總包模式下福清核電項(xiàng)目建安竣工文件的管理

任 紅（福建福清核電有限公司，福建 福清 350318）

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總包模式下福清核電項(xiàng)目建安竣工文件的管理

任 紅
（福建福清核電有限公司，福建 福清 350318）

摘要：文章結(jié)合福清核電項(xiàng)目建安竣工文件管理的創(chuàng)新實(shí)踐，闡述了業(yè)主與工程公司成立“聯(lián)合文檔中心”進(jìn)行文檔管理的模式，提出了福清核電項(xiàng)目建安竣工文件管理的全程控制思路，保證了竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，實(shí)現(xiàn)了建安竣工文件與項(xiàng)目實(shí)體同步移交。

關(guān)鍵詞：核電項(xiàng)目；竣工文件；文件管理；同步移交

CLC number： TM623 Article character： A Article ID： 1674-1617（2016）01-0057-05

福清核電項(xiàng)目作為中核集團(tuán)實(shí)施EPC模式的第一個(gè)核電建設(shè)項(xiàng)目，規(guī)劃建設(shè)6臺(tái)百萬千瓦級(jí)壓水堆核電機(jī)組，單臺(tái)機(jī)組建設(shè)周期60個(gè)月。2008 年11月1號(hào)機(jī)組正式開工，每臺(tái)機(jī)組間隔10個(gè)月連續(xù)開工建設(shè)。核電項(xiàng)目具有多子項(xiàng)和多接口的特性，該項(xiàng)目按其功能可分為核島廠房、常規(guī)島廠房、BOP輔助設(shè)施等子項(xiàng)，涉及包括設(shè)計(jì)院、監(jiān)理公司和施工承包商在內(nèi)的8家單位，各單位相互之間的接口以及單位內(nèi)部各專業(yè)、各施工隊(duì)間的接口繁多。

因此，在福清核電工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，建安單位形成的項(xiàng)目文件具有數(shù)量龐大、種類繁多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，為了確保項(xiàng)目建安竣工文件內(nèi)容的真實(shí)性，歸檔的及時(shí)性和使用的有效性，福清核電在汲取核電同行經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，建立了業(yè)主與總包方的“聯(lián)合文檔中心”合署辦公管理模式，提出了福清核電項(xiàng)目建安竣工文件管理的全程控制思路，保證了竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，實(shí)現(xiàn)了建安竣工文件與項(xiàng)目實(shí)體同步移交。

1 建立“聯(lián)合文檔中心”管理模式，實(shí)施合署化辦公

福清核電項(xiàng)目由中核集團(tuán)所屬的中國核電工程有限公司總承包，是總包方承接的第一個(gè)核電總承包項(xiàng)目，工程公司是由設(shè)計(jì)院轉(zhuǎn)變過來的，在工程建造和項(xiàng)目文檔管理方面還處在經(jīng)驗(yàn)積累階段，在文檔全生命周期控制和管理方面還存在不少問題。為了確保福清核電項(xiàng)目文檔管理工作的有效實(shí)施，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)期文檔的全生命周期控制和一體化管理，提高工程項(xiàng)目檔案管理的水平，滿足國家項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在合同責(zé)任不轉(zhuǎn)移的前提下，建立了業(yè)主與總包方的“聯(lián)合文檔中心”（見圖1），業(yè)主信息文檔處派出有文檔管理經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)骨干和工程公司福清項(xiàng)目部進(jìn)行合署辦公。

在“聯(lián)合文檔中心”合署辦公模式下，業(yè)主人員全部融入總包項(xiàng)目中，在“聯(lián)合文檔中心”承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。“聯(lián)合文檔中心”建立了一套標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的文檔管理程序體系和崗位工作流程，是福清核電項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)的樞紐、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的中心，從組織機(jī)構(gòu)上理順了業(yè)主與施工承包商之間的業(yè)務(wù)接口，保證了信息的暢通，特別是把工作重點(diǎn)延伸到了建安承包商，使建安承包商在項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、歸檔過程中，嚴(yán)格按照法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和工程公司程序的要求執(zhí)行，避免了業(yè)主和工程公司對項(xiàng)目文件的重復(fù)審查，大大提高了工作效率。

圖1 聯(lián)合文檔中心結(jié)構(gòu)圖Fig.1 The structure of joint documentation centre

這一全新的文檔管理模式，有效地推動(dòng)了工程項(xiàng)目文檔管理工作，充分發(fā)揮了業(yè)主豐富的文檔管理經(jīng)驗(yàn)，極大地提升了工程公司的文檔管理水平，從而實(shí)現(xiàn)工程竣工后項(xiàng)目文檔向業(yè)主的無縫移交和向生產(chǎn)運(yùn)行的平滑過渡。管理模式運(yùn)行近6年來，得到了國家檔案局和核工業(yè)檔案館等相關(guān)部門的肯定，一些成熟做法開始在同類核電項(xiàng)目推廣、應(yīng)用。

2 將竣工文件管理納入建安承包商評(píng)價(jià)和考核體系，實(shí)施合同化管理

2.1 納入項(xiàng)目主合同條款

福清核電項(xiàng)目開工前，工程公司與建安承包商簽訂了“主廠房土建安裝施工合同”，在合同條款起草、合同談判與簽訂過程中，對項(xiàng)目文件的份數(shù)、介質(zhì)、編碼和格式有明確的要求，對通訊渠道號(hào)、建安竣工文件整理規(guī)范、竣工圖編制、電子文件管理等內(nèi)容提出了明確的要求。

2.2 納入項(xiàng)目合同支付會(huì)簽程序

在單項(xiàng)工程竣工后的合同支付申請中，增加了文檔會(huì)簽的職能，使文檔移交和單位工程移交同步進(jìn)行。根據(jù)承包商文檔整理和移交要求，經(jīng)承包單位整理、符合歸檔要求（完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)）的竣工文件，通過監(jiān)理單位、工程公司施工管理部門審查確認(rèn)，送“聯(lián)合文檔中心”審核。“聯(lián)合文檔中心”接收審查合格后簽字確認(rèn)，承包單位依據(jù)簽字確認(rèn)的“合同支付會(huì)簽單”辦理工程結(jié)算。合同支付文檔會(huì)簽流程見圖2。

圖2 合同支付文檔會(huì)簽流程圖Fig.2 Document counter-signature flow chart for contract payment

合同支付中文檔條款的引入，明確了各承包單位的權(quán)利和責(zé)任，為落實(shí)對核電工程項(xiàng)目文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求提供了保障，為竣工檔案順利提交奠定了基礎(chǔ)。

2.3 納入項(xiàng)目管理考核范圍

在總包模式下，依據(jù)福清核電項(xiàng)目綜合考核的相關(guān)內(nèi)容，“聯(lián)合文檔中心”將項(xiàng)目文件的形成和積累納入了工程管理各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，明確了各承包單位形成文件材料的歸檔范圍，并配有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施，規(guī)定了承包商文檔管理考核標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)布了《建安承包商考核管理程序》。文檔管理考核指標(biāo)占整個(gè)工程項(xiàng)目管理考核指標(biāo)的10%，文檔領(lǐng)域的考核指標(biāo)主要包括文檔組織機(jī)構(gòu)是否健全、文檔管理程序是否有效、領(lǐng)導(dǎo)是否重視、建安文件檢查時(shí)是否積極配合、建安竣工文件整改是否及時(shí)完善，建安竣工文件是否按竣工文件組卷計(jì)劃及時(shí)提交等。

聯(lián)合文檔中心每月組織施工管理部門和監(jiān)理單位對各參建單位形成的文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，同時(shí)定期對承包單位的文檔管理工作做出考核評(píng)價(jià)，每月召開月度協(xié)調(diào)會(huì)，解決各參建單位在文檔管理過程中遇到的問題。

3 將竣工文件管理工作納入質(zhì)量保證體系，實(shí)施程序化管理

3.1 核安全法規(guī)要求

《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF 003）文件控制和記錄中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求。核安全法規(guī)《核電廠質(zhì)量保證記錄制度》（HAD 003/04）規(guī)定：“每個(gè)核電廠必須按書面程序和指令建立和執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量保證記錄的編寫、標(biāo)識(shí)、收集、編索、貯存、保管及處理的制度。”并且這些管理要求覆蓋了核電業(yè)主、核電項(xiàng)目的總包商（工程公司）和專業(yè)分包商等單位及其文檔部門、職能部門以及全體工作人員對核電文件檔案的管理。

3.2 建立文檔程序管理體系

在福清核電工程開工之前，根據(jù)《福建福清核電廠質(zhì)量保證大綱》和國家標(biāo)準(zhǔn)，先后編制了18個(gè)業(yè)主文檔管理程序和18個(gè)總包方文檔管理程序，這些程序涵蓋了文檔管理各個(gè)方面的工作，它規(guī)定了文件的編制、提交、編碼、格式、分類等內(nèi)容，同時(shí)也規(guī)定了項(xiàng)目文件管理中的每項(xiàng)工作要求、責(zé)任和流程。這些程序在《福建福清核電1、2號(hào)機(jī)組工程總承包合同附錄F》中作為附件之一，在福清項(xiàng)目管理活動(dòng)中，發(fā)包人及所有承包商均應(yīng)遵守發(fā)包人發(fā)布的有關(guān)管理程序或規(guī)定執(zhí)行。

在總包方與建安承包商簽訂的合同中，明確了建安承包商的文檔職責(zé)及各方接口管理的內(nèi)容和要求，如在《建筑安裝工程交工文件組卷及審查管理》中明確規(guī)定了總包方、監(jiān)理公司和承包單位在項(xiàng)目文件的收集、積累、整理、歸檔過程中各方責(zé)任。在工程竣工驗(yàn)收前，承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件整理、匯總和組卷，并將整理的項(xiàng)目竣工文件提交監(jiān)理公司和總包方審核，按合同規(guī)定的時(shí)間、套數(shù)和載體要求將合格的項(xiàng)目竣工文件移交給聯(lián)合文檔中心。

通過以上若干行之有效的程序，檔案人員做到有章可循，有法可依，使項(xiàng)目竣工文件的形成過程有了制度上的保證。

3.3 內(nèi)外部質(zhì)保監(jiān)查

一方面“聯(lián)合文檔中心”參加總包方質(zhì)保部門組織的外部質(zhì)保監(jiān)查活動(dòng)，檢查監(jiān)督各承包單位的文檔管理能否執(zhí)行業(yè)主及總包方的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、程序，檢查監(jiān)督各承包單位文檔管理體系和人員配備、基本設(shè)施能否滿足總包方要求。另一方面，“聯(lián)合文檔中心”作為總包方內(nèi)部質(zhì)保監(jiān)查的對象，定期接受業(yè)主及質(zhì)保部門的內(nèi)部監(jiān)督檢查，以保證質(zhì)量保證體系的正常有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 將竣工文件管理工作納入工程項(xiàng)目管理中，實(shí)施文件與實(shí)體同步移交

4.1 細(xì)化竣工文件移交進(jìn)度計(jì)劃

在以往的核電工程項(xiàng)目管理中，不論管理者還是技術(shù)人員，在項(xiàng)目管理過程中往往看重工程項(xiàng)目的進(jìn)度，對于竣工文件的收集、整理、歸檔有所忽視。所以，福清核電項(xiàng)目開始初期就提出了竣工文件管理是工程項(xiàng)目管理的一部分，編制了《建安竣工文件計(jì)劃管理》程序，規(guī)定了承包單位、監(jiān)理公司、工程公司施工管理部門及文檔部門各方所承擔(dān)的職責(zé)。每年年底“聯(lián)合文檔中心”根據(jù)現(xiàn)場實(shí)體施工的進(jìn)度計(jì)劃，編制次年的建安竣工文件移交進(jìn)度計(jì)劃，要求各承包單位依據(jù)發(fā)布的竣工文件移交進(jìn)度計(jì)劃，在本合同范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目來細(xì)化本單位形成的建安竣工文件移交計(jì)劃并嚴(yán)格執(zhí)行。

4.2 嚴(yán)把單位工程竣工驗(yàn)收關(guān)

福清核電項(xiàng)目單位工程完工后，總包方組織相關(guān)部門進(jìn)行單位工程竣工驗(yàn)收，在驗(yàn)收前，工程公司組織承包單位負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員和有關(guān)檔案人員， 按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和相關(guān)管理程序的要求， 對各承包單位編制的竣工圖、文字材料進(jìn)行了全面檢查， 著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況、竣工圖及文字材料是否完整和準(zhǔn)確、簽署是否完備、排列是否合理等。發(fā)現(xiàn)不符合要求的及時(shí)整改， 并要求在正式驗(yàn)收前關(guān)閉。自開工以來，已移交了100多個(gè)子項(xiàng)和200多個(gè)系統(tǒng)的建安竣工文件，保證了竣工文件與實(shí)體進(jìn)度同步移交。

4.3 實(shí)施項(xiàng)目檔案分階段專項(xiàng)評(píng)估

根據(jù)核電項(xiàng)目建設(shè)周期長的特點(diǎn)，福清核電文檔管理在吸取國內(nèi)核電項(xiàng)目檔案驗(yàn)收普遍存在的困難和問題的基礎(chǔ)上，確立了項(xiàng)目檔案分階段驗(yàn)收的管理模式，即在項(xiàng)目土建工程開始時(shí)，完成對項(xiàng)目前期文檔的驗(yàn)收工作；在項(xiàng)目安裝工程開始時(shí)，完成對項(xiàng)目土建工程文檔的驗(yàn)收工作；在項(xiàng)目調(diào)試開始時(shí)，完成對項(xiàng)目安裝工程文檔的驗(yàn)收工作；在機(jī)組發(fā)電時(shí)，完成對機(jī)組調(diào)試文檔的驗(yàn)收工作；在機(jī)組投入商業(yè)運(yùn)行后，啟動(dòng)迎接項(xiàng)目檔案國家驗(yàn)收的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

目前，福清核電項(xiàng)目已經(jīng)完成了項(xiàng)目前期階段和土建階段的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。在土建階段項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收小組根據(jù)國家檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對福清核電項(xiàng)目的文檔管理體系、組織機(jī)構(gòu)、案卷質(zhì)量、信息化建設(shè)及保管條件等進(jìn)行了全方位的審查，形成了評(píng)估報(bào)告并提出了5個(gè)強(qiáng)項(xiàng)和4個(gè)待改進(jìn)項(xiàng)。專家一致認(rèn)為福清核電1、2號(hào)機(jī)組土建文檔齊全、整理規(guī)范、分類合理，符合國家檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收結(jié)果將作為項(xiàng)目檔案國家驗(yàn)收的依據(jù)。

這種管理手段，有效地避免了因核電建設(shè)周期長而造成項(xiàng)目檔案國家驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題因間隔時(shí)間長而無法整改的現(xiàn)象，保證了項(xiàng)目文檔的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

5 結(jié)束語

綜上所述，竣工文件管理是核電工程總承包項(xiàng)目管理工作的一個(gè)重要組成部分，是提升工程項(xiàng)目管理水平的重要環(huán)節(jié)。鑒于福清核電項(xiàng)目總承包模式的特點(diǎn)，文檔管理采取了“聯(lián)合文檔中心”的管控模式，并實(shí)施了建安竣工文件管理和工程項(xiàng)目管理同步進(jìn)行。只有這樣，業(yè)主和總包方對分包商的聯(lián)合管控，對工程建設(shè)各階段、各單位工程的文檔質(zhì)量管理，才能共同做好文檔的質(zhì)量控制工作，形成各階段合格、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的建安竣工文件，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的最終驗(yàn)收，為核電廠的調(diào)試、檢修、維修和技術(shù)革新提供文件保障，為核電廠的安全運(yùn)行提供服務(wù)。

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Management and Practice of Construction and Installation Acceptance Documents in Fuqing Nuclear Power Project under EPC Mode

REN Hong
（Fujian Fuqing Nuclear Power Co.， Ltd.， Fuqing of Fujian Prov. 350318， China）

Abstract：The paper， combining with innovative practice in construction and installation acceptance document management of Fuqing nuclear power project， describes a document management model of joint documentation centre constructed by the owner and the engineering company， presents a whole process control ideas in construction and installation acceptance document management of Fuqing nuclear power project， ensures the completeness， accuracy and systematicness of the document， and achieves synchronous delivery of the acceptance document and project itself.

Key words：nuclear power project； acceptance document； document management； synchronous delivery

中圖分類號(hào)：TM623

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674-1617（2016）01-0057-05

收稿日期：2015-11-20

作者簡介：任 紅（1964— ），女，山東人，副研究館員，從事核電工程項(xiàng)目文檔管理和核電廠工程文件控制管理工作。