關于企業檔案管理體制改革的探討

于勇鄭志輝

關于企業檔案管理體制改革的探討

于勇1鄭志輝2

（1.乳山市路燈管理處 山東乳山 264500 2.乳山市恒基建筑工程公司 山東乳山 264500）

隨著我國經濟的不斷發展，我國企業迎來了新的發展，在企業發展的過程中我國經濟體制也發生了變革，對企業的發展造成了很大的沖擊。在我國的企業發展過程中，遇到最多的就是管理方面的問題，特別是對于企業檔案方面的管理，一直以來都是管理的重點以及難點，對此很多企業都在加強對于企業檔案的管理，本文就企業檔案管理體制改革中存在的問題及其對策做簡單的探討。

企業；檔案管理；體制改革；探討

1 企業檔案管理體制的現狀

檔案管理，簡單的可以將它定義為記錄歷史人物，記錄人類在社會生活中具有歷史意義價值的有效工具，記錄人的活動及其活動的內容。檔案的組織者是個人，因為記錄者各有不同，因此檔案記錄的內容也是千變萬化的。檔案管理體制是我國全部檔案制度的載體，其分為分期式檔案管理和集中式檔案管理兩種對立的管理體制，它們統一管理黨政檔案工作，分級集中對中央以及地方各級檔案事業進行管理。

1.1 企業改革深入

一方面，在現代企業迅速發展的推動下，其企業內部改革面臨重組的問題。從以往的企業獨立法人到現在的多法人企業，從以往的單一經營模式到現在多元化的產權主體經營模式。企業內部的變革使得企業管理的結構發生了實質性的變化，當然企業檔案不會再以獨立的形式存在。另一方面，由于企業改革的不斷深入，集團總部和下屬分公司的關系也發生了變化，改變了以往的上級對下級的關系，將企業資產作為重心，致使企業的檔案管理體制得不到統一，不一致的管理標準和管理形式，在一定程度上制約著企業的穩定持續發展。

1.2 私企劇增

現如今，私有企業如雨后春筍般涌現出來，但仍處在起初階段，對于企業內部的檔案管理體制建立和完善方面還有所欠缺，多表現為檔案的延后建設、管理制度落后等。在很多民營企業中，存在庫房、設備、制度等方面管理的缺失，造成管理缺失的主要原因就是企業未設置專門的管理人員進行統一的管理。而且隨著民營企業的規模不斷擴大、數量不斷增加，管理缺失的問題為其檔案管理體制方面帶來了極大的挑戰。

2 檔案管理體制改革中的重難點問題

2.1 領導體制問題

我國國內的檔案管理部門并不是一個整體，而是包括行政管理部門、檔案館、檔案室等多個部門。自1949年新中國成立以來，為了解決檔案管理工作中遇到的棘手問題，黨和政府召開會議并頒布相關的文件，也較為明確地規定了檔案管理工作中的領導體制。但是我國有些偏遠地方的檔案管理由于各種內外在因素，導致它們的領導體制較為混亂、復雜。

2.2 機構設施問題

在檔案管理發展的過程中，機構設置是較為重要的步驟，然而在經濟社會迅速發展的情況下，機構設置的缺點也日漸顯現出來。主要的問題是其職能過于固守僵化，并且在一定程度上與行政事務牽連，因為行政隸屬造成事務隸屬。此外，我們發現檔案管理部門的機構設置的程序較為煩瑣，這也降低了檔案管理工作的工作效率。

2.3 管理人員素質水平差異化

在企業的檔案管理中，管理人員作為檔案管理的實施者，其素質水平直接決定檔案管理工作的質量和效率。在企業檔案管理體制改革中，管理人員應首當其沖，成為管理效率提升、企業競爭力增強的主力軍，而在現階段我國企業檔案管理改革中，大部分管理人員來自于企業內部基層人員，并非從事檔案方面的專業人員，檔案管理人員根本不具備專業素質，無法對企業檔案運用科學的管理理念進行管理，同時，有些企業為節約檔案管理這部分資金支出，聘請無檔案管理相關工作經驗的人員進行檔案的管理，使得檔案管理體制無法從根本上得到變革，進而阻礙了企業的發展。

2.4 企業檔案管理工作環境差

在企業的管理工作中，檔案管理工作同其他部門的管理一樣，都需要良好的管理環境。只有企業內部環境和諧有序才能使企業檔案管理工作效率得到提升，管理效果得以有效發揮。但是當前我國企業的檔案管理工作環境比較差，在企業中檔案遺失、檔案混雜、檔案殘缺的問題時有發生，為企業的檔案管理增加了難度，使得企業內部資產蒙受損失，不僅不能保證企業內部員工應有的福利，而且不利于企業穩定持續發展。

3 檔案管理體制改革重難點的分析

3.1 實現黨政合一

國家的職能與黨政的職能是不完全相同的，它們之間存在一定的差異。因為這個緣故，在檔案管理工作開展的過程中，國家和黨對檔案管理提出的工作目標各不相同，雖然政府和黨分別直接作用于檔案管理工作，但是這并不能夠表示兩者之間的差異性。另外，檔案管理工作在社會上普遍認是較為神秘的工作，因此造成檔案管理的信息資源很難為社會的相關企業或者部門利用，導致檔案管理不能為社會的發展做出突出的貢獻，當然在這種情況下，檔案管理也不能發揮它自身的職能。

3.2 實現政事分離

企業為了追求更好的效率，實現更高的目標，謀求更遠的發展，每個體系就會出現多個方面體系功能，以推進該體系的高效發展。目前我國政事不分離的管理模式阻礙了檔案管理工作的順利開展。所以，在檔案管理改革的工作中，努力實現政事的分離，避免檔案管理工作過程中出現停滯、資源浪費等不良的現象。

3.3 防止集權過度干涉

總體來說，在檔案管理經營的工作中，統籌規劃，分工明確就能夠實現管理工作的有效運轉。盡管這一明確的管理方式提升了工作的進程以及管理工作的效率，但是由于管理形式單調乏味、封建保守，所以在某些情況下束縛了檔案管理工作人員的思想。

4 企業檔案管理體制改革策略

4.1 加強檔案管理，做好依法治檔工作

在新時代下，政府檔案管理部門需要從不同角度不斷健全企業檔案管理體制。在此過程中，政府檔案管理部門要使執法和指導關系明確化，實現法律、管理、服務三元素的有效統一，為企業檔案管理工作有序進行提供更加優質的服務。由于私營企業檔案管理工作存在鮮明的私有性，政府要充分發揮執法管理、監督的重要作用，使其不再處于無人管理的狀態，確保檔案管理工作更加規范化、科學化。

4.2 實現檔案信息一體化管理模式

在生存發展道路上，企業需要根據自身運營情況，構建科學化的信息管理體系，采用一體化的檔案信息管理模式，有效篩選、整合等企業內部各方面有用的檔案信息資源，構建一體化化的檔案信息中心，集中接收、應用等檔案信息內容，使企業檔案管理工作更具合理性、規范性。以此，優化配置企業內部各項資源，提高內部“無形資產”利用率，不斷增強企業的核心競爭力，提升企業整體形象，在行業中更具影響力，能夠更好地應對社會市場中來自各方面的挑戰，實現最大化的經濟效益。

4.3 優化利用各種新技術

隨著社會不斷進步，企業也需要以社會市場為導向，遵循時代發展的客觀規律，緊跟時代發展的步伐，注重自身轉型，才能在激烈的市場競爭更好地生存發展。為此，在企業檔案管理體制改革道路上，需要優化利用各種新技術，巧妙地引入計算機網絡技術、集成光盤技術，充分利用各方面優勢，實現檔案信息的一體化管理，實現企業檔案信息聯網，檔案信息資源共享為企業領導者科學決策提供有利保障。同時，簡化檔案管理程序，減少檔案管理人員工作量，提高檔案信息整理、存檔等工作效率與質量，也能在一定程度上提高企業內部人力資源利用率，有效防止企業檔案信息丟失、不全等問題頻繁出現，避免大量無形資產流失，確保企業內部各項工作順利進行，不斷促進企業的飛速發展。

4.4 注重企業檔案信息的開發利用

從某種角度來說，在檔案管理過程中，企業需要做好檔案信息資源的收集、歸類工作，還需要綜合利用檔案數據信息，而開發檔案信息是不可缺少的重要環節。具體來說，企業需要多角度分析當下的運營現狀，收集各種關乎自身運營管理的檔案信息，確保內部各項運營活動的順利開展。還要以網絡技術為基點，構建合理的電子檔案數據庫，為規定范圍內用戶提供更加優質的服務，能夠不受時空限制，及時檢索到所需的檔案信息，提高檔案信息資源的利用價值。更為重要的是，在日常運營過程中，企業可以隨時獲取同行業重要運營信息資料，及時找到自身運營發展各方面重要的信息資料，不斷優化內部結構，順利開展各項業務活動。

5 結語

隨著社會市場經濟體制不斷完善，企業想要緊隨社會市場前行的步伐，必須走上深化改革的道路。由于檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分，在日常運營過程中，企業必須意識到檔案管理體制改革的重要性，注重檔案管理的法制建設與信息一體化建設，通過不同途徑，巧妙地融入現代化技術元素，優化利用企業檔案信息資源，促進企業走上長遠發展道路。

[1]金華.優化企業檔案管理體制改革的方法與對策思考[J].吉林農業c版，2012（11）：268.

[2]延林玲.優化企業檔案管理體制改革的方法與對策[J].企業導報，2013（10）：43.

[3]黃 萍.新時期企業檔案管理體制改革的研究[J].現代交際，2013（8）：67.

[4]陳敏霞.基于企業檔案管理體制改革的探討[J].管理觀察，2012（28）：23.

[5]黃禹康.依法推進民營企業檔案管理的改革創新[J].天津檔案，2013（1）：31～34.

F270

A

1004-7344（2016）27-0015-02

2016-8-20

于勇（1976-），男，助理工程師，本科，主要從事路燈工程施工工作。

鄭志輝（1980-），男，工程師，大專，主要從事技術管理工作。