淺析檔案安全防護和應急管理

佘瑩

【摘要】檔案信息在現代社會中的作用越來越重要，許多檔案在日常的管理中需要注重檔案安全的防護和應急管理措施。本文主要從這一角度出來，提出了幾點檔案安全防護的措施。

【關鍵詞】檔案安全；防護管理；應急管理

隨著社會不斷發展，檔案作為各項事件的記錄載體，開始在社會中扮演越來越重要的作用。因為檔案信息重要性越來越高，人們對檔案的重視程度也隨之提高，檔案本身的安全保護工作也開始呈現出一種極為重要的保護意義。這就要求檔案管理人員經常對管理的檔案進行安全檢查，并給予及時和安全的保護。同時要對檔案保管室的安全性和保密性給與高度的關注和重視，只有這樣才能保障檔案信息的安全性，才能保證檔案信息所具有的各種突出性的作用，以及我國信息體系的建設性。經過筆者的分析總結，可以采取以下幾種檔案安全防護和應急管理的措施。

一、嚴格的工作人員進出檔案管理庫制度

對檔案采取安全管理工作，首先需要對工作人員的進出進行嚴格的管理和控制。因為檔案管理科室是檔案管理部門中最為重要的地方，相關的工作人員必須要根據制定的嚴格制度進出。科室的制度主要包括這樣幾個內容：非檔案管理科室工作人員嚴禁出入檔案管理科室，如果遇到緊急情況必須要進入科室就需要做好詳盡的登記記錄；在檔案管理室內禁止出現明火，做好消防安全保護工作；下班后要對檔案管理室進行嚴密的巡視和關閉窗門等，保護整個檔案管理室的安全性。

二、做好檔案管理室內溫度和濕度的控制工作

現階段我國檔案資料多數仍然為紙質資料，這就對檔案管理室內的溫度和濕度提出嚴格的要求，必須要將其控制在良好的室內溫度和濕度中，這樣才能延長檔案資料使用壽命。檔案管理室內一般設置有控制室內溫度和濕度的設備，要及時對其進行查看，確保室內的溫度和濕度保證在一定的范圍之內。根據相關部門制定的規則，檔案管理室內的溫度一般要控制在十四攝氏度到二十四攝氏度之間，相對濕度則保持在45%-60%之間。一旦在檢查過程中，出現任何溫度和濕度異常的情況，要立刻采取及時有效的措施加以調整和制止，從而使得溫度和濕度恢復到正常的狀況。

同時，還有一些相對于高檔的檔案管理室選擇利用恒溫的機器設備來確保檔案管理室內溫度和濕度，從而不斷延長檔案的使用壽命。

三、檔案管理室內的“八防”措施

許多檔案管理科是在對檔案進行管理和保護過程中，從八個方面加以注意和保護，這八個方面被稱之為檔案管理的“八防”措施。

（一）防火消防措施。檔案資料一般為紙質資料，所以防火工作是保護檔案安全的重中之重。這就要相關的工作人員一定要經常性的檢查檔案管理室內的電路，避免因為線路老化導致引發的火災。同時，要在檔案管理室內設置專門的火災預防制度，并且在檔案管理室內安放大量滅火設備和滅火器材等。

（二）防水措施。檔案庫房應該建立在十燥的環境下，盡量設置在辦公區的高層，遠離低地勢；庫房內不設供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫房內喝水，以防損壞檔案

（三）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應該嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現象的出現，保障檔案庫房的通風性良好，常對庫房進行防潮處理，確保檔案庫房干燥通風。

（四）防霉措施。檔案發霉現象在檔案庫房中經常出現，其原因是在檔案庫房內密集陰暗環境的影響下，微生物極易發生霉變。因此檔案庫房要及時清理檔案庫房內的各種垃圾和灰塵；經常對庫房進行通風，保障檔案庫房的十燥；對檔案庫房進行空氣凈化，保障檔案庫房內空氣清新；進行一些防霉處理；確保檔案庫房內的溫度和濕度在合理的范圍內。

（五）防蟲措施。首先在檔案庫房的選址時，最好遠離潮濕陰暗的環境，遠離易產生蟲害的廚房、貨倉等地；其次，在進行檔案入庫前，要對庫房進行防蟲害預處理，在角落內放置驅蟲藥物，做好預防措施；最后，一旦發現蟲害現象，要及時處理，對受害的檔案也要進行處理，盡最大可能的減少損失。

（六）防光措施。光的直接照射對檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會導致紙質變脆，壽命降低。檔案庫房應盡量建設在沒有窗戶的房屋內，減少光照。

（七）防塵措施。灰塵會對檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應該經常對檔案進行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

（八）防盜措施。檔案庫房應該安裝防盜報警系統，設立安全預警機制；檔案管理工作人員進出庫房要及時鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發現安全隱患，及時上報，及時解決

四、定期檢查、清點檔案

檔案人員在進行檔案管理工作時應該遵循相關工作制度和規范定期對庫房內的檔案進行檢查和清點工作。尤其是在進行檔案遷移或更換庫房的工作時，一定要認真、細致地做好庫房的檢查、清點工作，確保庫房內檔案無問題。

五、檔案應急管理

檔案的應急管理工作十分重要，檔案的應急管理是指在發生災害時，及時對檔案信息資源進行搶救，盡最大可能的減少災害損失在檔案管理工作中，管理部門應該根據具體情況設立檔案應急管理方案，組織專人進行培訓和預演，加強檔案管理工作人員的危機處理能力。

六、結束語

作為國家重要的信息資源之一，檔案對國民經濟的發展與社會的進步具有重大的推動作用，在日常的檔案管理工作中，一定要對檔案的安全防護工作加以重視，在日常的生產與生活中，相關的檔案行業工作者應該注重對檔案安全防護工作方式方法的研究，在工作中不斷總結，尋找最優方法，以期能夠為檔案安全防護工作和應急管理提供更大的幫助。

參考文獻

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