分析辦公室秘書工作中的溝通技巧

石映梅

（甘肅煤炭地質勘查院 甘肅省蘭州市 730000）

分析辦公室秘書工作中的溝通技巧

石映梅

（甘肅煤炭地質勘查院 甘肅省蘭州市 730000）

辦公室秘書工作對領導工作甚至是整個部門的工作具有重要的促進作用，特別是對于地勘單位來說，在一定程度上影響著煤炭地勘單位工作的質量和效率。這就要求辦公室秘書不僅要有豐富的知識和專業能力，還要掌握工作中的溝通技巧。因此，本文主要以煤炭地勘單位的辦公室秘書工作為例，探究辦公室秘書工作中的溝通技巧。

辦公室；秘書工作；溝通技巧；地勘單位

在一個企業或是單位中，管理低效的一個普遍原因就是溝通不良。在煤炭地勘單位中，溝通就是交換意識和理念或者是信息的互相理解。在結果的角度上，溝通主要有有效溝通與無效溝通組成。就辦公室秘書工作而言，溝通不僅是一種專業技能，還代表著一種生存方式。作為煤炭地勘單位的辦公室秘書工作，不僅要有豐富的專業知識和成熟的專業技能，還要掌握溝通技巧并靈活的運用在實際的工作中，從而提高工作的質量和效率。

1 樹立正確的溝通態度

溝通不僅僅是簡單的交談，更是一門藝術。從而秘書工作的角度上看，溝通主要可以調節上下級，從而保持良好的人際關系，提高工作中員工間的默契度和配合度，為提高工作質量打下堅實的基礎。秘書在溝通過程中有以下幾個準則：①保持謙虛的態度。辦公室秘書在溝通前要明確自身的角色，保持謙虛的態度和良好的溝通心態，以方便提高后面進行溝通時的有效性。②保持委婉的語氣。秘書主要的工作內容是告知上級和吩咐下級，無論是和煤炭地勘單位的同事或是領導，講話語氣都要委婉。③保證溝通的準時和精確。在信息化時代背景下，掌握精準的信息對煤炭地勘單位的市場競爭力具有很重要的意義，甚至可以直接影響著煤炭地勘單位的可持續穩定發展。因此，秘書與領導或是同事的溝通一定要做到及時和準時，秘書只有及時和準時的傳到領導的決策，才會使得整個部分操作整個單位的戰略目標發展。同時也要將下級的想法或者是意見及時和準時的反應給領導，為領導的決策提供必要的信息。另外，在秘書進行傳達信息是要明確傳達目標和傳達對象，從而使得傳達信息的準時性和準確性，形成有效的溝通。④學會傾聽。為了提高溝通的有效性和溝通的目的，秘書在進行溝通時要集中注意力，學會傾聽，從而提高與溝通者的親密度，為有效的溝通打下良好的基礎。在溝通的過程中，在對方講到溝通內容的重點或是要結束時，秘書適當的給予相應的反應，例如稱贊或是點頭表示認可等等回應方式，給對方一種滿足感和安全感。同時，在雙方意見不一致時，秘書要先肯定對方的觀點，之后在表達自己的理解，使得對方更加容易接受秘書的意圖，從而提高溝通的有效性。另外，在溝通的過程中，秘書不要打斷對方的話，特別是和領導進行溝通時，堅決不能在領導說話是插嘴，要等到領導結束后委婉提出問題，這也溝通中的互相尊重和愛戴。

2 與領導溝通時的技巧

2.1 明確自身角色定位

在與領導溝通的過程中，秘書要明確自身的角色定位。辦公室的秘書工作具有很強的復雜性和繁瑣性，并對任職者有很高的要求。不僅要求秘書要有豐富的專業知識和成熟的專業技能，還要掌握溝通技巧并在實際的秘書工作中合理運用。因此，無論在何時何地，作為一名現代化合格的辦公室秘書明確自身的工作職責，細致的做好秘書的工作內容。值得注意的是，面對超出職權的工作不要自作主張，要及時上報給上級。同時，秘書要做好上級和下級的協調劑，從而提高整個部門的默契程度和團結程度。

2.2 做好溝通前的準備

在與領導進行溝通的過程中，秘書要在溝通前做好充分的準備，從而為了與領導的溝通能夠順利的開展。在日常的實際工作中，特別是煤炭地勘單位的領導需要處理的工作比較多且復雜，為了與領導進行有效的溝通，秘書要明確溝通的目的和溝通的方式以及溝通的內容，對，并了解和掌握領導的工作行程，在領導行程比較滿或者是情緒比較低落時，不要選擇此時進行溝通，會使得溝通工作毫無意義，不僅無法達到溝通的目的，還有可能會使得領導產生厭煩的情緒。同時，秘書在與領導進行溝通時，對于領導的情緒也要進行簡單的分析，以便于制定出有效的溝通策略。這樣的方式不僅可以節省大量的時間，還可以提高與領導溝通的效果，從而達到溝通的目的。

2.3 不同的領導不同的溝通技巧

在與領導進行溝通的過程中，秘書要善于觀察，并通過觀察進行自我總結。在煤炭地勘單位中，大多數領導一般主要分為性格爽快性和處事冷靜型，在與處事冷靜型的領導進行共事或者是溝通時，秘書或者是其他的員工經常會覺得摸不透、猜不到領導的想法，從而使得秘書在進行工作的過程中面臨了一些問題。解決這種問題最有效的方式就是善于觀察，并且在實際的工作中要留意領導的喜好與辦事風格。在進行秘書工作的過程中要善于接納別人的意見，特別是領導給出的建議。另外，面對領導安排的工作要處理妥當，要求精確性和及時性，甚至對于細微的小事也要做到細致。在與性格爽快型的領導進行共事或者是溝通的過程中，由于這類領導對人才的渴求比較高，因此，秘書可以在溝通中大膽的提出自己的想法或是建議，從而充分發揮出自身的才能。

3 同事的溝通技巧

在與同時進行溝通的過程中，要做到以下三點。①學會誠信與寬容。誠信是溝通的基礎和前提，秘書在與同事進行溝通的過程中要將誠信作為溝通的核心，從而做到言出必行提高溝通的有效性。除了誠信之外面，秘書要學會寬容，面對同事的不足之處不能挖坑與諷刺，始終要保持謙和的態度，促進整個集體的團結性和默契性。②秘書要懂得關心他人，構建良好的團隊氛圍。在實際的溝通中，秘書要將情感因素運用到與同事的溝通中，積極和同時處好關系，在同事面臨到巨大困難時或者是需要幫助的時候，要根據自己的世實際情況，挺身而出，給予同事幫助，使得同事可以感受到溫暖，從而形成良好的人際關系，提高與同事溝通的效率和質量。③懂得尊重。尊重是我們在社會生活中進行溝通的基本原則，建立在互相尊重下的溝通更加具有效果和質量。從人的心理本質上看，每一個人都希望在某一方面得到大家的認可和尊重，并且對別人尊重的過程也是一個尊重自己的過程。

4 結束語

本文通過對辦公室秘書工作中溝通技巧的分析，讓我們知道了辦公室秘書工作對領導工作甚至是整個部門的工作具有重要的促進作用，特別是對于地勘單位來說，在一定程度上影響著煤炭地勘單位工作的質量和效率。因此，作為煤炭地勘單位的辦公室秘書，不僅要有豐富的專業知識和成熟的專業技能，還要掌握溝通技巧并靈活的運用在實際的工作中，從而提高工作的質量和效率。

[1]苗茁.試論高校辦公室秘書工作中的溝通技巧[J].辦公室業務，2013（15）：10+19.

[2]袁藝.分析辦公室秘書工作中的溝通技巧[J].辦公室業務，2014（11）：1～2.

[3]范艷麗.試論高校辦公室秘書工作中的溝通技巧[J].留學生，2015（03）：5.

[4]劉健.新形勢下如何培養高校辦公室秘書的工作意識[J].中北大學學報（社會科學版），2008（S1）：79～81.

C931.46

A

1004-7344（2016）20-0015-01

2016-7-3

石映梅（1983-），女，漢族，陜西寶雞人，經濟師，本科，主要從事辦公室文秘、檔案工作。