加強數字檔案管理工作有效措施

李爽

【摘要】隨著科技的發展，數字化時代來臨，它給人們的生活帶來了巨大的好處和便利，尤其是數字化檔案管理的發展。數字化檔案的建立在現在生活中是非常常用的，它的對很多企業以及集團有很重要的作用，但是，在現在，因為檔案數字化管理的管理不完善；載體不安全；技術不成熟等因素，導致了數字檔案管理出現了很多的問題。為了解決這些問題，專家們提出了很多解決的方案。本文主要講述的是數字檔案管理所出現的問題以及解決的方案。

【關鍵詞】數字檔案管理；措施；發展

一、前言

社會的進步，促進了科技大幅度的提高，以此來制作出了很多有利于人生生活的高科技產品，這些產品也很快的融入了人們的社會，并且起著很重要的作用。數字化技術的出現，是科技史上的一個里程碑，它很大程度的體現出了科技的價值，它主要體現在檔案管理上。因為數字化科技的出現，現在的檔案管理都實行了數字化管理，以此來使得檔案管理變得更容易，能為企業或者集團帶來更大的好處，為人們的生活帶來更大的利益。

二、淺析數字檔案管理以及它的重要性

數字檔案管理顧名思義就是利用數字化科技技術，對檔案進行合理的管理。數字技術是現在最新的一項科技技術，它的出現，為人們的生活提供了很大的便利以及帶來了更多的利益和好處。數字管理技術其實指的就是出現的新型檔案管理方案，它主要使用的就是現在最高的科技技術，譬如：攝影技術；掃面技術等，借助這些技術，把文本的形式的信息轉化為數字信息，然后利用最新的數字存儲技術來儲存這些信息，使得這些信息能很好的被保留下來。數字檔案管理的出現對人類社會有很大的作用，它主要的目的就是使用數字化技術，保存想要儲存的一些重要的信息，把這些信息整理成檔案，以便在使用的時候能很快的找到，不至于丟失。數字檔案被看重的原因是它有很多的優點，而這些優點都很適合檔案管理，首先就是不占空間，數字管理就是把文本直接轉化成數字信息，把它們儲存在計算機中，使得不占空間；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、數字檔案管理所出現的問題

（一）技術不完善。數字檔案所用到的數字化技術所使用的時間是非常短的，雖然它的出現為人們的生活帶來了很大的好處，但是，因為所使用的時間較短，缺少很多的經驗和借鑒資料，導致它的技術還不是很完善，在使用的過程中難免會出現一些問題。眾所周知，數字化技術是依附于計算機而出現的，因為我國的計算機水平還不是非常的成熟，對于計算機的各個部分都有待于改善。因為計算機經常會出現各種不同的問題，這就會導致儲存在計算機里面的信息出現一些問題，對于檔案管理來說，最長見的就是信息安全的問題。很多企業和單位所儲存的檔案信息都是非常重要的，其價值都是非常的大，所以，要求數字管理必須確保機密，但是因為技術不完善的問題，使得檔案的機密性無法保證。

（二）缺乏完整的管理體系。有一套完整的管理體系對于任何一個團體都是非常重要的，因為它就是團體發展的基礎，有好的管理體系，團體就會有更好的發展潛力。而數字檔案管理也是一樣的，為了它有更好的發展，它就必須要創建一套屬于它自己的管理體系，但是，在現在，數字檔案管理的安全卻出現了威脅，主要的原因就是其缺乏完整的管理體系。因為數字檔案管理措施沒有完整的管理措施，所以在進行檔案管理的時候，經常會出現錄入錯誤、操作不規范、系統奔潰等問題，這些問題的出現嚴重的影響到了數字檔案管理的發展。

（三）所使用的儲存載體不安全。數字檔案管理所儲蓄信息的方法和傳統的方法是完全不一樣的，它已經擺脫了紙上記錄的時代，在現在，檔案一般都記錄在計算機中，以數字的形式存在著。但是，數字檔案儲蓄也存在著很多的弱點，其中一個就是它的脆弱性，它的出現會為檔案帶去毀滅性的打擊。數字檔案的載體本身是非常脆弱的，譬如：光盤；U盤等，這些東西的共同特點就是特別脆，很容易被損壞和遺失；其次就是數字檔案的載體是需要經常進行更新的，只有在最新的設備中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、對數字檔案安全管理的措施進行淺析

（一）提高專業技術水平。數字檔案管理是非常嚴格的，在進行管理的時候是不能出現任何錯誤和過失的，要不然就會造成不可挽回的損失，所以，為了能夠達到最好的效果，就需要提高專業技術水平了。對于數字檔案管理來說，最重要的就是信息的保密了，所以，為了保證檔案更加的安全和絕密，信息加密技術就出現了，它的目的就是對網絡中的信息給予多重保護，防止被竊取。其次，為了能使得數字檔案更加的安全和自由，就需要設計出認證程序，其主要的目的就是通過一些特殊的密語，來控制檔案能否預覽，為了防止被人獲得密語，就需要設計防火墻來阻擋，以此來增加保護層。

（二）創建一套完整的管理體系。數字檔案是非常重要的工作，為了能使得它正常運行，就必須要創建出一個完整的管理體系來控制它的運轉，以此來保證能獲得更大的利益。完整的管理體系必須要借鑒成功的實例，通過分析它們成功的原因，結合自己的現狀，來制定出一套完整的管理方案，這個管理方案一定要適合數字檔案管理的現狀，要保證能控制數字檔案的正常運行。

（三）使用專業的技術性人才。人才是所有團體發展的技術，他們是團體的資本，擁有好的人才，團體的競爭力就越大。對于檔案管理來說，它是一項高技術含量的管理措施，所以，需要很多的專業性人才，尤其對現在的數字檔案管理來說，人才更是非常重要了。現在需要的人才，首先是要對計算機能有足夠的了解和認識，掌握關于它的知識，這樣在進行檔案數字化的時候，就會變得更加的方便和快捷了。除此之外，這些人還必須要懂得檔案的管理知識，以此來保證檔案管理的正常運行。

五、總結

數字檔案管理是現在很熱門的一項管理措施，它的出現為檔案的管理做出了很大的貢獻，同時也為人們的生活帶來了更多的方便和更大的利益，為了以后人們的生活能更好，數字檔案管理是少不了的。

參考文獻

[1]王薌馨.數字檔案信息安全防護策略分析[J].學術園地，2015.（3）.