電子化對傳統檔案的影響

李秀梅

【摘要】隨著電子計算機在各行業的應用，電子文件應運而生，檔案工作的電子化勢在必行，本文主要對電子化對傳統檔案的影響進行了分析。

【關鍵詞】電子化；傳統檔案；影響

一、歷史的必然

當代社會檔案工作革命性的變革，就是電子文檔的出現與管理問題，就是“無紙時代”的即將到來。它是擺在我們面前最重要的課題，也是最嚴峻的考驗和挑戰。電子文件的出現是一種記錄方式的變革。歷史上，記錄方式的變革一般要經歷幾百年上千年，但電子文件的出現是加速度的。它將在幾年內完全改變檔案工作的面貌。總體上看，歷史上記錄方式的變革大約經歷了四個階段：第一階段：原始材料的直接利用階段；第二階段：原始材料的粗加工階段；第三階段：紙質文件階段；第四階段：電子文件階段。

二、電子文檔發展歷程簡述

電子文件的出現，最早可追溯到20世紀50年代的美國和日本。當時的社會政治、經濟和文化的發展對辦公信息的處理提出了提高工作效率、加快處理速度和降低辦公費用的要求，這就使得辦公自動化應運而生。

一般地說，電子文件發展要經歷四個階段：第一階段：過程階段，在這一階段；許多單位開始采用電子計算機，電子文件充當形成文件的過程（工具）。機關單位首先形成的是電子文件，然后由電子文件；轉化為紙質文檔。這時候的電子文檔被稱為“草稿性電子文檔”。第二階段：輔助性電子文檔階段。這—“階段的基本特征是：紙質文檔為正本，電子文檔為副本。電子文檔的效力比上一個階段要高一些。第三階段：電子文檔階段。這一階段的基本特征是：電子文檔為正本，紙質文檔為副本；電子文檔的法律效力被確認，紙質文檔只在某些情況下使用。第四階段：無紙階段。這一階段真正進入了無紙電子文檔階段。人們在工作中已不再使用紙質文檔，以往的紙質文檔已成為“文物“。

在這里需要說明的是：絕對的無紙時代并不存在，因為紙質文檔會作為文物被人們保存起來。我們所指的無紙時代，主要是指我們在工作中已不再使用紙張，沒有新的紙質文檔產生。

三、電子化對檔案的影響

我們的檔案事業長期建立在紙質檔案管理的基礎上。而當我們的事業轉變為以電子文件和電子檔案管理為主要內涵時，檔案事業的許多方面都將發生直接和間接的變化。近期內，檔案業務工作的變化和檔案學理論的變化將會十分明顯。

檔案工作在長期實踐基礎上，以紙質文件材料為工作對象，總結出一系列業務工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產生對傳統紙質文件的管理方法產生了革命性的影響，在操作方法上對傳統檔案工作進行了全面的變革，在理論體系上也要發生相應的巨大變化。下面，我們按照傳統業務工作流程來簡述電子文件對檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸擋環節，是傳統文書工作和檔案工作的結合點。文書處理部門立卷，檔案管理部門接收，一年歸檔一次，這已經成為傳統檔案工作的固定程式。電子文件出現后，打破了這個固定的程式。在辦公自動化管理系統中，電子文件一經形成，馬上存儲到辦公信息數據庫中，并由文書處理人員、業務人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不在有明顯的界限，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環境下新的歸檔制度和立卷原則。

（二）分類整理

從檔案工作的分類整理環節看，這一環節一直是我們傳統檔案工作的重點，耗費檔案工作人員大量時間和精力。紙質文件材料只能逐份整理清楚，分類明確，歸入適當的類目，組成合適的案卷，對檔案信息進行有序化的處理，才能為以后的開發利用提供方便。紙質文檔的有序化是單一角度的，有形的，它無法實現多角度的有序化。然而，在辦公自動化系統中的電子文件由于可以得到系統迅速、有效、多角度、無形的整序，不再需要對它進行紙質文件那樣的組卷，實行多角度的隨機分類。可以由辦公自動化系統，根據用戶的不同需要，對電子文件進行自由組合分類。

總之，傳統檔案整理工作是一種有形的單一角度的物理整理，而電子文檔的整理則是大形的多角度的邏輯整理。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環節看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統檔案。電子文件的鑒定過程演變為對某一系統信息數據庫的清理過程，操作簡化為刪除指令的輸入。同時，由于電子文件制作方便，將會產生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作員。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環節看，電子文件出現后，多媒體技術的開發應用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來了檔案保管方法的變革?，F在傳統檔案的保管方式，給我們帶來的是庫房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動化系統，根本無需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統檔案根本無法比擬的。在檔案館（室）中，我們只能看到現代辦公設備和電子文件載體。也許我們辦公桌的抽屜里或計算機硬盤中，就裝著一個單位的檔案庫。傳統意義上的檔案庫已經不復存在，它被電子時代的電子文件數據庫所取代。

（五）檔案利用

同樣，對電子文件的利用，也與傳統檔案館（室）的利用方式發生了巨大的變化。在利用紙質檔案的過程中，檔案工作人員可以對用戶進行直接、有效的控制，利用的主動權掌握在檔案工作人員手中。在辦公信息管理系統中，存貯的電子文件由機關干部們共享；在網上的數字檔案館中，檔案信息更是實現了全球性的信息共享。檔案工作通過對系統購管理和控制，來執行檔案利用的服務工作。這就使得檔案工作人員不再在檔案利用過程中處于支配地位，而是我們設計的程序系統在人的指令下運行；電子文件也隨時面臨著被修改、盜竊甚至銷毀的危險。

總之，電子文件這一新型信息載體的出現，對檔案業務工作具有歷史性的影響，它使檔案工作擺脫了手工勞動的特點，而進入現代化的智能管理階段。

參考文獻

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