高校檔案管理的信息共享化發(fā)展

莫鳳玲

摘要：高校檔案管理是高校日常工作開展的基礎(chǔ)部分之一，為維持高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)做出了重要貢獻(xiàn)。在信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的依靠人力檔案管理工作必須與當(dāng)前技術(shù)充分融合才能與時(shí)俱進(jìn)，在提高效率的情況下降低檔案管理工作的成本。本文從高校檔案管理信息化發(fā)展的意義、可能出現(xiàn)的問題出發(fā)，探討高校檔案管理信息共享化的具體步驟。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息共享化；檔案工作；系統(tǒng)化

高校檔案是對(duì)高等學(xué)校內(nèi)所有教職工以及學(xué)生在內(nèi)的人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和備案的珍貴資料，是高校內(nèi)部人員發(fā)展和流動(dòng)的核心工作之一。傳統(tǒng)的檔案管理模式依靠人力進(jìn)行檢索和管理，所耗費(fèi)的人力資源多且時(shí)間較長(zhǎng)。由于檔案管理工作本身具有的數(shù)據(jù)性特點(diǎn)，在信息時(shí)代下如果能與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)結(jié)合成為信息共享化的檔案管理模式，將會(huì)為高校檔案管理工作提供極大的便利。

一、高校檔案管理信息共享化發(fā)展意義

（一）信息共享化是社會(huì)趨勢(shì)的體現(xiàn)

隨著科技發(fā)展和智能設(shè)備普及，信息化傳輸在工作與生活中的比重日益增加。信息就是價(jià)值的一種體現(xiàn)方式，有效地利用信息化能夠增強(qiáng)工作效率，同時(shí)也能更好地和其它社會(huì)機(jī)構(gòu)完成對(duì)接。對(duì)于高校檔案管理工作而言，日常的檢索和更新耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，在信息化檔案管理的過程中，檢索和更新都可以通過簡(jiǎn)單的操作來完成，檔案管理人員可以把更多的時(shí)間投入到創(chuàng)新工作方法和提高工作效率上，從而帶動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展循環(huán)。

（二）信息共享化檔案管理有利于檔案的存取

以往的檔案存取工作十分繁雜，而且檔案管理機(jī)構(gòu)由于其特殊特點(diǎn)對(duì)于需要進(jìn)行檔案查詢、檔案轉(zhuǎn)移的公眾沒有足夠的耐心，出現(xiàn)這種情況除了檔案管理人員的素質(zhì)問題之外，還有一個(gè)重要的因素就是檔案管理工作本身不方便存取和更新的特性。在信息化時(shí)代下，人們交流和溝通的半徑在進(jìn)一步擴(kuò)大，越來越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)通道中進(jìn)行，檔案存取的網(wǎng)絡(luò)化能夠提高工作效率，有利于檔案存取。

（三）信息共享化檔案管理有利于高校發(fā)展

高校的發(fā)展在很大程度上取決于和其它高校之間的互通有無，信息資源是高校之間溝通的橋梁。在高校的教育教學(xué)工作開展和科研項(xiàng)目申報(bào)中，檔案的及時(shí)更新幾乎是決定性的因素，同時(shí)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于學(xué)校情況的調(diào)查在很多時(shí)候也是通過查閱檔案來完成的。信息共享化的檔案發(fā)展能夠使得整個(gè)學(xué)校緊密地聯(lián)合在一起，增強(qiáng)高校內(nèi)部的凝聚力，有利于高校的進(jìn)步和發(fā)展。

二、高校檔案管理信息共享化發(fā)展舉措

（一）樹立檔案管理信息共享化方向

檔案管理工作的核心是協(xié)調(diào)和處理相關(guān)的檔案信息，這就需要進(jìn)行一個(gè)較為統(tǒng)一的檔案管理規(guī)劃。檔案管理信息共享化要從上而下進(jìn)行改革，由于技術(shù)的便利，思想上的改革對(duì)于工作順利開展而言尤為重要，從全局出發(fā)能夠使得檔案管理實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化建設(shè)和成本節(jié)約化建設(shè)。如果只是底層的工作人員使用了信息技術(shù)，而更高級(jí)別的連通渠道仍然保持著舊的思想模式，那么信息共享化就會(huì)受到很大阻礙。所以高校檔案管理部門在信息共享化發(fā)展方面要提前樹立相關(guān)的發(fā)展意識(shí)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的有效更新。

（二）采取合適的信息共享技術(shù)

信息共享化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)的重要原因就是技術(shù)方面的支持。有人可能會(huì)說目前的檔案現(xiàn)狀不可能使得所有檔案資源都實(shí)現(xiàn)信息化，大量的紙質(zhì)檔案必須得到保存，而查找紙質(zhì)檔案又會(huì)成為檔案管理人員勞心勞力的“無底洞”。目前在紙質(zhì)檔案和信息化檔案結(jié)合方面，有兩種技術(shù)可以進(jìn)行選擇，分別是RFID技術(shù)和NFC技術(shù)。對(duì)于高效管理而言，新技術(shù)采用的重點(diǎn)是如何在現(xiàn)有工序不更加繁瑣的情況下進(jìn)行。NFC技術(shù)采用NFC芯片對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以在檔案盒上貼上NFC芯片寫入相關(guān)信息，通過帶有NFC功能的讀取設(shè)備或智能手機(jī)進(jìn)行讀取，可以方便地知道檔案盒內(nèi)的相關(guān)情況并進(jìn)行調(diào)用。目前NFC技術(shù)仍處于發(fā)展階段，應(yīng)用成本較高。

RFID技術(shù)是在目前各大圖書館應(yīng)用較多的技術(shù)，可以通過數(shù)據(jù)庫和定位設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)定位，在計(jì)算機(jī)上通過查詢系統(tǒng)對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行提取或者更新。RFID技術(shù)已經(jīng)是一個(gè)完整的技術(shù)體系，操作較為便捷，如果在檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用該技術(shù)，可以極大地促進(jìn)信息共享化管理工作的發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的工作需要細(xì)心和耐心的品質(zhì)，在傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中這些專業(yè)素質(zhì)都已經(jīng)被很好地培養(yǎng)出來。在信息共享化的檔案管理工作建設(shè)中，對(duì)電子設(shè)備的使用是信息化檔案管理工作得以正常開展的基本要求，所以要注重對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的提升。一方面要針對(duì)檔案管理建設(shè)中所需要的各種辦公技巧進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面也要求在技術(shù)便利的條件下，檔案管理人員要自覺提升自己的職業(yè)道德，為高校管理工作發(fā)展盡心盡力。

三、結(jié)語

高校檔案管理工作的信息資源共享建設(shè)是未來高校合作發(fā)展的趨勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)這一發(fā)展目標(biāo)。要從制度層面、技術(shù)層面和人員層面三個(gè)等級(jí)出發(fā)，強(qiáng)調(diào)信息化與制度化的融合，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理高效率發(fā)展。

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