容歸檔平臺”。[9]社會非營利機構如在線計算機圖書中心為如何解決因特網資源機制等問題提供了意見，其與美國國會圖書館合作，相互促進機構的研究進度和發展規劃，建立起了更緊密的合作關系，推動了全國數字化保管系統的研究。

與ERA建設工作相比，我國數字檔案館建設具有很強的獨立性，除去軟硬件公司的支持，數字檔案館建設多在檔案系統內獨立開發，很少與其他政府機構、大學合作，沒有充分利用現有資源。我國檔案部門應立足長遠，關注IT界新產品，為我國數字檔案館建設打下技術基礎；汲取圖書館、大學中新思想、新思路，聘請專家為數字檔案館謀布局；建立行政網絡與行業協會的跨體系合作，通過定期聯席會議，共同承擔研究項目等形式，擴大與行業學會、協會、協作組的合作，實現優勢互補。

4.3 對電子文件進行集成管理。ERA系統建設的方方面面體現了集成管理思想。由前文可知，ERA的職能不只是為管理電子文件，還管理文件的整個生命周期和其他事項。同時，ERA系統強調資源的整合，首先是綜合應用各種不同的方式、手段和工具，包括借鑒InterPARES、OAIS模型等設計系統標準、模式，引進美國高校最新的技術和理論，與美國國會圖書館協同設定規劃；其次，將外部環境和文件生成者和利用者都置于ERA參考架構中，全方位考慮各方利益，最大限度地放大系統功能。這種集成管理的管理理念滲透在ERA建設的方方面面，也是我國電子文件管理的借鑒之處。

“‘集成管理是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理?！盵10]在 ISO檔案文件管理分技術委員會（ISO/TC46/SC11）召開的第十六次年會中，40 多位代表修訂草案時特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構職能及業務流程之中的集成管理思想。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，如 InterPARES項目?！凹晒芾怼币笪覈臋n工作者了解和熟悉機構的主要職能及業務工作流程，對流程中各個節點產生的電子文件的情況有預期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統設計。同時，我國在電子文件檔案館建設中需要強調資源的整合，將各方資源和優勢結合起來，實現優勢互補，效用共享。

4.4 充分開發利用電子文件。如前文所述，ERA提供了人性化、分享與開放的利用方式，為我國樹立了榜樣。我國應充分開發利用電子文件，以開發利用方式和模式創新為動力，結合網絡、Web2.0 工具、媒體平臺和手機等工具，開發相應的電子文件“產品”，構建一種政府與其他機構合作、公益性和商業性目的兼具、多利用方式的全新模式；以用戶需求為導向，充分考慮到用戶檢索水平、檢索習慣等，為用戶提供人性化的利用服務；以技術為保障，開展核心技術攻關，包括“文件格式轉換技術、電子文件遷移技術、電子文件封裝技術、數字權限保護技術、電子文件防改寫技術、電子文件元數據捕獲技術和電子文件分布式檢索技術”。[11]

參考文獻：

[1]About the ERA System[EB/OL]. [2016-01-10]. http：//www.archives.gov/era/about/.

[2]ERA Status and Accomplishments[EB/OL].（2013-09-30）.[2016-01-10]. http：//www.archives.gov/era/about/status-accomplishments.html

[3]The electronic records archives system and trusted repositories

[EB/OL]. （2016-01-11）.[2016-01-11] http：//www.archives.gov/records-mgmt/era/.

[4]江濤. 美國電子文件檔案館（ERA）對我國電子文件保存的借鑒意義[J].浙江檔案，2006（5）：60～61.

[5]NARA Bulletin2014-04[EB/OL].（2014.02.25）.[2015-01-10]. http：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-04.html.

[6]Electronic Records Archives Agency User Manual[EB/OL]. [2015-01-10]. http：//www.archives.gov/records-mgmt/era/user-account-guide.pdf.

[7]冠宙，洪鈞.開放API：下一代網絡的靈魂（上）[J].電子質量，2002（03）：92～93.

[8]More Problems for NARA's ERA[J]. Information Management 2011 May；45（3）：17.

[9]肖秋會，沈茜.美國電子文件檔案館項目（ERA）進展[J].信息資源管理學報，2012，2（2）：91～96.

[10]楊安蓮.聚焦電子文件管理前沿——國際電子文件管理研究熱點及啟示[J].檔案學通訊，2008（6）：60～64.

[11]馮惠玲，劉越男，等.電子文件管理國家戰略[M].北京：中國人民大學出版社，2011：108～119.

作者單位：何芮，中國人民大學信息資源管理學院；

劉曉菲，中航技進出口有限責任公司

來稿日期：2016-02-12