論機關檔案工作目標管理

黃艷麗

（省直機關房屋物業修理中心 哈爾濱 150000）

論機關檔案工作目標管理

黃艷麗

（省直機關房屋物業修理中心 哈爾濱 150000）

目標管理作為一種現代化管理方式，已經引入我國的各種經濟運行機制，并帶來了明顯的經濟效益。檔案部門的目標管理起源于80年代中期，隨著改革的開放步伐邁進，檔案工作目標管理也在不斷完善和深化，為了適應各時期的需要，把競爭機制引入檔案工作、促進檔案管理的規范化、科學化、制度化。

目標管理是一種現代化管理方式，是綜合管理的有效方法。在實行目標管理過程中，首先要根據實際情況制定考評辦法，明確考評項目的指標，內容應簡單、明了、具體，使之操作方便。它以制定目標為起點，以實施目標為導向，以考核評價為終結，又以該終結為新環節的起點。它是一種在更高層面上組織和實現檔案目標的管理制度。

檔案室所處的地位要求實行目標管理。我國檔案事業十年發展規劃和“八五”計劃綱要提出的檔案工作的奮斗目標是：“到2000年，建成一個與我國國民經濟和社會發展相適應的，門類齊全、結構合理、管理科學、有效服務的，有中國特色的社會主義檔案事業體系。”這充分說明，檔案工作的重要地位，迫切要求提高效率，優化工作程序。這就要求用現代化管理手段作保證，從管理入手搞改革，向管理要效益。

檔案室的現狀要求實行目標管理。改革開放以來，我國的檔案事業有了很大的發展。但是，檔案室工作的現狀還遠遠不能適應現代化事業發展的需要，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是檔案的開放、利用：無論是檔案的保護，還是檔案資料的編研等基礎工作，還都十分薄弱。要改變這種現狀，使檔案工作跟上社會改革開放的步伐，也迫切要求檔案室實行目標管理。

檔案室業務性質要求實行目標管理。對于提高檔案綜合管理水平，將檔案工作的計劃、實施、檢查、評價有機統一起來有利于發揮主觀能動性，調動積極性、創造性。為此，必須對檔案工作實行目標管理。

考核檔案室提供利用工作水平之高低，歸根結底看其能否滿足機關各項工作對檔案的需要及滿足的程度如何。機關檔案室應成為機關的檔案信息中心，并應根據本機關的工作性質、職能、業務活動內容，摸索出本機關領導與各部門利用檔案的規律，努力做好檔案的提供利用和檔案信息的咨詢服務工作，以此來提高機關工作效率和工作水平。為做好提供利用工作，應采取如下措施：

第一，制定本機關利用檔案（閱覽、外借、復制等)的規章制度。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循。有關提供利用的各種規章制度應以在大力開展提供利用工作的同時，確保不失密及文件的完好無損為前提，規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行。

第二，檔案室應為利用者提供準確有效、迅速便捷的利用條件。為了幫助利用者盡快地查到所需檔案，檔案室應具備完備、實用的檢索工具。同時還要求檔案人員具備良好的素質，有較強的服務意識。能掌握本機關各類利用者利用檔案的規律和需求，熱情、主動、積極地提供服務，并能熟練地使用檢索工具，準確、迅速地為利用者提供檔案信息。

第三、檔案室對檔案提供利用工作要做到必要的統計與分析。所以在制定目標時，一般應堅持以下原則：一是關鍵性原則。每年要做好哪幾項大的工作，要抓住工作的重點。二是先進性原則。制定的目標必須堅持高標準，具有開拓意義。三是可行性原則。制定的目標既不能唾手可得，又要難度適宜，通過一定的努力才能達到。四是量化原則。確定目標達到的水平和程度，盡量用數量表示。

目標管理是一套科學管理方法，它的實質是一種以“人”為中心，以“物”為輔的全體成員參與的民主管理方法。它的優越性表現在：

其一，主動性和創造性。實行目標管理以前，檔案室的工作人員把管理看成是領導的事，他們不是主動參與管理，而是被動地接受管理，他們的主動性和創造性不能充分地發揮出來。而目標管理是以重視人的因素為前提，以目標成果為中心的全員管理，它的整體組織活動過程部貫穿著以“人”為中心的管理思想。從目標的設置、實施、檢查及考評都強調管理的自主性和群體的參與作用。它讓人們有機會參加自己工作的定量，目標的規范，工作方式的設計，使每個人明確自己的目標，使全體成員共同參與管理。

其二，科學性。目標管理能盡量采取量化指標，用數據說話，具有可比性。個人、部門以及檔案室制定的目標，事先都經過全體成員或領導審定、批準。在執行目標前，人人心中都有了目標，在總結考評工作時，以事先定好的目標值來衡量達標情況，為評價達標標準提供了科學依據。

其三，全面性。目標管理體現一個“全”字。內容全，包括德、能、勤、績四個方面：時間全，月、季、年，從年初到年終；質量全，工作質量、服務質量、人員素質。它充分體現了全面管理、全過程管理、全員參加管理的特點。

組織目標實施是目標管理取得成效的重要環節。組織實施中，既要按目標要求實施，又要注意隨著情況的變化搞好調解平衡：既要充分發揮自主管理和自我調控作用． 又要在實施中加強監督和檢查，防止失控。監督應該是上級對下級、下級對上級、同級對同級的監督；檢查除上級對下級、下級對上級、同級對同級的檢查外，還應有目標執行者的自我檢查。監督檢查可以圍繞目標開業務研討會、座談會，查閱報表、執行者自我工作記錄等。監督檢查應一個月搞一次，以保證目標管理的順利實現。另外，在實施目標過程中．還要注意加強對全體人員進行目標管理教育．為實施目標管理創造一個良好的氛圍。

嚴格考核考評制度，是搞好目標管理的關鍵。在開展目標管理考核考評過程中，一定要堅持考核評比辦法中規定的各項條件，嚴肅認真，實事求是，嚴格把關，絕不可弄虛作假、走過場和流于形式。真正評出各項指標都過硬的和沒有水分的達標單位，起到鼓勵先進和促進后進的作用。屬于實體目標管理目標的考核，一般要組織預檢，找出存在的差距和問題，做好拾遺補缺的工作，待各項指標基本達到標準時方可進行正式驗收。防止草率從事，避免走回頭路和出現夾生飯現象。驗收結束后，要充分肯定成績，及時總結表彰，兌現獎懲，使目標管理的責權利落到實處，體觀鼓勵先進，促進后進的政策。對于沒有完成任務的單位和個人，要分清情況，找出原因，給予一定的教育，提出改進的措施．使下年的工作做得更好些，以便趕上先進，共同前進。