“互聯網+”時代學術期刊采編管理探析

解夢超

“互聯網+”時代學術期刊采編管理探析

解夢超

隨著信息技術和網絡技術的高速發展，采編管理與互聯網相融合已經成為大勢所趨。從采編管理的角度，分析互聯網+采編是學術期刊發展的必然趨勢，舉例說明互聯網+采編的實施途徑，并提出運用互聯技術提升刊社采編管理水平和工作效率應注意的問題及進一步優化完善措施。

互聯網+；網絡技術；學術期刊；融合發展

[作 者]解夢超，碩士，《國際商務財會》雜志社社長。

2015年3月5日十二屆全國人大三次會議上,李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃。在高速發展的信息化大潮中,網絡信息的不斷豐富和自媒體的快速發展,給期刊產業的發展帶來了前所未有的沖擊和壓力。為了應對挑戰,多數大眾科普類期刊已經率先“觸網”,學術期刊也應借助“互聯網+”這一科技創新契機,以科技手段努力完善內部管理,提高工作效率,驅動學術期刊不斷發展。

一、互聯網+采編是學術期刊發展的趨勢

（一）滿足刊社信息化發展的需要

新媒體時代的到來,加速了理論前沿信息的推送速度。學術期刊只有注重網絡與出版的融合,繼續發揮專業性、權威性、前瞻性等優勢,才能繼續活躍在讀者視野中。但我國多數學術期刊規模偏小、信息化水平有限,為了能夠與傳播效率更高的網絡媒體抗衡,必須選擇一種質優價廉的開發技術來適應刊社信息化管理的需要。目前我國期刊雜志社信息化管理往往通過ASP.NET、php、jsp、J2EE等互聯網技術加以實現。通過以上互聯網技術搭建的在線采編平臺具備接口兼容性強、利于更新升級等優勢,可以充分滿足刊社后續發展需求。如利用“互聯網+”實現海外專家多語言審稿功能,通過運用互聯網技術編寫“多語言包”嵌入在線采編平臺,外審專家可以自定義系統所顯示語言是簡體中文還是其他語種,實現多語種專家同一平臺操作。

（二）縮短期刊編審環節處理周期，縮短出版時滯

學術期刊發表學術論文時效性能夠反映出該刊的學術價值、影響力和辦刊質量。我國學術期刊普遍存在編輯部規模小、手工流轉稿件、出版周期長等問題。尤其是專業學科期刊,多數仍然采用傳統的電子郵箱收稿模式,加之層層把關的復雜審稿編輯流程,使得刊登出的理論研究成果與成果實際取得時間至少相差50天以上。這就造成了大量最新學術理論成果不能及時發表,學術傳播效率不盡如人意。利用互聯網技術,根據刊社需求搭建在線采編管理系統,優化、再造編審環節,從而縮短稿件流轉周期,提高了發表時效性,讓優質論文及時與讀者見面,提高了論文傳播效率,有助于提高影響因子。

（三）提高數據準確性，節約人力成本

稿件質量是期刊的生命線,組稿、采編、審稿是保證期刊質量的重要環節。傳統稿件采集方式多為編務人員手工收稿,容易產生遺漏和差錯,不利于日常管理。利用互聯網在線采編管理,可以自動、高效地處理各采編環節,擺脫手工收稿的時間、空間局限,利用自動化流程代替編務人員完成收稿、學術不端檢測、稿件登記工作,解放人力,降低人力資源成本。

（四）實現無紙化辦公，便于數據分析

互聯網將徹底改變傳統期刊辦公模式。主編、編輯、外審專家都可以通過在線采編平臺或系統,審閱、修改、簽批稿件。主編可以通過系統控制審稿周期,縮短審稿時滯。作者通過登錄系統可以隨時查詢稿件流轉狀態,再也不用通過電話、郵件追問稿件是否通過,疏通了溝通渠道。刊社管理者通過系統實現對外、對內統計:對外統計作者投稿量、用稿量,以及高影響力作者規模等;對內統計編輯、外審專家工作量,為合理應用績效激勵機制提供數據參考。

二、學術期刊實施互聯網+采編的途徑探析

筆者對《國際商務財會》雜志社在使用在線采編平臺中的實踐經驗進行總結,梳理出學術期刊應用在線采編功能時應注意和加強的關鍵環節。

（一）認真梳理完善采編流程

若要使在線采編功能適應學術期刊采編管理需求,應根據工作實際理順采編業務流程。為了能夠更加充分利用網絡技術,必要時可進行流程再造,調整審稿層次與順序,預演全媒體發布功能等。梳理采編流程時,應特別注意雜志社編審資源的配置,保證各環節參與人員工作量均衡,從而避免環節之間的等待。

（二）合理設置業務模塊

圖1：采編業務流程及模塊示意圖

有了合理設計的采編流程,即可以該審稿流程為藍本,設置各項業務模塊。各模塊間呈現交叉統一格局,保證各環節運行順暢。《國際商務財會》雜志社簡要采編業務流程及設計模塊如圖1所示。

(1)作者投稿是學術期刊采編管理的初始環節,沒有稿源則無法進入其他出版環節。在線投稿面向的對象為作者,實現以下功能:在線填寫、修改個人信息和稿件信息;顯示并要求作者簽署《版權協議》;作者能夠查詢所投稿件流轉狀態。作者投稿模塊的設計強調可操作性、方便快捷。由于作者年齡層次跨度大,其中不乏中老年作者,因此模塊功能設計不能過于復雜,在保證雜志社所需的作者基本信息和稿件基本信息能夠錄入存儲的情況下,盡量簡化操作流程。且通過平臺設置向登錄作者顯示稿件處理狀態,方便作者查詢。《版權協議》環節設計為必填項,從而避免未來版權糾紛。作者投稿后,稿件自動進行學術不端檢測,重復率達到20%以上,稿件狀態直接標記為退稿。在對作者投稿的環節信息管理過程中,要注重信息數據的分析利用,即通過數據表象發掘潛在核心作者群,以研究領域為依據做歸類管理,從而做到一次數據收集,多次利用,為今后刊社有方向性地約稿、組稿提供便利。

(2)專家審稿是保證學術期刊出版質量的重要工作環節,其面向的對象是外審專家,該模塊實現以下功能:外審專家填寫、修改本人信息;查閱稿件,并對稿件進行審稿,在線選擇是否用稿,在線填寫審稿意見。在線采編系統的優勢在于信息傳遞的有效性和及時性。需要退回修改的稿件,整理歸納專家審稿意見,分別傳遞給編輯和作者,利用“作者登錄顯示+發送郵件”雙重方式,向作者提示修改意見和截稿時間。因審稿分散于全國各地,甚至在港臺地區,不可能逐一地對如何審稿提供指導和培訓,因此專家評審環節要重點強調系統操作的便利化、可視化、快捷化。

(3)編輯審稿環節面向的對象是刊社內部編輯,實現以下功能:編輯查閱稿件正文和相關信息;能夠利用WORD接口對稿件進行在線編輯,并能填寫編輯意見,選擇是否用稿;編輯對作者信息進查詢、管理和維護。該模塊特別預留了CNKI、萬方、維普等國內知名學術期刊數據庫接口,方便編輯檢索相關學術研究成果,從而對投稿內容進行評估考量。

(4)終審稿件模塊面向的對象是擁有終審權限的雜志社管理者。除一般性編輯功能外,還應體現刊社管理職能,如工作任務統籌、編輯質量管理、出版時效管理等,因此該模塊設計了欄目設置、安排刊期、外審專家管理、統計文章數量、各人工作量等功能。主編需要總攬全局、統籌協調,其角色需要能夠查看所有稿件。在日常工作中,筆者發現在退稿庫中不乏立意新穎之作,因種種原因造成退稿,如果按照刊社編輯意圖進行修改,也能煥發光彩。故該模塊設置了主編可以查看包括退稿、退改稿、用稿在內的所有稿件這一功能。

（三）安全保障系統運行，長遠考慮系統架構

從安全性角度考慮,可采用雙服務器系統,存儲介質采用高性能磁盤陣列,以保證系統運行的安全和高效。為了提高存取速度,縮短數據訪問時間,數據訪問采用高速光纖交換機。在雙服務器中,指定一臺備份服務器,專門進行系統核心數據的定期自動備份。備份時間周期可由期刊社自行決定設定,以保證在系統數據丟失、損毀情況下及時恢復數據,減少損失。

從應用性角度來看,依據系統運行的不同要求,將兩臺服務器劃分為采集服務器和數據服務器。由于在線投稿和專家審稿功能直接面對的是外界用戶,要求訪問速度快,就可以選擇使用采集服務器,從而保證存取的快速反應。數據服務器則是針對稿件和用戶信息的存儲和管理,要求具備一定備份能力,需要較大的存儲容量。

三、對學術期刊互聯網+采編管理的建議

（一）統籌集群發展，實現各刊橫向融合

當前,很多刊社領導都意識到紙媒網絡化、數據化變革的重要性,紛紛上馬信息平臺,但因人力資源、技術資源限制,基本上呈現“小而散”的現狀,各自為政現象普遍,延緩了學術期刊網絡化發展的進程。為了避免出現系統平臺重復建設以及實現更豐富信息資源的整合,建議建立統一的信息化采編平臺,平臺下按學術研究領域分類,各刊社按照各自工作實際設置業務模塊。統一采編平臺可由專業服務商進行經營管理,以解決大型刊社的信息化應用占用較多精力,中小型刊社信息化力量不足等困擾,同時推動學術期刊統籌集群發展,實現信息橫向整合。

（二）針對不同用戶，體現多元友好性

由于刊社采編業務既面對內部編輯人員,又面對國內外作者、外審專家,為了便于海外專家使用系統,應努力創造良好的國際化環境,可采用I18N思路,利用UTF-8編碼方法,實現多語種兼容,開發“多語言包”嵌入系統。

為了避免系統使用者出現信息迷航,在各功能內部應體現一種有序的關聯,當前步驟操作結尾時,系統能夠提示下一出版環節業務,給予使用者一定的指引,同時也能使編輯部內部進行工作有效銜接,令采編出版環節更加流暢。設計“催稿提示”功能,敦促作者及時修改反饋稿件,提示外審專家、編輯及時審改稿件,從而縮短稿件發表時間。

（三）滿足學術期不斷發展的需要，提升可擴展性

我國學術期刊正處于發展階段,隨著社會環境和科研環境的變化,學術期刊也面臨著不斷轉型升級。為了適應學術期刊業務的變化,開發者應重視模塊化設計、支持平滑升級、任意組合等特點,擴展功能,適應刊社業務需求變化。一般學術期刊采編的基本模塊包括用戶模塊、投稿模塊和審稿模塊,根據業務需要還可擴展到電子刊在線出版、紙刊發行管理、數據挖掘分析、編讀交流、學術信息發布等模塊。

以在線出版為例,可以在審稿模塊中預留在線出版程序接口,當主編終審刊發環節后,系統直接跳轉到“在線出版”模塊,完成相應功能,實現論文即時在線發布。另以期刊內部管理的重要手段數據分析為例,除可進行一般性的稿件量、工作量統計外,還可以設計接口與外部專業出版資源數據庫(CNKI、萬方等)的數據搜索功能相連,以便于編輯人員掌握作者刊發論文的被引頻次、下載次數、基金項目等情況。

（四）確保信息賬戶安全，提高系統可靠性

在利用互聯網技術時,特別需要注重系統、數據的安全。學術期刊作者、編委專家群體往往是某一領域的領軍人物,要保證其個人信息、文獻信息不泄露,建議安全措施從以下三個方面著手:一是軟件的安全保障措施。設計安裝有安全保護功能的子程序,或者設計安裝存取控制子程序,充分運用操作系統和數據庫管理系統提供的安全設置方式,加強系統用戶和管理人員的權限管理,這其中包括對用戶身份的識別和控制用戶的存取數據的權限。二是數據的安全保障措施:識別與驗證訪問系統的用戶,科學發配用戶訪問權限,數據加密等。三是通信網絡的安全保障措施:采用安全傳輸層協議、安全超文本傳輸協議、防火墻技術,從而保證數據和信息傳遞的安全性。

四、結語

互聯網時代的到來為學術期刊管理提出新要求,學術期刊應借助出版行業信息化、網絡化發展的契機,選擇適合的互聯網技術強化自身采編管理,全流程實現“互聯網+采編”的管理模式,從而達到突出刊物選題特點、聚攏知名專家審稿團隊、招募核心作者群體的目的,從而為提升期刊出版質量奠定堅實基礎。另外,學術期刊也應清醒地認識到,“互聯網+采編”的管理過程中也不可能一成不變,應隨時根據專家、作者、刊社的需求進行不斷完善和升級。相信隨著“互聯網+采編”的廣泛應用,學術期刊將獲得更加廣闊的發展空間。

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