計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

金義志

隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息處理手段已經(jīng)不能適應(yīng)信息傳遞的需求，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是在信息處理技術(shù)上的改進(jìn)，不僅改善了傳統(tǒng)的辦公信息處理模式，也提高了辦公效率，已經(jīng)逐步成為企事業(yè)單位的一種辦公手段。

一、辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

（一）強(qiáng)化辦公自動(dòng)化管理體制

現(xiàn)代企事業(yè)單位對(duì)辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的資金投入較少，這是因?yàn)檗k公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。從多數(shù)單位對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的資金投入上可以看出，計(jì)算機(jī)操作者所掌握的計(jì)算機(jī)技術(shù)并不純熟，只能應(yīng)付一般的信息處理工作，無法就難點(diǎn)問題進(jìn)行處理，從而降低了工作效率。單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)操作人員計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用能力上的欠缺，一定程度上反映出了對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)重視程度不足。從計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中可以看出，所產(chǎn)生的隱性效益是十分可觀的，為此，企事業(yè)單位管理者要充分地認(rèn)清計(jì)算機(jī)技術(shù)在發(fā)展中所起到的隱性作用，同時(shí)在計(jì)算機(jī)軟件的選擇上，要從實(shí)際需求出發(fā)，選擇一款合適的應(yīng)用軟件才對(duì)推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程具有重要的作用。

（二）為辦公自動(dòng)化提供專業(yè)服務(wù)

目前，各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人才的專業(yè)素養(yǎng)從實(shí)際工作效果上看，還有待提高。因單位類型不同，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用要求也會(huì)不盡相同，所以，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)從基礎(chǔ)上就存在著差異，這種差異是不可調(diào)和的，只能靠后天的努力去彌補(bǔ)。就目前各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)人才所具備的素養(yǎng)來看，普遍存在著應(yīng)用理論和方法掌握不足的現(xiàn)象，這必然會(huì)對(duì)辦公自動(dòng)化的推進(jìn)形成極大的阻礙。作為辦公室計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，為了確保計(jì)算機(jī)運(yùn)行安全，可通過安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻、修補(bǔ)漏洞等手段確保計(jì)算機(jī)運(yùn)行處于良好的狀態(tài)。從專業(yè)層面上看，各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)人員還要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，從而維護(hù)辦公自動(dòng)化成果，并借助原有條件創(chuàng)造出對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展更為有利的辦公自動(dòng)化環(huán)境。

（三）文檔自動(dòng)化管理

辦公活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容是對(duì)各類信息進(jìn)行收發(fā)和整理，在計(jì)算機(jī)的輔助下，這項(xiàng)辦公活動(dòng)變得更為簡便和快速。就單位辦公檔案管理而言，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽文件的可能。檔案管理人員根據(jù)自身實(shí)際工作需求設(shè)置工作流程，對(duì)于檔案的使用情況以及在使用后出現(xiàn)的變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)地保存，可為以后使用提供便捷服務(wù)。檔案管理人員在收到檔案以后，要在電腦里做好檔案信息登記，并將其發(fā)送給承辦人，最后保存歸檔文檔。歸檔后的文件可以根據(jù)保密級(jí)別，由管理人員設(shè)置查詢權(quán)限，查詢文檔工作可不定期執(zhí)行，以確保文檔信息沒有被盜用。在整個(gè)文檔管理過程中，因計(jì)算機(jī)的參與，使文檔的收發(fā)和整理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，這也預(yù)示著計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)電子文檔取代紙質(zhì)文檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位文檔自動(dòng)化管理。

（四）工作流程自動(dòng)化

現(xiàn)今，很多單位對(duì)計(jì)算機(jī)構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不陌生，并且在實(shí)際工作中大力推崇，這是現(xiàn)代企事業(yè)單位自身發(fā)展的需要，同時(shí)也是社會(huì)對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展提出的新要求。單位內(nèi)部構(gòu)建的信息交流平臺(tái)已經(jīng)成為了內(nèi)部信息流通的重要渠道。單位內(nèi)部的信息平臺(tái)，可以讓員工及時(shí)地了解單位動(dòng)態(tài)，同時(shí)還能開展培訓(xùn)工作，為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享，以及建立良好的企事業(yè)單位形象提供條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中得以良好的應(yīng)用，不僅可以對(duì)整個(gè)辦公流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)還能及時(shí)地協(xié)調(diào)各部門資源，從而使整體的運(yùn)轉(zhuǎn)處于穩(wěn)定、健康的環(huán)境。

二、未來辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)隨著用戶需求的不斷增多，將面臨著新的挑戰(zhàn)，而應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的方法就是變革。從實(shí)際發(fā)展上看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新將向著智能化、系統(tǒng)化、微型化和高速化的方向發(fā)展，其發(fā)展速度將影響辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。就目前計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展快速，由此可推斷出辦公自動(dòng)化將具備網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)提供的服務(wù)功能的增多，人際互動(dòng)會(huì)話將成為一種新的辦公自動(dòng)化形式，具體體現(xiàn)為以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）視頻技術(shù)的應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和研發(fā)，計(jì)算機(jī)視頻技術(shù)會(huì)在辦公自動(dòng)化中得到廣泛的應(yīng)用，在今后的辦公模式發(fā)展中必將引領(lǐng)自動(dòng)化的辦公潮流。通過視頻會(huì)議的開展，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離隨時(shí)隨地交流商討，也可以滿足上級(jí)部門與本單位工作上的問題交流互動(dòng)，辦公自動(dòng)化視頻技術(shù)應(yīng)用也可以降低本單位的交通等用費(fèi)，把節(jié)約的時(shí)間用在工作中，也提高了工作人員的辦公效率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新，未來辦公自動(dòng)化視頻會(huì)議的舉辦將會(huì)成為一種常態(tài)的會(huì)議模式。

（二）無線辦公環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋使得網(wǎng)絡(luò)的利用效率得到了明顯的提升，而網(wǎng)絡(luò)辦公也將成為一種新形式的辦公方式。職工可以隨時(shí)隨地通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公，不受辦公環(huán)境的束縛。為了保證辦公信息的安全，企事業(yè)單位可以根據(jù)使用權(quán)限設(shè)置應(yīng)用等級(jí)，這種借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)開展的辦公形式可以提高工作效率，為優(yōu)化辦公環(huán)境創(chuàng)造了條件。

三、結(jié)語

相比傳統(tǒng)模式下的人工辦公，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)更加的準(zhǔn)確與迅速，能夠?qū)崿F(xiàn)完善的價(jià)值信息管理，它不僅可以滿足企事單位辦公人員對(duì)于文件的高效能、大容量的收集與處理工作，同時(shí)，也可以為本單位的管理系統(tǒng)提供全方位的情況調(diào)查，為下一步的決策提供數(shù)據(jù)上的支持。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，人們對(duì)于辦公室自動(dòng)化的要求也在快速提升，因此，辦公自動(dòng)化與各項(xiàng)多媒體技術(shù)、信息技術(shù)的相互融合，也必定會(huì)提升工作效率，為本單位的決策和管理貢獻(xiàn)一份力量。