檔案管理的信息化建設

苗桂平

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-01

摘要隨著經濟的不斷發展，我國城市經濟和國家經濟發展十分迅速，傳統的計劃經濟被市場經濟所替代，因此傳統的檔案管理方式已經不能適應現代經濟發展的需要。從實際情況分析來看，現代檔案管理的方向，需要全面建設信息化，并將高新技術逐漸運用在檔案管理中。筆者根據自身多年檔案管理的工作經驗，結合所查詢的相應資料，對檔案管理信息化建設中的問題進行了全面的分析，并提出了解決這些問題的策略和相應措施。

關鍵詞檔案管理信息化建設策略與措施

一、關于檔案管理信息化建設的幾個認識問題

（一）“檔案管理信息化”不等同于“檔案資料數字化”

對檔案管理的信息化改革首先需要認清信息化的概念，所謂的信息化就是利用信息技術的廣闊運用，使信息資源成為核心，并利用信息網絡，通過對相應人才的使用和政策對照，實現對信息的全面綜合分析和管理。對檔案管理的信息化，可以實現對檔案管理信息的全面分析和加強。但從目前我國的檔案信息化管理情況來看，由于這種管理方式較為新穎，并沒有絕對完整的管理理論，導致檔案的信息化管理水平較差，甚至有的單位將檔案管理信息化和檔案資料數字化等同對待。

（二）檔案管理信息化建設的效益問題

檔案管理信息化建設需要考慮效益的問題，其中首先要考慮的就是這樣的改革方式最終對帶來多少的GDP增值。利用對檔案管理的全面優化，實現長遠的巨大經濟利益，并全面提升社會的綜合經濟效益。另外還要將檔案管理的信息化建設管理效益考慮在內，并以此節省政府的行政成本，并提高工作效率。在對檔案資料進行日積月累整理的時候，要合理的選擇合適的方法，最終實現檔案管理的信息化，并全面提高對檔案管理的規范控制，減少檔案管理中的錯誤。

（三）檔案管理信息化建設要與檔案管理體制制度創新結合起來

檔案管理體制其中包括很多部分，需要各個部門之間的相互規范和協調，才能實現檔案管理事業的一體化發展。對于檔案管理的不同地區和范圍，要進行不同的規劃，并確立較為獨立的檔案館，確保永久檔案的管理范圍。作者通過對檔案管理信息化建設和檔案管理體制制度創新分析發現，在這個改革的過程中，不但需要對市、縣進行全面的管理，還要對各級基層檔案管理部門進行相應的管理。最終實現全國范圍內的自上而下的推動，實現檔案的全面統一改革。對檔案館進行體制改革，不但需要兼顧部門和單位的利益，而且要從體制和法制上解決各種問題，確保制度和法律對檔案管理的全面支撐。

二、策略與措施建議

（一）要加大檔案信息資源整合的力度

檔案信息資源管理對于檔案管理的影響是一目了然的，檔案管理本身就屬于對各種信息和資料的不斷收集，所以對于檔案管理的資源只有實現全面收集和共享，才能真正實現對檔案管理資源的不斷提升。從計劃角度來說，較為理想的資源管理是能夠全面收集多方面的信息，并根據社會的現狀，分析后實現對社會現狀的宏觀分析，進而全面的反映出社會的微觀生活。通過這種全面的檔案信息管理，實現對社會集體的記憶，并反映出社會個體的真實發展情況。檔案管理的核心在于統一領導，分級管理，并通過這種方式，實現對檔案資源的社會化共享。

（二）要加大投入、增配軟、硬件設施

對于檔案的管理，在進行信息化改革的時候，需要加大投入，并不斷的增加軟硬件設施的引進，通過政府財力的不斷支持，進而實現對檔案管理現代化的適應，實現軟件和硬件的全面配置。于此同時，還要和上級檔案主管部門做好全面的溝通，并實現和相關部門之間的全面協調，這樣在出現問題的時候，可以做好和上級之間的溝通，確保政策符合要求，對于產生的問題可以較快的解決。

（三）要引進和培養現代化管理人才

傳統的檔案管理方式對人才并不重視，主要是人們認為檔案管理對于人才的要求并不高，而且這種認識的誤區一直存在。在對檔案管理進行全面信息化改革的時候，需要從實際出發，引進和培養現代化的管理人才，其中不但要以專業素質作為重要的選擇方向，而且要根據信息化發展的要求，從學歷和個人素質多個方面進行人才的引進。檔案管理的信息化需要多方面的人才，只有這樣才能在進行多方面專業檔案進行整理的時候確保檔案管理的專業性。如果沒有相應的專業人才，就會導致檔案管理現代化和信息化工作的開展十分被動，只有真正的改變這種狀況，才能實現對檔案管理隊伍素質的真實改善。

三、結語

檔案管理的信息化建設是社會經濟和國家經濟發展的必然要求，而且從根本上來說，檔案管理的信息化建設是系統性的工程建設。只有對我國的檔案工作進行現代化、信息化和網絡化的全面改革，才能真正實現我國檔案管理水平的全面飛躍。在改革的過程中，既要確保政府財政的大力支持，還要確保信息化檔案管理平臺的建立。

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