我國電子文件管理模式的結構體系的構建

谷艷敏

2006年中國人大教授馮惠玲向中央辦公廳、國家檔案局提交的“關于全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略的若干思考”報告中首次公開提到“電子文件管理國家戰略”的概念，得到了時任中央辦公廳的主任王剛的認可和批示，2007年的中國科學技術學會課題“我國電子文件管理機制研究”和2009年的國家自然科學基金項目“我國電子文件管理國家戰略的基礎理論與結構體系研究”兩個項目研究成果成為我國宏觀層面構建電子文件管理國家戰略的雛形，在國內檔案學界也引起了廣泛的關注，為后續具體構建電子文件管理模式指明方向。我國各省、市按照國家檔案信息化建設的總體要求，制定了相應的電子文件管理地方標準。地方也積極制定地方法規，1999年11月，天津市出臺第一個電子檔案地方標準《文書檔案目錄數據庫結構與著錄格式》，不久，江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼發布了類似標準。2005年以后，安徽省電子文件中心作為全國第一個電子文件管理中心作為代表，在全國檔案工作會議上被推廣經驗，后來江蘇、浙江、福建、天津、青島等地方也開展了一系列電子文件管理和保管利用項目，改變了各機關電子文件分散保管的局面。我國目前正是在通過基層試點來解決電子文件檔案遇到的難題，探索我國電子文件長期保存和利用模式。

筆者閱讀大量資料，站在電子文件管理國家戰略的高度規劃電子文件管理模式的結構框架，力圖構建出一個立足電子文件發展規律，符合國家方針政策的具有實際可行性和生命力的結構體系，具體說來，我國電子文件管理模式結構需從4條主線，3個層次來架設。

一、4條主線

（一）全程管理。全程管理是對電子文件運動全生命周期進行管理過程的簡稱，前端控制思想是全程管理思想的保障，強調事先控制。我們在進行電子文件管理模式構建中，就應將電子文件管理理論納入到文件形成初期，避免因“分段管理”造成管理過程不銜接，電子文件資源的丟失和格式（途徑）不配套的現象發生。

（二）文檔一體化。當前我國整體上是實行的文件和檔案分開管理分開處理的體制。我國是將文件與檔案管理看作是一個前后的過程。文件管理是檔案管理的前者，沒有文件管理就沒有檔案管理，文件管理是檔案管理形成的前提性條件，而檔案管理則是文件管理的后續處理結果，文件管理統歸都要經過檔案管理這個階段。然而正式這種電子文件管理與檔案管理分開管理的模式，我國恰好又正式兩個部門對與這兩個階段進行分別管理，所以在二者的協調上就總會出問題。電子文件管理機構對于電子文件的保護意識不夠，在電子文件向檔案文件傳輸過程中，造成不小的流失。而檔案管理機構的資源改革和探索，也很少一部分可以影響到電子文件管理機構。對此，我們要把檔案管理理論覆蓋整個電子文件運動生命周期，實現電子文件從形式時就按檔案的要求進行管理，實現文檔一體化。

（三）集中式管理。集中式保管策略是通過機構變革、政策法規、觀念轉變等逐漸形成的電子文件資源統一管理、統一指揮、統一調配的格局，這有利于實現電子文件管理的集約型，促使電子文件管理規范化和位置集中，消除“孤島”現象和“政出多門”的弊端，實現電子文件的共享和長久可用。

（四）單軌制（單套制）。我國電子文件管理目前實行的是雙軌制的管理方式（雙套制的保管模式）。“單軌制”與“單套制”歸檔的選擇，是建立國家電子文件管理的戰略的一個不可回避的問題。西方發達國家基本已經實現了電子文件的“單軌制”與“單套制”歸檔管理模式。

二、3個層次

（一）真實、可靠、完整、可用和長久可用是電子文件管理的目標。1、真實性：電子文件管理系統在接收文件前對即將進入系統的電子文件進行鑒定，并確認其是由被授權者形成、發送的，同時保證在保存、處置電子文件過程中對其所做的任何增、刪、改、查的行為都是經過授權的。2、可靠性：系統中存儲的電子文件要能夠準確反映其所證明的活動、事實及事務活動過程，在后續的事務活動過程或活動中可以以其為依據，這要求電子文件管理系統能夠保證電子文件的內容信息和背景信息真實可信。3、完整性：對于保存在系統中電子文件，系統能夠保證期信息的齊全，防止對其進行未授權的改動，一旦發生改變，系統能夠對這種改動進行追蹤，并能夠恢復到最后一次改動的狀態。4、可用性：電子文件管理系統要能夠使其保存的電子文件以有效的方式查找、檢索、呈現和理解，電子文件可以得到利用。5、長期保存：為了能夠持續收集、選擇、組織最有價值的文件信息資源，對其進行長期保存，確保其真實性、完整性、有效性，并在相應的權利保護下可以為電子文件管理系統的用戶所獲取。這是我們進行電子文件管理的核心目標，也是我們對電子文件管理活動的要求，一切電子文件的活動都應建立在這個核心目標之上，離開了任何一點，我們進行電子文件管理也將失去意義。因此我把這作為構建電子文件管理模式的結構體系的靶心。

（二）法律政策、標準規范、技術創新、商業模式、組織機制和最佳實踐是電子。1、文件管理模式的主要內容。國家層面應制定電子文件管理活動的方針、政策、法律、條例，使電子文件管理活動在國家總攬全局、統一指導、有效監督的條件下有條不紊地進行，同時完善電子文件管理組織體制，保障電子文件在服務組織機構管理活動，建立電子文件管理標準體系，目前比較成熟的，模型是開放檔案信息系統（OAIS），鼓勵發展電子文件管理軟件和設備產業，加強電子文件數字中心的建設，推動電子文件技術的創新，探索電子文件管理的最佳實踐，并以示范經驗推廣應用。法律政策、標準規范、技術創新、商業模式、組織機制和最佳實踐之間是相輔相成、密不可分的。

（三）電子政務戰略、電子商務戰略、數字資源戰略和文獻收藏戰略與電子文件。管理模式（國家戰略）構建一體化。我國電子文件管理模式在構建過程中，要站在國家層面進行規劃，采用自頂向下的設計方式，這就與社會政治、經濟、文化、科技等外部因素相互滲透，因為就要考慮國家在制定電子政務戰略、電子商務戰略、數字資源戰略和文獻收藏戰略等綜合考慮，實現電子文件與其他資源管理相融合。