計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

程志強(qiáng)（武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430050）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

程志強(qiáng)
（武漢船舶職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430050）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技能力的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛。檔案管理在進(jìn)入信息化時(shí)代以后，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的地位逐漸提高，本文主要研究了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的問題展開分析，然后進(jìn)一步的分析解決這些問題的策略。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；問題；策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)開始進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化時(shí)代為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理創(chuàng)造了條件，計(jì)算機(jī)和檔案管理共組中的應(yīng)用，不僅可以提高工作效率，還能提高信息化的發(fā)展，對(duì)開展檔案管理工作具有非常重要的意義。信息技術(shù)在促進(jìn)檔案管理發(fā)展時(shí)，也對(duì)檔案管理產(chǎn)生了一定的阻礙問題，這時(shí)就要針對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的問題提出相應(yīng)的解決措施，提高檔案管理工作質(zhì)量。

1　檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重要性

我國(guó)是人口大國(guó)，而且人口流動(dòng)性較大，也增加了檔案管理工在的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案管理工作的工作效率和及時(shí)性較差，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理帶來了方便，解決了檔案管理難的問題，并且憑借著自身可以容納海量數(shù)據(jù)及強(qiáng)大的篩選、分類等的功能，成功的為檔案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了檔案管理效率。

檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的要求，要求檔案管理人員能夠較好的掌握現(xiàn)代學(xué)科技術(shù)，通過先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來完成檔案管理工作，這樣既可以節(jié)約時(shí)間，也可以提高檔案管理工作效率，減少傳統(tǒng)的檔案管理工作中的工作強(qiáng)度，為了適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，需要進(jìn)行大規(guī)模的信息化管理模式及技術(shù)準(zhǔn)備。公民的真實(shí)憑證是通過檔案反映的，所以檔案管理不能有一點(diǎn)的疏忽差錯(cuò)，這也為人力資源的管理提供強(qiáng)大的先決條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就是將這種意識(shí)轉(zhuǎn)化為信息化，從而促進(jìn)生產(chǎn)力的進(jìn)一步發(fā)展。另外，在對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整理、收集等方面，計(jì)算機(jī)就顯示了它在檔案管理當(dāng)面的便利性，聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下可以輕松實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高信息處理的便利性。

2　計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的問題

2.1電子檔案保存

計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用檔案的存儲(chǔ)也出現(xiàn)了一定的問題。在存儲(chǔ)的過程中，電子檔案管理程序可以滿足文字處理存儲(chǔ)，對(duì)著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)化更新，文檔資料可以存放在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)盤中，在確保文檔安全性的同時(shí)也提高了文檔讀取和長(zhǎng)期保存的難度。

2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在日常生活中，做什么都要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，“無規(guī)矩不成方圓”。現(xiàn)在很多的部門檔案管理內(nèi)容不斷細(xì)化，在管理制度和管理方式方面都是大同小異，如果說管理標(biāo)準(zhǔn)不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一也是必然的。而且，很多單位之間或是部門之間的溝通也是比較缺少的，這樣也給實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一增加了難度。另外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位和部門檔案管理水平的差異增加了信息技術(shù)統(tǒng)一的難度，從而為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理增加了困難。

2.3檔案管理信息化程度不高

很多單位和部門都建立了信息化檔案管理模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，但很多的檔案館還是熱衷于傳統(tǒng)的手工管理模式，計(jì)算機(jī)就成了管理的輔助工具。檔案管理工作的工作仍然采用紙質(zhì)資料，沒有建立現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)下的信息化檔案管理，計(jì)算機(jī)信息化的優(yōu)勢(shì)就不能夠體現(xiàn)，計(jì)算機(jī)也成了擺設(shè)，并且阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展，影響了檔案管理工作的效率和管理質(zhì)量。

2.4檔案管理安全問題

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，雖然提高了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，但同時(shí)也增加了檔案信息安全問題管理的難度，安全性和可靠性問題成為人們所關(guān)注的。現(xiàn)在很多的網(wǎng)絡(luò)都受到黑客、計(jì)算機(jī)病毒、保密信息泄露等的威脅，使人們的信息不在安全。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的劇增，網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性也在倍增。網(wǎng)絡(luò)的不安全性和不穩(wěn)定性也給檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。

3　優(yōu)化計(jì)算機(jī)檔案管理工作可采取的幾點(diǎn)措施

3.1完善檔案管理制度

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理可以在較大程度上解決檔案管理中的漏洞，但是相應(yīng)的檔案管理制度還不夠完善。但要在做好計(jì)算機(jī)當(dāng)那管理工作仍然要完善相關(guān)的管理制度，充分分析計(jì)算機(jī)檔案管理工作不同環(huán)節(jié)的內(nèi)容，根據(jù)技術(shù)漏洞制定相關(guān)的解決措施，保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作的過程中，都要有章可循，有法可依，這樣才能保證計(jì)算機(jī)檔案的高效性和完整性。

3.2實(shí)現(xiàn)信息化檔案安全管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)在雖然為檔案管理提供了優(yōu)勢(shì)條件，但也帶了了檔案信息安全問題，檔案管理需要根據(jù)材料的內(nèi)容進(jìn)行保密安全分類。例如一級(jí)保密檔案應(yīng)禁止聯(lián)網(wǎng)，防止檔案共享造成信息泄露；耳機(jī)保密檔案應(yīng)使用局域網(wǎng)，三級(jí)保密檔案可以支持聯(lián)網(wǎng)查詢。同時(shí)應(yīng)針對(duì)信息化檔案管理制定相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束，提高對(duì)檔案管理工作人員的教育宣傳工作。

3.3提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，不僅要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，還應(yīng)具備信息化安全管理意識(shí)并了解科學(xué)的管理。現(xiàn)代化的管理水平，管理過程中的計(jì)算機(jī)信息庫(kù)體現(xiàn)，以實(shí)現(xiàn)改革和檔案管理。在實(shí)際工作中不斷完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并不斷學(xué)習(xí)更方便的文件管理程序的先進(jìn)的知識(shí)。

3.4文檔一體化管理

為了防止檔案管理中存在文檔分離問題，具體工作落實(shí)在單位的內(nèi)部文件整合，避免進(jìn)行重復(fù)的檔案管理工作，應(yīng)該針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，對(duì)文件檔案的管理內(nèi)容進(jìn)行總體規(guī)劃，徹底改變了文檔管理問題已被隔離，并逐步整合文件檔案管理工作。與此同時(shí)，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研究文檔處理軟件，利用現(xiàn)代化管理軟件實(shí)現(xiàn)文檔的綜合管理，積極面對(duì)以文檔管理的挑戰(zhàn)存檔載體的虛擬非傳統(tǒng)的形式。

綜上所述，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理是現(xiàn)代信息化檔案管理的需求，針對(duì)檔案管理過程中總會(huì)產(chǎn)生一些新的問題，這時(shí)就需要工作者認(rèn)真對(duì)待這些問題，并且及時(shí)的解除這些問題，這樣才能使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中得到良好的應(yīng)用。

［1］欒傳晟.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用［J］.黑龍江科技信息，2011（25）.

［2］姜燕.計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案管理工作改革中的必要性［J］.科技資訊，2011（14）.

［3］劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展［J］.青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010（03）.

10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.14.128