檔案管理信息化建設若干問題的思考

楊俊蓉

（中航工業(yè)陜西航空電氣有限責任公司 陜西興平 713107）

檔案管理信息化建設若干問題的思考

楊俊蓉

（中航工業(yè)陜西航空電氣有限責任公司 陜西興平 713107）

隨著信息化技術的到來，我國很多行業(yè)都選取了信息化的管理模式，即節(jié)省了大量的時間，又很大程度上提高了工作效率。在這樣的基礎之上，檔案管理信息化的建設就顯得非常重要。隨著信息化建設不斷完善，給我國檔案管理提供了一個更好的發(fā)展實際。在減少檔案管理投入人力的同時，大大的提高了檔案管理的工作效率和準確性。使得檔案管理在需要時，能快速準確的找到。通過信息化建設，能使檔案管理和其他行業(yè)緊密的聯(lián)系起來，為我國社會的進步做出了很大的貢獻。現(xiàn)對檔案管理信息化建設的問題談點自己粗淺的認識。

檔案管理；信息化建設；若干問題；思考

引言

隨著社會的發(fā)展，科技的進步。信息技術影響著我們生活中每個方面。信息化正在改變著我們的生活方式和社會活動方式。而檔案是人類發(fā)展的必然產物，所以信息化的建設在檔案管理方面尤其重要。隨著信息化時代的到來，檔案管理為了適應社會的發(fā)展，一直向著信息化的方向發(fā)展。最近幾年國家檔案部門對檔案管理信息化的建設投入了更多的關注，現(xiàn)如今檔案管理部門也把建設檔案管理信息化做為首要的發(fā)展目標，在提升檔案管理工作效果的同時，緊跟時代發(fā)展的潮流，實現(xiàn)檔案管理信息化建設。

1 檔案管理信息化建設的重要性

1.1 檔案管理信息化建設是數(shù)字化管理的前提

隨著我國頒布關于檔案管理的法律法規(guī)越來越完善，使得檔案也要遵循法律法規(guī)的條例進行信息化、科學化、合理化、規(guī)范化管理每一份檔案。隨著時代發(fā)展，大數(shù)據(jù)越來越多。很多的產業(yè)都向數(shù)字化的方向發(fā)展。每一個公司企業(yè)要想實現(xiàn)數(shù)字化管理，就必須先實現(xiàn)信息化的建設。這就要求檔案管理對電子檔案進行更加有效合理的建設，使得檔案管理更加真實安全[1]。

1.2 檔案管理的信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢

隨著我國計算機技術快速的發(fā)展，使得我國信息化技術越來越成熟，應用的范圍也越來越廣泛，所以信息化建設能為檔案管理提供更加有效的科學化、規(guī)范化、簡單化。現(xiàn)如今幾乎所有的檔案部門都使用計算機辦公，檔案管理人員也能熟練的掌握完成文字和資料的打印、傳輸、儲存。隨著我國計算機的發(fā)展，網絡軟盤和相關辦公軟件發(fā)展應用，使得檔案管理工作更加方便、快捷、生動。使得管理者能使用上高質量的檔案管理工作。

1.3 檔案管理信息化能加快查找速度

檔案需要查閱的時候能否快速的找到所需要的檔案是決定檔案管理好壞的重要標準。傳統(tǒng)的檔案管理模式在需要查找的時候，需要人工進行翻找，在翻找的同時對人力物力的需求量是非常大的。有的時候因為一些客觀的因素，使得檔案在查找的過程中不能很快的找到答案，就會對用戶造成很大的損失。但是，檔案管理信息化就能很好的解決這個問題。因為很多相關的檔案都被存儲在同一個檔案系統(tǒng)當中，在查找檔案時，只要輸入相關的信息就能很快的找到所需要的檔案。大大減少了人工翻找檔案的時間，提高了工作效率。

2 檔案管理信息化建設中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員對檔案管理信息化的認識不全面

在現(xiàn)如今的檔案管理中，很多的檔案管理人員認為檔案管理信息化的建設只是為了單純的存儲檔案，和管理檔案，方便在檔案需要的時候進行查找，但是他們沒有認識到，檔案管理信息化更是一種新型的管理模式。檔案管理信息化建設的目的是為了讓檔案管理和其他一些相關的部門緊密結合起來，形成一整套綜合的管理系統(tǒng)。隨著社會的發(fā)展和進步，檔案辦公網絡信息自動化也更加得到所有人的認可。只有形成一整套綜合的管理系統(tǒng)才能保證我國檔案辦公網絡信息自動化健康平穩(wěn)的發(fā)展。而不是人為檔案管理信息化建設只是一個存儲和查證的手段。檔案管理人員對檔案管理信息化的認識不全面是目前我國檔案管理信息化建設中存在的主要問題[2]。

2.2 檔案管理信息化系統(tǒng)建設不夠完善

一套完整的系統(tǒng)能對檔案管理信息化起到實質性的作用，但是我國歷史太過繁雜，而且在檔案管理過程中，對檔案的質量要求沒有統(tǒng)一的規(guī)定。檔案管理工作人員在計算機系統(tǒng)輸入相關信息的時候就會造成相關信息的遺忘和缺失[3]。在加上對檔案管理信息化認識的不全面，只覺得把相關的數(shù)據(jù)存儲在電腦系統(tǒng)中，就能實現(xiàn)檔案管理的信息化，這是遠遠不夠的。綜合以上幾點，由于檔案管理信息化系統(tǒng)建設不完善，很容易造成相關檔案失真、數(shù)據(jù)錯誤、甚至會產生數(shù)據(jù)垃圾的后果，對相關重要的檔案造成損失。這也是目前我國檔案管理信息化建設中存在的主要問題之一。

3 提高檔案管理信息化建設的有關措施

3.1 檔案管理工作過程一定要規(guī)范化和標準化

規(guī)范化和標準化的工作流程，是實現(xiàn)信息化技術管理的重要條件之一。在檔案管理信息化中也不例外，規(guī)范化和標準化的工作流程既能保證信息化建設能順利的進行，更能提高檔案管理的工作效率和工作質量，在檔案管理信息化建設過程中，為了提高工作效率，可以使用高新科技技術利用紅外線掃描技術把紙上的資料轉換到電腦上，在紅外線掃描儀識別不出的文字和資料通過人工輸入的方式，把紙上的文字輸入到電腦當中。不管是哪一種輸入方式在操作的過程中，一定要進行規(guī)范化和標準化。盡量避免不真實數(shù)據(jù)、垃圾文件、錯誤文件現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2 建立網絡檔案數(shù)據(jù)庫進行動態(tài)管理

在建立網絡檔案數(shù)據(jù)時，要把檔案管理和高科技技術緊密的結合在一起。采用紅外線掃描儀、計算機、高清晰打印機等一系列高科技技術，把人工整理好的檔案資料，輸送到計算機管理軟件中實現(xiàn)存檔管理，就可以很好的實現(xiàn)信息化的檔案管理，使得檔案管理在查閱、統(tǒng)計、歸檔等相關工作更加方便、快捷、準確。在這基礎上要建立一個完整的檔案網絡化管理體制。根據(jù)檔案的不同進行分級管理，然后把這些小的局域網通過計算機系統(tǒng)巧妙的結合起來。就能實現(xiàn)檔案管理的網絡化。要想實現(xiàn)網絡化，就需要檔案管理人員在整理檔案的過程中要非常仔細，不能出現(xiàn)一點錯誤，提高檔案的準確性，實現(xiàn)信息化建設首先要根據(jù)不同的檔案進行分級管理[4]。

3.3 建立電子檔案管理體系實現(xiàn)自動化管理

檔案管理信息化的建設的出發(fā)點，就是為了在檔案查找和檢索過程中更加方便快捷。檔案管理工作人員要把一個檔案中的信息和資料編制成一個電子檔案，并且進行分門別類的管理，一個人負責一片區(qū)域的檔案管理，當人們需要自己檔案時能體會到信息化建設帶來的好處，電子檔案管理模式的建設，既能避免檔案管理中出現(xiàn)信息流失的現(xiàn)象，又能很大程度上減少工作量。還能使檔案永久的保存下去。

4 結束語

綜上所述，檔案管理信息化建設，是社會發(fā)展的必然趨勢。而信息化的建設也是一項長遠、復雜、繁瑣的工作項目。要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設需要更多的人員一起努力，積極參與。針對存在的問題一起研究商量得出行之有效的解決辦法，確保檔案管理信息化建設順利的進行。

[1]溫小云.關于檔案管理信息化建設若干問題的思考[J].廣東土地科學，2014，03：36～38.

[2]張 瑩.關于檔案信息化建設若干問題的思考[J].黑龍江史志，2013，17：101.

[3]潘曉露.關于檔案管理信息化建設若干問題的思考[J].黑龍江史志，2015，07：94+96.

[4]魏勇.檔案管理信息化若干問題的思考[J].工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2011，04：176～177.

G271

A

1004-7344（2016）14-0017-02

2016-4-28

楊俊蓉（1966-），女，助理館員，大專，主要從事檔案管理工作。