新形勢下加強醫院會計檔案管理的思考

摘要：醫院會計檔案管理是財務管理工作的重要組成部分。本文分析目前醫院會計檔案管理的現狀及存在的問題，建議從源頭上把好檔案的質量，加強日常保管，提高檔案利用效率，改善檔案管理方法，從而切實做好檔案管理工作。

關鍵詞：會計檔案；管理；醫院

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-000-02

Abstract： Accounting records management is an important part of financial management in Hospital. This paper analyzes the current situation and problems of hospital accounting records management， advising good quality from the source file， strengthening routine custody， utilizing file efficiency and improving file management methods.

Key words： Accounting Files； Management； Hospital

醫院會計檔案是在財務活動中形成的各種資料和文件。它是全面記錄了醫院各項經濟業務活動的史料證據，既是財務管理的組成部分，也是相關醫院管理研究、考核、評價的依據[1]。但在醫院的實際工作中，會計檔案沒有發揮應有的作用，管理重視程度不夠，管理現狀不容樂觀。2015年12月11日國家財政部和檔案局公布了修訂后的《會計檔案管理辦法》（簡稱《新辦法》，下同），標志著會計檔案的管理進入了新的歷史階段，值得我們認真學習、仔細研究。本文就目前醫院會計檔案管理存在的問題嘗試做些探討，并結合《新辦法》要求和工作實踐提出改進建議。

一、加強醫院會計檔案管理的重要性

會計檔案作為醫院經濟活動的信息載體，最重要的功能就是反映和監督。這里的反映和監督功能一方面是按照國家財經制度及相關法律法規要求，對財務管理、會計核算活動中形成的資料進行歸類整理保管，使得會計檔案具有法律依據功能，另一方面是醫院加強自身內部管理的需要，積累發展歷程中的重要數據，為當前和未來管理決策提供參考和支持。真實、完整的會計檔案對醫院的經營管理具有重要的支持、保證和促進作用，加強會計檔案管理對提高醫院管理水平有重要意義。

二、醫院會計檔案管理的現狀問題

《新辦法》對會計檔案定義中特別指出“各種形式的會計資料”，包括電子會計檔案。顯然會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類及其他類都屬于其范疇，其涵蓋收集、整理、保管和銷毀過程。其中行政事業會計檔案定期保管年限分為10年和30年，較之前有很大區別。

近年來醫院隨著業務工作量的增長和經濟活動的增加，以及新的結算形式給會計檔案帶來的沖擊，使得會計檔案的數量增長過快。例：某大型三級甲等綜合醫院，單月全部原始記賬憑證為194冊，組成結構為：門診收入原始憑證101冊，占全月總量的52.06%；住院收入原始憑證43冊，占全月總量的22.16%；全院報銷支出原始憑證50冊，占全月總量的25.78%，其中：總務、科研、教學等支出原始憑證44冊，占全月總量的22.68%；藥品報銷支出原始憑證6冊，占全月總量的3.1%，以上原始憑證中未含原始POS機小票約1.26萬張，此部分檔案單獨存檔。通過對上述檔案連續三年數據的測算，每年均以10%的速度進行增長。會計檔案涵蓋了所有與財務相關的信息，收集、整理、歸檔、儲存、查閱工作都比較繁雜，往往是周期長、流程多、專業性強，有的資料還涉及核心敏感信息，其管理工作需要專業的知識、規范的制度和敬業的精神。筆者工作實踐中覺得目前檔案管理還存在以下幾方面的問題。

1.未設置獨立的檔案部門及未對檔案進行分類管理

《新辦法》規定會計檔案在會計年度結束后可暫由會計機構保管一年，最長不超過三年，期滿之后原則上移交本單位檔案部門統一保管。實際工作中大多數醫院均未設置專門檔案機構，使得會計檔案的保管和銷毀工作缺乏統一指導、監督[2]。財務部門不僅要為日益增加的會計檔案尋求保存空間并負責妥善保管，還要承擔接待各部門甚至外界查閱會計檔案的服務工作。由于未對會計檔案進行科學合理的分類管理，導致查詢效率低，工作量大等問題的產生。

2.未將電子財務檔案完全納入管理范圍

《新辦法》規定內部形成和外部接受且符合相關要求的會計資料可作為電子會計檔案保存。這是從制度上彌補了電子檔案歸檔、保存的空白，可以說是檔案管理里程碑式的進步。很長時間來財務活動中形成的電子資料打印成紙質存檔，不僅耗用了審核崗位大量時間精力和實物資源（紙張和墨粉），同時也占用了大量檔案空間；同時會計專業軟件系統的安裝光盤、磁盤、用戶名稱密碼、用戶服務卡及使用手冊等資料也散落在各崗位手中，沒有做到統一歸檔入庫，不利于維護和查詢工作[3]。

3.未充分利用開發檔案的內涵價值

會計檔案涵蓋醫院各項經濟業務活動的財務信息，專業性很強，這就要求會計檔案的管理者要具備會計、檔案、醫學、信息等知識背景，才能更好地管理、利用會計檔案資源，發揮其應有的價值。目前會計管理機構和檔案部門沒有專門的管理會計檔案的人才，沒有充分開發利用檔案資料的信息資源?；跁嫏n案資料的豐富內涵，如果不能對其充分開發利用，不僅無法有效體現檔案的價值，也直接影響管理者和使用者對會計檔案管理工作重要性的認識。

4.未按規定及時銷毀

《新辦法》對會計檔案的銷毀流程做出明確規定。而一直以來，作為會計檔案管理重要環節的銷毀工作在實際工作中卻并不“重要”，呈現無人來銷、無人敢毀的局面。這里面原因很復雜，既有主觀上耗時耗力、怕有疏忽承擔責任的顧慮，也有客觀上缺乏專門管理機構、明確操作制度和可行操作流程，使得會計檔案越積越多，占用大量庫房空間，一旦需要轉移就是浩大的搬遷工程，耗費人力、物力和財力。

三、新形勢下加強醫院會計檔案管理的思考和建議

1.設置獨立的檔案部門并對檔案進行分類管理

設置獨立檔案部門既是貫徹相關法律法規要求，也是加強和規范檔案管理工作的組織保。這樣可以一方面逐步實現檔案的歸口管理，提升會計檔案的服務功能，另一方面也可以對檔案的收集、歸檔進行指導和監督，在不違反國家有關規定的前提下對會計檔案進行瘦身。會計檔案分類整理是檔案管理的重要組成部分，如：對合同、POS機刷卡憑證等原始資料進行分類整理保管后，可隨時根據國家有關規定進行定期銷毀，這樣可以達到提高檔案的查詢效率及工作質量，節約有效的空間，提升服務品質的目的。

2.加快會計電子檔案管理，通過信息化手段全方位提升檔案管理的水平

根據《新辦法》要求加快電子檔案的歸檔、保存，一方面對于電子數據易被修改的特點，采取嚴格授權審批、權限管理、電子簽名和及時備份等方式加強相關數據的安全保密措施；另一方面電子檔案也要分類歸檔、安全存儲，從而方便整理和查閱，提升會計檔案的利用效率及價值。

3.切實轉變觀念提升檔案的利用功能

會計檔案管理不僅僅是對資料的整理保管以備查閱，還有對資料的開發、利用，從而最大程度實現檔案的作用和價值。因此，在對會計檔案的整理、歸檔和保管中要做到合理規范，建立嚴格的查閱制度，保護檔案完整、安全的前提下，為相關部門和個人提供查閱服務，同時檔案管理部門也應該根據實踐經驗和反饋信息做好效果分析，積極主動采取措施，借助各種信息化手段，方便管理者和研究者使用檔案資料，在加強檔案管理的同時提升人們對檔案管理認識。

4.做好保管期限屆滿會計檔案的鑒定銷毀工作

《新辦法》要求鑒定工作由檔案管理機構牽頭，組織會計、審計、紀檢監察等部門進行，同時對銷毀的流程也做出了明確的規定，其中電子檔案的銷毀必須有信息部門參與監督。各部門應該按照《新辦法》的規定，及時做好會計檔案的鑒定銷毀工作，這樣可以最大限度地合理利用存儲空間，節約人力、物力資源。

總之，加強會計檔案管理工作，既要在思想上重視、制度上健全、流程上規范、保管上安全及操作上方便快捷，也要充分利用、發揮檔案的內涵價值，加強管理者和使用者對檔案管理的認識。貫徹落實《新辦法》相關要求，進一步加強檔案管理，重視復合型管理人才隊伍的建設，改進存儲手段，以利用檔案價值、服務醫院管理為目的，為醫院發展決策提供依據。

參考文獻：

[1]汪蓓艷.醫院會計檔案管理現狀及改善建議[J].華章，2008（10）：24-25.

[2]裴素林.醫院會計檔案管理現狀及對策探討[J].經濟師，2010（11）：176-177.

[3]陳貴華，陳燕，王新虹等.醫院會計檔案在醫院管理中的作用芻議[J].淮海醫藥，2006，24（3）：249-250.

[4]曾紅.淺談醫院會計檔案的管理[J].現代醫院，2007，7（3）：123-124.

作者簡介：田新雨（1978-），男，碩士，助理會計師；研究方向：醫院預算管理。