Excel基本操作技巧研究

楊俏煒

隨著計算機技術的普及，Excel電子表格幾乎成為人們在日常、辦公時都需要用到的軟件，甚至成為人們參加工作必備的一項技能。本人從事計算機基礎教學多年，由于我們的學生大部分基礎知識比較薄弱，接受能力不強，學習態度也有所欠缺，他們在學習Excel過程中覺得有一定的困難，因此本文將著重介紹一些Excel基本操作的簡單方法，以此來降低學生學習和應用的難度，讓Excel更加簡單，成為人人必會的工具軟件。

【關鍵詞】Excel 基本操作 靈活運用

我們學校是一所職業技術學校，注重培養學生的職業技能和實踐能力，每一個學生都要進行計算機基礎課程的學習，要參加國家級考試并取得相應的資格證書。在長期的教學過程中發現，學生在學習Excel這一辦公軟件時，不能很好地牢固掌握并靈活運用，為了進一步提高學生的計算機操作應用能力，我們針對學生的薄弱環節，進行以下闡述，希望能夠對我們的學生有所啟發和幫助。

1 數據輸入篇

1.1 單元格中多行文本的輸入

Excel 中默認狀態下單元格中輸入的文本和數字是單行的， 若文本超過列寬后會占用后一單元格顯示， 后一單元格若有內容就不顯示，這時如果按回車則跳到下一單元格，那么如何在同一單元格中輸入多行文本呢，一般用兩種方法，一是右擊單元格，打開“設置單元格格式”對話框，選“對齊”標簽，選中“自動換行”復選框。二是在單元格中輸入時，在需要換行時按“Alt+Enter”鍵。

1.2 文本數字的輸入

在Excel單元格中輸入身份證號碼時，我們發現它會以科學計數法來表示，這不能符合我們的要求。所以如果想將數字作為文本輸入， 除了將單元格設置為“ 文本” 以外， 最快捷的方法就是在輸入數字前加一個英文狀態下的單引號， 數字即會在單元格中作為文本靠左存放。

1.3 分數的輸入

當我們在Excel的兩個單元格中輸入分數“1/2”或“5/32”時，它們分別會在單元格的右側顯示“1月2日”、在單元格的左側顯示“5/32”，分別作為日期和文本來處理了，所以如果要在單元格中輸入分數，正確的應是先輸入零和空格，然后再輸入分數。

1.4 自動填充單元格數據序列

比較簡便的方法，一般來說可以有兩種方法，一種是利用填充柄填充相同的數據或有規律的數據，方法就是只要選定一個單元格或單元格區域，光標移動到右下角，出現“+”形狀填充柄時，拖動它就能自動填充相應的序列。另一種是利用快捷菜單，先選定一個單元格輸入序列起始值，用鼠標右鍵拖動填充柄，再松開時彈出快捷菜單，可根據我們的要求選擇填充的內容。

2 圖表篇

通俗地講，用圖形來表示Excel工作表中的數據就形成了圖表。建立圖表關鍵是四個步驟：數據源的選擇、圖表類型的確定、圖表選項、圖表位置的設定。一個圖表主要由圖表標題、坐標軸與坐標軸標題、圖例、繪圖區、數據系列、網格線、背景墻與基底等部分組成。圖表創建完成后，一般可以采取兩種方法對圖表的“圖表類型”、“圖表源數據”、“圖表選項”、“圖表位置”以及圖表的各個對象進行修改和修飾，一是利用“圖表工具”選項卡下的“設計”、“布局”、“格式”選項卡的命令，二是選中圖表或對象后單擊鼠標右鍵，利用彈出的快捷菜單進行修改和修飾。

3 公式函數篇

3.1 復制公式

在Excel的操作過程中，經常要完成相鄰單元格公式的復制工作，方法是選定含有公式的被復制公式的單元格，拖動單元格的自動填充柄，即可完成公式的復制。在這里，單元格地址的正確使用十分關鍵，Excel中單元格的地址分為相對地址、絕對地址、混合地址三種。絕對地址的表示只要在單元格名稱的每個字符前面加一個“$”符號，例如A1是相對地址，$A$1是絕對地址，$A1是混合地址，絕對地址表示在單元格中當含有該地址的公式無論被復制到哪個單元格，公式永遠是照搬原來單元格的內容。

3.2 常用函數

Excel提供了強大的函數功能，在教學過程中常用的有求和（SUN）、平均值（AVERAGE）、最大值（MAX）、最小值（MIN）、計數（COUNT）、條件（IF）、條件計數（COUNTIF）、排名（RANK）等函數。要正確使用這些函數，首先要理解各個函數的意義和作用，其次是參數的設置，每一個不同的函數有不同的參數，我們在“插入函數”，打開“函數參數”對話框后，特別要研究每個參數的說明，從而進行正確設置。學生們只有學會了使用函數的方法，才能舉一反三，靈活運用。要注意的是，在函數的參數設置中也會用到三種地址的正確使用問題。如果輸入的公式或函數有錯誤的話，Excel會返回一些以“#”號開頭的錯誤信息，根據這些錯誤信息可以知道錯誤值出現的原因，以便及時改正錯誤。

4 數據處理篇

利用Excel“數據”選項卡下的命令，可以對工作表進行排序、篩選、分類匯總、數據合并、建立數據透視表等操作。

4.1 數據排序

數據排序是按照一定的規則對數據進行重新排列，一是利用“數據”選項卡下的升序和降序按鈕，但這種方法只能進行一個關鍵字的排序；二是利用“數據”選項卡下“排序”命令，這種方法可以給出主要關鍵字、次要關鍵字，或根據需要添加和選取，也可以利用“排序”對話框內“次序”下拉列表中的“自定義序列”選項所彈出的對話框，不按字母或數值等常規排序，而是根據需求自行設置。

4.2 數據篩選

數據篩選是在工作表的數據清單中快速查找具有特定條件的記錄?？梢赃M行自動篩選和高級篩選。它們都能夠進行多字段的條件篩選，使用高級篩選必須先建立一個條件區域，它的第一行是把數據清單中的字段名復制過來，其他行輸入篩選條件，“與”關系的條件必須在同一行，“或”關系的條件不能出現在同一行，條件區域與數據清單區域空一行。

4.3 分類匯總

分類匯總是對數據清單的內容進行分類，然后統計同類記錄的相關信息。一定要注意的是：在進行分類匯總前必須根據分類匯總的數據類對數據清單進行排序，然后根據要求在“分類匯總”對話框中進行設置，匯總后的數據暫時不需要的可以隱藏。

4.4 數據合并

數據合并可以把來自不同源數據區域的數據進行匯總，并進行合并計算。它是利用“數據”選項卡下“數據工具”命令組的“合并計算”命令，在“合并計算”對話框中進行設置。

4.5 數據透視表

數據透視表從工作表的數據清單中提取信息，它可以對數據清單進行重新布局和分類匯總，并立即計算出結果。利用“插入”選項卡下“表格”命令組的命令可以完成數據透視表的建立。

5 小結

本文所闡述的絕大部分還是屬于Excel基本操作，主要還是針對中職技校的學生而言，因為他們基礎較差，只是淺談。我希望通過這篇文章讓計算機基礎差的同學可以直觀的看懂、學會使用Excel基本的功能。

參考文獻

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[3]歐陽紅東.數據處理中Excel的應用分析[J].多媒體技術及其應用，2014（09）.

作者單位

無錫工業高級技工學校 江蘇省無錫市 214106