綜合信息查詢系統的建設與應用

周乾

摘 要：介紹了綜合信息查詢系統的組成架構和建設情況，對該系統在日常生產工作中為企業和員工間信息交流和知識管理起到的積極作用進行分析，從經濟適用性和普遍推廣性等方面對該系統的應用前景進行探究。

關鍵詞：信息查詢系統；信息交流；知識管理

隨著信息技術的不斷快速發展，現代企業在自身管理中也引入了很多電子信息系統，從管理到生產都可以看到各類信息系統的身影。

以前，公司管理層的通知公告、生產指令等生產相關或員工關心的信息基本上是以口頭或印發的形式由人工傳達、宣貫。不利于信息的及時傳達，也不利于保存和查詢。員工被動的接受信息，而不是主動查詢信息，且信息為二手傳遞，可能存在不準確的情況。員工有需要向公司反應的意見和建議，也只能通過各級辦事員逐級上報，效率低，浪費時間。因此，迫切需要在公司與員工間架起一條溝通的橋梁，提高信息傳達效率和準確性，使員工能夠充分共享公司各方面的信息，避免因人工傳達造成的不及時，不準確等問題，也使公司能夠及時了解員工各方面的需求和建議，從而提升管理水平，提高員工對企業的滿意度和忠誠度。

紙質資料由于沒有統一的系統進行管理，存在更新速度慢，不準確等問題，且紙質資料檢索不方便，在緊急情況下，可能由于沒能及時從資料中查找到相關信息導致操作延誤。因此公司需要建立統一的電子資料管理系統，使紙質資料電子化，便于查找、更新和維護，使員工在發生緊急情況時能第一時間查找到對應的解決方法，幫助操作員及時解決問題，防范可能發生的事故，降低風險，保障平穩運行。資料統一上傳、管理，便于查詢和修改，使員工可以利用工作空閑時間隨時學習，有效減輕培訓人員工作量，提高培訓效果。因此，建設一套綜合信息查詢系統，對加快企業的信息化建設進程，有著積極的推進作用。

一、系統架構設計

根據系統的建設需求，綜合信息查詢系統的架構設計為分布式，該系統的各個終端通過局域網和機房的主服務器相連。對于重要的數據，在服務器和終端機上都保存備份。系統終端配置好網絡參數即可接入，無數量限制。管理員和信息維護員無需在終端機上進行維護，在個人電腦上即可完成信息的上傳與發布。對于終端機和服務器所存儲文件不一致的情況，可以由信息維護員選擇下發的方式進行更新。

二、軟件功能設計

根據實際需求的分析，系統軟件應包括用戶、權限、組織機構管理、規章制度及操作規程、通知公告維護及查詢等功能。系統管理員負責系統中其他用戶（信息維護員）的添加、刪除、信息修改、分配權限和組織機構信息維護。信息維護員根據所屬組織機構和權限劃分進行功能模塊的管理。權限包括通知公告上傳、修改和刪除，制度及操作規程文件上傳、修改和刪除等，系統可通過增加資源模塊的形式增加權限，每新增一個資源模塊，系統自動新增對應的權限。系統管理員可根據實際情況進行組織機構的添加、刪除和修改。系統管理員也可以根據實際組織機構的變化，對新增單位和調整單位的信息維護員進行權限調整。

后臺發布的信息（通知公告、規章制度等），針對不同屏幕的查詢終端機，只下發一次便能正常顯示。每個資源模塊（通知公告、規章制度、視頻、音頻等）的信息下發支持推送和查詢兩種模式（可由系統管理員在系統中進行配置），推送模式為當有新的信息錄入系統時，系統自動將該信息傳送到指定的查詢終端機上；查詢模式為當有新的信息錄入系統時，只在服務器上保存，當需要在終端機上查詢時，通過超文本文件傳輸（Http）協議以網頁的形式瀏覽。兩種方式可由管理員進行切換。

與現有信息系統的兼容整合也是綜合信息查詢系統的一個重要功能組成部分。已運行的信息系統多數基于B/S架構開發，因此該平臺瀏覽器具備多版本兼容能力，可以較好的顯示基于多版本瀏覽器開發的信息系統。在員工輸入的界面上，該系統采用紅外屏配合高分辨率多點輸入法，優化了用戶的使用體驗。通過較強的兼容性和易用性，使得與其它在用中的信息系統可以友好的整合，方便了員工的使用。

三、效果評價

從項目運行接近兩年的周期來看，各單位已根據自身需求，發布了規章制度、操作規程、培訓資料等信息近5000項，員工使用遍布公司50余處的系統終端機查詢信息近80萬次。系統投用后，還可有效節省打印材料紙張、硒鼓和材料出版的費用。

通過綜合查詢系統項目的實施，一是便于生產一線員工及時查詢資料，解決生產中遇到的問題。二是便于通知公告、指令等信息的下達，提高工作效率。三是實現了規章制度、考核的電子化管理和查詢，為嚴格管理提供了有力依據。四是實現了培訓資料的集中管理，節省了查閱和更新的時間。五是實現了多個在用信息系統的整合，方便了員工對信息的及時查詢了解。

綜合信息查詢系統硬件設備易于部署和維護，軟件中的組織機構、用戶權限等功能可靈活設置，能夠適用于絕大多數同類組織結構的大型企業，只需在系統中做簡要配置，便可實現重用，推廣成本較低，具備在同類企業中的推廣價值。

通過綜合查詢系統項目的實施，節省了紙張，降低了生產紙張所造成的污染。員工通過綜合查詢系統學習，提升了操作水平和技術水平，降低了發生生產問題的可能性以及帶來的風險和不安全因素，提升了企業的綜合創效能力。

（作者單位：大慶煉化公司信息中心）