信息時代中等職業學校檔案的開發與利用

楊兆龍

煙臺經濟學校

信息時代中等職業學校檔案的開發與利用

楊兆龍

煙臺經濟學校

中等職業學校檔案的管理工作對學校發展的歷史進行了真實的記載，其具有較高的準確性。檔案管理水平和學校綜合管理水平有著明確的關系。在中等職業學校管理工作中，檔案管理是其中一個重要的部分。其在教學科研和管理服務中發揮著重要的作用，并日益被人們重視。本文闡釋了中等職業學校檔案信息資源管理利用存在的問題，并提出了解決的策略。

信息時代；中等職業學校；檔案開發；利用

在學校管理工作中，檔案管理是其中一個重要的工作。通過檔案管理，可以充分表現出一個學校的發展軌跡、辦學特色等。隨著信息技術的迅速發展，中等職業學校檔案的開發和利用具有重大的意義。學校檔案的內涵比較豐富，是學校一筆重要的財富，因此，要采取有效的措施，不斷推進中等職業學校檔案的開發和利用。

一.中等職業學校檔案信息資源的管理現狀

目前，在中等職業學校中，通常都會設有專門的綜合檔案管理室，從而可以對教學設備、會計、基建等檔案進行管理，并不斷完善管理制度等。因此，要想加強對檔案資料的管理，中等職業學校實行了統一的管理模式，并配備專門的管理人員，還在一些相關的科室設置了兼職檔案工作人員，他們對檔案文件進行篩選、歸檔等，從而形成一個統一的管理模式，即由校領導直接進行分管，校辦公室主任負責，各個科室和專業、兼職檔案人員負責直接管理，從而有利于促進學校檔案資料的完整性。

目前，在中等職業學校中，檔案信息資源比較豐富，而且具有較多的種類，當學校在進行各種活動時，逐漸形成了具有一定保存價值的文字、圖像等資料，并將其收錄。其中，這些資料的內容主要是：文書檔案室關于學校行政管理方面的資料，其包含了較多的材料，而且涉及的范圍比較廣泛；而教學檔案可以對教學活動進行真實、系統的反映；科技檔案室關于學校教學設備以及科研成果的資料；實物檔案主要包括實體的榮譽等，比如錦旗、獎杯等；會計檔案可以包括財務報表、憑證等。近年來，我國在檔案管理中，資金投入的力度逐漸加大，而且在硬件上也進行了改善，因此，檔案管理服務工作也取得了較快的發展，其中可以表現在幾個方面：第一，可以給師生更多的證明服務，比如畢業生出國留學等。第二，可以為畢業生提供一些查證服務，一些學生由于沒有妥善保管，從而導致畢業證的丟失，因此，可以為他們提供查證服務，為他們提供相應的證明；第三，可以為本校的建設和發展提供服務。特別是在學校改革發展、校史編寫等方面，充分利用目前的檔案資源，對檔案信息進行查閱。

二.中等職業學校檔案信息資源開發利用存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

目前，在中等職業學校中，沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，檔案管理的意識淡薄，而且觀念比較落后，這些方面影響了檔案檔案管理工作的開展。而且，很多學校的檔案管理工作水平不高，仍然按照傳統的建檔、管檔等流程，從而影響了檔案信息資源的開發和利用水平的提高。

（二）檔案管理工作存在“重收藏輕使用”的現象

目前，在中等職業學校中，檔案管理更加重視收藏和保管，但是卻相對忽略對它的利用，傳統的觀念根深蒂固。而且，部分檔案工作者只是重視檔案的不損壞，但是卻忽略了對檔案的開發和利用。

（三）館藏檔案不夠豐富而且結構比較單一

在中等職業學校中，檔案管理工作缺乏規范性，而且未能形成比較齊全的制度，同時，科研檔案的形成具有較長的階段性，資源的收集種類也不完善。因此，對于一些收藏價值較高的檔案資料來說，未能進行有效地收集和歸檔，從而未能對檔案信息資源進行有效地開發和利用。

（四）檔案信息資源利用率較低

在中等職業學校中，檔案信息資源開發和利用的范圍有限，通常只為了應付檢查，而且，廣大是師生對檔案工作缺乏了解，認為檔案是學校的機密，因此，沒有充分認識檔案信息的作用，也未能在工作中充分發揮檔案信息資源的作用。另一方面，有關人員歸檔意識不夠，對于應該提交的檔案沒有及時進行移交，從而影響了檔案的收集。

（五）未能施行有效利用現代化的管理手段

目前，在中等職業學校中，大多數檔案室配備了計算機，而且，很多學校還使用了檔案管理軟件，但是很多學校也只是將檔案的目錄進行簡單地管理，卻未能全面對檔案進行網絡化建設，從而影響了信息的共享。

三.信息時代中等職業學校檔案開發利用的措施

（一）更新檔案開發利用的觀念

在學校工作中，要重視檔案信息的開發和利用。第一，要加大對檔案管理工作的宣傳，組織師生學習相關的法律，并培養他們的責任意識，使他們重視檔案管理工作。第二，要轉變傳統的觀念，推動檔案的開發和利用。

（二）加大投入的力度，強化檔案館的建設

進一步優化學校檔案館的設備，并積極進行檔案館庫的建設，從而保證檔案保管的安全性和有效性。隨著館藏檔案數量的增加，檔案館藏室的面積不足，而且很多設備老化，因此，影響了檔案的進一步開發和利用。所以，要加大對學校檔案建設和投入，對檔案保管的條件進行有效地改善，促進檔案服務水平的提高。

（三）積極運用信息技術，合理調整檔案信息的布局

隨著現代信息的發展，要不斷推動檔案管理現代化的發展，加強檔案的信息化發展，更要加強數字化檔案的收集、整理和利用，對檔案信息進行合理的布局?？梢詫⑿@網和國際網進行對接，擴大檔案的利用的范圍，從而推進信息的共享。

結語

隨著信息社會的發展，中等職業學校更加注重檔案的開發和利用。然而，在目前的檔案工作中，還存在著許多亟待解決的問題，因此，要不斷更新開發利用的觀念；加大投入的力度，強化檔案館的建設；積極運用信息技術，合理調整檔案信息的布局等，從而推動檔案的開發和利用。

[1]林艷梅.信息時代中等職業學校檔案的開發與利用[J].廣東職業技術教育與研究,2014,03:38-40.

[2]方英.中等職業學校檔案信息資源的開發與利用[J].蘭臺內外,2009,04:27.

[3]吳再美.探討職業學校檔案信息資源數字化開發建設與利用[J].中國管理信息化,2015,16:211.