海軍醫藥衛生科技查新站建設構想

仇順海，呂傳祿，張建平，張陣陣，盧姍姍，楊　柳

·信息研究·

海軍醫藥衛生科技查新站建設構想

仇順海，呂傳祿，張建平，張陣陣，盧姍姍，楊柳

[關鍵詞]醫藥衛生；科技查新；質量體系；人才隊伍

海軍醫學研究所查新站是總后衛生部1992年1月確認的全軍首批醫藥衛生科技查新單位，命名為《海軍醫藥衛生科技查新站(海軍醫學研究所)》，并頒發了《軍隊醫藥衛生科技查新站資格證書》。20多年來，查新站為軍地醫藥衛生科研提供了堅實的信息服務保障，為適應新時期國防衛生建設和海軍醫學保障，現根據軍隊和地方科研需求，結合實際情況，提出未來查新站建設初步的構想。

1查新需求分析

海軍醫學研究所查新站是海軍軍事醫學與衛生研究領域主要的科技查新單位，負責全海軍和周邊其他軍種以及部分地方醫藥衛生系統的科技查新工作，具體承擔申報各類軍地科技成果獎、醫療成果獎和各項科研立項、成果鑒定查新、引文查新，以及博士、碩士研究生開題查新與檢索證明。

根據查新內容的不同，大致可分為兩類：申報科研立項和申報成果獎查新。科研立項查新包括國家自然科學基金項目、國家各類標準項目和新開課題的立項查新。成果查新包括各等級的科技進步獎、醫療成果獎和成果鑒定以及申報專利等查新。此外，還有為了解決技術攻關和了解市場行情等方面的文獻檢索與技術咨詢服務。

根據科研項目管理的相關規定，軍隊醫藥衛生領域內所有科研項目的立項、鑒定、報獎均需要權威查新機構出具正規的查新報告。此外，許多諸如報獎類申報還需要提供引用與收錄證明進行佐證，查新報告與引用證明的客觀性使其成為科研項目價值評估不可或缺的借鑒與參考材料，在軍隊醫藥衛生科研管理中發揮著積極的作用。隨著海軍戰略轉型與軍事醫學科研的快速發展，查新站作為科研管理的重要一環，其實際需要越來越大，間接軍事效益也日益明顯。

目前，隨著國家實施“大眾創業、萬眾創新”的發展戰略，對信息服務亦愈加重視，“信息服務、科技查新”的投入與發展也在逐步加強。2016年4月1號，科技查新技術規范的國家標準也正式頒布。在上述大背景下，查新站迎來了快速發展的契機與動力。

2查新站的現狀

海軍醫藥衛生科技查新站現擁有一支高素質的科技查新工作隊伍，配有副教授1人，專職查新與審核人員3人，其他具有查新資質的兼職查新員3人，均經過專門培訓，持有總后衛生部頒發的查新與咨詢資質證書以及地方查新培訓機構頒發的查新資格證書，能全面、系統、準確、及時的為用戶服務。在歷次查新站檢查與評比中，海軍醫學研究所查新站排名均在前列，查新數量與質量亦得到了評審組的認可，2011年查新站被評為全軍查新先進單位。

近年來，各查新機構在查新規范化、提高查新質量、查新與課題情報服務相結合等方面展開了積極探索，并提出了一些有益的做法。我站查新人員在委托書規范化管理、與委托人雙向溝通機制的建立、查新站質量體系建設、人才隊伍團隊構想等方面亦做出了系列改進與完善。

最近幾年，查新站每年的查新數量整體呈現穩中有升的趨勢，如2010-2015年，完成各類查新項目(包括查新報告、查新證明、引文證明等)均已超過200項，其中查新報告的具體數據見表1。查新時間分布不均衡，查新工作最忙的月份主要集中在1、5、8、9、10月，因此，查新較忙時查新人員必須加班加點才能完成任務，而查新空閑時又會造成我站人力資源的浪費。

表1　近5年海軍醫學研究所查新工作量統計(份)

3存在的問題與應對策略

最近幾年，我站查新業務每年均保持較高的數量，但專職查新人員仍然較少。有時由于人員少，任務重，時間緊，查新報告的質量尚存在一定的不足，這是我站今后工作中需要認真加以改進的地方。應對策略：增加兼職查新與審核人員，積極發揮查新咨詢專家的作用；提高查新員的工作效率與責任心；推行績效考評；增加查新員的待遇，積極做到拴心留人。

在查新實際工作中，筆者發現以往沿用的查新委托書存在缺陷，例如缺少查新點與查新要求的欄目填寫，而這兩項是查新員檢索時的重要參考依據。筆者亦發現查新委托人經常不按照要求完整填寫查新委托書，如查新目的不明確，學科分類漏選，委托人個人信息不全，聯系方式中忘填手機號碼，中英文關鍵詞隨意填寫，甚至不提供英文關鍵詞，參考文獻與知識產權等欄目忽略不寫等。應對策略：參考地方其他查新站的委托書模板，修改完善軍隊醫藥衛生科技查新委托書，特別是增加查新點與查新要求這兩項欄目，并注明查新點與查新要求的定義及如何正確填寫；主動加強與委托人的溝通，詳細說明規范、完整填寫委托書的重要性。

查新人員在文獻檢索中，數據庫的選擇經常會漏選，例如軍事課題不查美國國家技術信息服務數據庫(National Technical Information Service，NTIS)，申報成果查新不查成果庫和專利庫等。應對策略：加強對查新員的業務培訓與教育，明確數據庫選擇的重要性，審核人員要經常在查新員檢索過程中實時進行監督指導。

撰寫查新結論時，委托人常常要求增加首創、率先、填補國內空白、國際領先等字眼。應對策略：加強與委托人的溝通，說明查新與評審的區別以及使用不規范用語可能帶來的不良后果。

查新報告完成后，審核員有時在業務繁忙時，對查新報告的審核往往缺少細致的檢查，甚至有時省略了審核的過程。應對策略：重視查新審核的意義與重要性，提高審核人員的責任意識。

在查新報告提交給用戶后，不能及時的登記及歸檔。應對策略：加強查新規范化管理，明確人員分工，嚴格按照查新工作流程執行。

4質量體系建設

我國的ISO9000工作起步于1992年，并多用于企業的質量管理體系。近幾年來，國內外一些信息服務產業將ISO9000標準引入其質量管理中，在總結并借鑒企業及相關行業組織推行ISO9000標準建設質量管理體系經驗的基礎上，開始系統地探討并實施這一科學的質量管理手段。ISO9000質量管理體系總要求在查新咨詢機構管理中的體現：查新站應按本標準的要求建立質量管理體系，形成文件，加以實施和保持，并持續改進其有效性，這是質量管理體系總要求的主要思想[1]。2015年，我站已被所在單位納入質量管理體系建設試點之一，因此，根據質量管理體系建設的要求，初步制定了我站的查新質量體系建設規劃。

海軍醫學研究所查新站質量管理體系依據：根據《軍隊醫藥衛生科技查新規范》(衛科訓[2009]119號文件)和2009年總后衛生部頒發的《軍隊醫藥衛生科技查新管理辦法》，規范建設海軍醫藥衛生科技查新站，提高查新報告的質量，更好地服務于科研人員。根據海軍醫藥衛生科技查新站的實際情況，制定出《海軍醫學研究所科技查新站查新工作規定》。2016年，隨著最新的科技查新技術規范的國家標準正式頒布，我站也將適時修改以往的一些相關查新規范與管理辦法，并制定出新的查新工作規定。

根據海軍醫學研究所查新工作規定與管理辦法，制定詳細的海軍醫學研究所查新站工作流程，目前我站查新流程主要包括：委托人提出查新委托(填寫軍隊醫藥衛生科技查新委托書、提交課題相關技術資料)，查新受理(確定接受查新委托并進行登記、交納查新費用)，文獻檢索(分析項目內容、確定查新點、明確查新要求、選擇數據庫、制定檢索策略、調整與修改檢索策略、正式檢索)，撰寫查新報告(檢索結果對比分析、索取必要的原始文獻、草擬查新報告)，審核查新報告(審核員主要審核查新點確定是否準確、數據庫選擇是否全面、檢索策略是否合理、關鍵詞選擇是否符合查全率與查準率要求、文獻對比分析是否客觀嚴謹)，出具查新報告并歸檔(簽字、蓋章、提交查新報告、查新相關文件登記歸檔)等。

在查新工作規范化管理下，按照質量管理體系的要求，嚴格執行查新流程規定的每一個步驟，每一項都必須要專人逐步落實，實時跟蹤考核，只有這樣才能使查新工作更加規范，查新質量也能得到保障與提高，更好地為客戶服務。

5人才隊伍建設

目前，國內由于每個查新站的資質不同，從業人員專業各異，同時素質差異較大，并且現階段整個查新行業也沒有統一的行業管理標準，因此，很難做到讓每個查新報告都能客觀公正地反映查新項目的真實情況，而要想使查新站的綜合實力得到提升，首先需要從最根本環節抓起，其中加強人才隊伍建設是關鍵[2]。

海軍醫學研究所查新站在人才隊伍建設方面目前存在的主要問題如下：查新員專業參差，且配置不當；人員管理制度欠缺，并缺少相應的激勵措施；人員培訓機制不夠完善，醫學相關專業知識與查新技能提高不夠；人才流失嚴重，缺少拴心留人的手段。

解決對策與人才建設構想：(1)放寬醫學信息學科專業限制。凡具備良好的綜合素質，文獻檢索經驗豐富，具有較強的溝通協調能力，專業知識扎實且文字功底較強等查新工作條件的碩士及碩士以上學歷的人員，均可加入查新隊伍[3]。(2)加強兼職人員隊伍建設。從查新站所在單位培養具有專業背景的人員作為兼職查新員，或者選擇責任心強、專業知識扎實的碩士、博士研究生作為兼職查新員。對于此類兼職查新員，查新站應該按照查新規范對查新員進行查新相關的業務培訓，使其能夠獨立完成查新，以保證查新報告的質量。另外，亦可以聘用一些有工作經驗和專業知識的離退休人員作為兼職查新人員，這樣既可豐富查新人員隊伍的知識結構，又可增加查新人員相互間學習借鑒的機會，同時也可以發揮離退休人員的工作余熱。(3)按需優化配置從業人員，針對每個專業領域配置本學科專業查新員。例如，海軍醫藥衛生科技查新站主要是負責海軍醫藥衛生科研領域的查新，因此，在海軍醫學領域至少配置1～2名該專業領域的查新員。其次，由于查新站位于上海，周邊軍隊及地方醫院較多，此類查新業務也較重，而臨床醫學與基礎醫學領域要求的專業性極強，非本專業查新員很難做到準確理解查新項目的研究內容，極易導致錯檢或漏檢的情況，因此，這兩大專業領域也應該至少配置1～2名本專業領域的查新員。除上述軍海軍事醫學、臨床醫學、基礎醫學等三大專業以外，還有一些重點專業，例如：中醫藥學、醫療器械、醫學信息等，這些專業也都應該分別配置至少1名本專業領域的查新員。但由于本單位人員編制有限，不可能做到完全考慮每個專業層面的人員配置，每個專業配置1名本專業領域的查新員都很難實現。即使這樣，也要盡量考慮若干重點專業人才的合理配置，盡可能在引進人才的時候按照主要專業、所需專業進行酌情選擇[2]。另外，在專業配置上，希望能盡量發揮好查新咨詢專家的作用。(4)加強查新業務及相關醫學專業知識的培訓。目前國內常規培訓一般有查新員、審核員資格培訓，內容包括科技查新、專利查新等。在常規培訓中除資格培訓外還應有定期、或不定期的查新技能培訓。定期組織開辦查新人員知識更新培訓班，請各專業的專家教授講解技術發展現狀、熱點、趨勢等，使查新人員的知識能夠跟上當今科學技術發展的步伐，以便查新人員在查新過程中更好地把握課題，對課題內容做出準確的評價[2]。查新站應該按照輪訓的模式，積極外派查新員參加各類軍地舉辦的查新業務培訓班、相關技能提高班以及學術會議，并在經費上給予支持。由于兼職查新員的工作重點不是科技查新，只是在科技查新項目較多的情況下兼職進行此項工作，其查新報告質量無法與專職查新員相比，且兼職查新員精力有限，查新工作亦難有創新性。因此，對于兼職查新員要提供更多的培訓機會，特別是查新站可通過經常性的舉辦站內查新業務培訓、查新工作交流會，以及各人通過總結階段查新工作情況，相互交流分享平時的工作經驗與技能，這樣既能提高每個人的業務水平，也能增強大家的團隊意識。(5)加強人員管理制度建設，建立合理的激勵機制。由于查新工作屬于科研輔助及情報服務性質的，查新員在評功評獎以及職務晉升時，與其他科室專業的科研人員相比缺少競爭優勢，如申報課題與成果獎較少，查新工作待遇較低，職業價值與角色定位落差較大，幸福感不強等，這些嚴重影響了查新人員的工作積極性、責任心與查新效率，也極易造成查新人員的嚴重流失，而能夠安心留下來長久做查新工作的人員少之又少。查新工作是個專業知識、業務技能與經驗逐步積累的過程，一個熟練的查新員需要長期的養成，因此，查新站在拴心留人方面既要重視也要積極作為。首先要通過制定靈活的查新管理辦法來充分調動人才積極性，其次建立完善合理的查新激勵機制，設立彈性激勵選擇，提高員工的職業價值與幸福感。目前，根據總后衛生部頒布的“軍隊醫藥衛生科技查新工作管理辦法”規定，查新所收費用只限用于查新站及其主管部門進行查新業務建設和支付查新(審核)人員的勞務費，不得用于其他開支，其中勞務性支出不得超過收費金額的30%。因此，我查新站擬在查新收入中提取20%～30%的金額，作為勞務費發放給查新員與審核人員，具體分配按照各人的工作量與業績發放。另外，我站也擬提出每做數十項查新報告，同等于發表一篇論文的設想，而具體獎勵根據查新難易程度界定。由于查新工作往往是任務集中且時間緊迫，為了查新員的身體健康，也可考慮給予一定的補休。對于積極從事查新工作的查新員在年終考核、職稱晉升方面給予適度傾斜[3]。另外，建議上級領導機關應該經常對查新工作的先進人員進行總部級的表彰，利于查新人員的評級與職稱評審。(6)分工合作，責任明確。查新站要充分發揮個人學科專長，當課題涉及軍事醫學項目查新委托，一般由我站軍事醫學情報人員負責完成；當課題涉及臨床、基礎醫學、中醫藥學等學科，由查新負責人按學科所涉及專業分配查新課題任務給查新人員，做到合理調配。專職查新員除進行日常的科技查新工作之外，還要積極配合查新站完成其他與查新工作相關的事務，如查新登記、與委托人的溝通聯系、查新報告的歸檔、查新報告的管理系統的錄入上報、對兼職查新人員開展相關培訓等工作。(7)鼓勵查新人員積極申報各類課題，要求每人每年發表不少于1～2篇的科技論文或綜述。目前在科研單位查新員的職稱評審中，課題與論文仍然是重要的評價指標之一，因此查新站應該在這方面給予經費支持。(8)充分利用查新站的特色優勢，積極調動查新檢索人員的主觀能動性和工作積極性，充分挖掘人員潛力，做到人盡其能，物盡其用。在保質保量完成查新任務的基礎上，努力嘗試開展查新檢索咨詢與定題服務于廣大科技人員的新途徑，以適應新形勢下科技查新和文獻檢索人員職能的轉換。

6結束語

查新站的建設是個系統工程，除了在辦公條件等硬件建設外，還需在數據庫建設、質量體系建設、人才隊伍建設等軟實力方面進一步加強。查新報告的質量是查新站的生命線所在，根據國家與軍隊的相關查新規范標準，加強質量體系建設并嚴格按章執行。人才建設是查新站的關鍵環節，只有配備充足的專職與兼職查新人員，鍛煉一支熟練的查新人員隊伍，制定出合理的人才管理與激勵措施，通過經常性的崗位培訓，才能更好的發揮查新人員的積極性及作用。當下，查新站要抓住查新行業新的發展機遇，與時俱進，在不斷提高查新服務質量的同時，積極作為，提升查新站的綜合實力，為海軍醫藥衛生科技查新事業做出更大的貢獻。

[參考文獻]

[1]王敏，盧朝暉，趙芳，等.ISO9000質量管理體系總要求在查新咨詢工作中的體現[J].中華醫學科研管理雜志,2005,18(4):232-233.DOI：10.3760/cma.j.issn.1006-1924.2005.04.015.

[2]王欣，劉小溪，盛安琪，等.試論科技查新機構人才梯隊建設中的問題與對策[J].現代情報,2014,34(12):130-133.DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2014.12.025.

[3]方懿林.醫學科技查新團隊建設構想——以廣西中醫藥大學圖書館科技查新站為例[J].中國中醫藥圖書情報雜志,2016,(1):39-42.DOI:10.3969/j.issn.2095-5707.20.6.01.008.

(本文編輯：張陣陣)

[作者單位]200433上海，海軍醫學研究所

[中圖分類號]R192

[文獻標識碼]B[DOI]10.3969/j.issn.1009-0754.2016.03.034

(收稿日期：2016-04-10)