高校學生電子檔案數據管理探討

李松潔+劉瑜

1 高校檔案管理工作的需求

大數據時代背景下，高校檔案管理工作應予以高度重視，培養專業檔案管理人才規范檔案管理流程；增加學生信息搜集維度，檔案應更加全面地涵蓋與學生相關的各方面信息，讓檔案成為全面客觀了解學生的有力憑證；動態維護檔案信息，及時更新學生入團入黨、獎勵與懲罰等信息，科學合理利用檔案信息；適應大數據時代的需求，完善高校學生檔案數據庫，幫助高校工作者及時、準確、全面地查詢和了解大學生的各方面信息，提高學生管理工作效率；統計整合相關數據，方便高校管理者和思想政治教育工作者，從大量的學生檔案數據中挖掘有用信息，幫助高校管理部門了解學生的狀況，發現學生問題，為制定相關的管理策略提供依據和參考。

2 高校學生電子檔案管理策略

2.1 建立“大檔案”觀念，信息采集多元化?，F如今，大數據技術可以深入應用到更多的領域，檔案管理領域也不例外，存檔數據化是必然趨勢，擴大數據收集的采集的范圍，全面覆蓋學生信息，不再局限于傳統檔案信息，學習卡、成績單、基本信息登記表、獲獎證書等不再是相互獨立的，檔案中還可以采集包括學生性格、愛好、特長、心理測評報告等情況，建立多維度的信息采集框架，全面搜集與學生成長和發展密切相關的信息，檔案精細化和精確化。

2.2 養成常態性習慣，檔案維護動態化。高校學生檔案不單單是“入學一登記，畢業一匯總”的事，學生的各類信息資料往往是分散在各個科室部門，到最后畢業時才一股腦兒裝進檔案袋了事，這期間檔案幾乎沒有利用。高校的學生電子信息系統也處于閑置狀態。學生檔案的維護應當成為高校學生管理的日常工作，動態更新學生信息，包括學生平時表現，輔導員心理輔導，教師評價，檔案始終以學生為中心，建立清晰的數據采集目標。檔案信息應當與學生當前真實狀況保持同步。

2.3 完善保密性原則，管理人員專業化。很多學校的檔案管理人員都是其他工作人員兼職，高校學生電子檔案管理要求注意信息系統的可靠性，建立完善的保密原則，提高檔案管理人員的綜合素質，必須實現檔案管理工作人員專業化。既能熟練掌握和應用現代化信息手段采集、處理和維護學生的檔案信息，又能有較高的職業素質，規范工作，保證學生檔案信息的安全性。

3 電子檔案數據管理的優勢

3.1 信息豐富全面，便于為學生成長發展提供個性建議。大學是高校學生個人發展的重要階段，全面搜集與學生有關的信息，為每個學生建立個性化檔案，有助于全面分析和了解學生當前狀況。從大數據的觀點來看，電子檔案數據為預測學生個人優勢與不足提供了基礎，便于輔導員和任課教師快速了解學生的狀況，及時跟進教育教學策略，同時豐富的數據可以為學生的性格評價、個人發展、求職就業提供建議。

3.2 檔案支持擴展，便于管理者及時維護更新學生數據。電子檔案數據方便隨時更新和擴展，便于高校輔導員、任課教師甚至是家長隨時了解學生的狀態，及時對學生學習生活中遇到的問題困惑予以疏導和解決，對學生的優秀表現予以肯定和鼓勵，方便教師結合學生的平時學習表現，制定出更加適當的教育教學策略。各部門及時更新學生的信息、聯系方式、表現變化等，有助于促進各部門之間工作的協調和配合，方便資源的共享，有效避免工作的重復，提高了學生管理的工作效率。

3.3 系統方便快捷，便于使用者快速整合不同需求信息。電子信息系統的高效性和便捷性自不用說，大數據技術解決了學生數據信息的豐富而帶來的工作量的增加。檔案查閱者通常并不需要閱讀檔案中的全部信息，電子檔案可以根據不同的條件重組和整合學生的檔案信息，使用者可以方便地在電子檔案數據庫中查找、定位、篩選各類信息，有針對性地提供目標信息，最大限度地滿足各種需求。同時電子檔案數據庫方便管理，對于新生入學、畢業生轉出等情況，管理者可以進行批量操作，通過數據傳輸等方式實現檔案轉遞，極大程度地避免了手工操作中會出現抄寫錯誤、信息遺漏、檔案丟失等現象。

作者單位：中央民族大學理學院

來稿日期：2016-02-15