基層單位檔案數據庫系統建設淺析

楊赟

（駐馬店市科技信息研究所 河南駐馬店 463000）

基層單位檔案數據庫系統建設淺析

楊赟

（駐馬店市科技信息研究所 河南駐馬店 463000）

基層單位檔案數據庫系統指的是由原始紙質檔案以及計算機數據庫管理軟件所共同組成的一套數據管理系統，它是一個可以實際運行的存儲、維護和應用系統，主要用于單位檔案的存儲。但是，需要注意檔案數據庫系統與檔案信息化不同，檔案數據庫系統的建設并不是簡單的運用計算機技術將傳統的紙質保存方式改變為電子化、數字化儲存的形式。而是借助于強大的計算機技術，能夠更有效的對檔案信息進行處理。

基層單位；數據庫；建設

檔案信息數據庫是在計算機存儲設備上合理存放的、可以自愿共享的、具有著共同存取方式。將這些相互管理的數據進行調查、試驗、統計、整理和歸納后存放在檔案數據庫中，進行合理的分類、歸納、規范化處理之后進行保存。

1 基層單位建設檔案數據庫系統的作用

基層單位建設檔案數據庫系統最早是由鄧小平同志于1984年提出的。主張的提出對于我國基層單位檔案數據庫系統的建設起到積極的主導作用，而鄧小平具有著高度預見性的主張也在今后的工作中得到了驗證，基層黨委檔案數據系統的建設對促進檔案工作的發展發揮了極其重要的作用。具體主要體現在以下幾個方面：①檔案數據的保存時間邊變長?；鶎訂挝粰n案數據庫系統的建設為基層單位在日常工作中數據信息的保存提供了一個新的形式，脫離了傳統紙質檔案保存的缺陷，給檔案數據的保存提供了海量存儲，又不占用空間，只需要一臺計算機就能夠完成檔案數據的保存，方便快捷高效。基層單位由于工作繁雜，檔案數據十分復雜，保存難度比較大。而且存儲空間有限，很多檔案資料年代已經十分久遠，保存沒有多少用處，但是丟棄又十分可惜[1]。而檔案數據庫的建設能夠有效緩解這一難題，海量存儲空間、而且保存時間久，能夠有效保存檔案數據；②大大提高了檔案使用的效率。檔案數據庫系統的精髓不僅僅只體現在對于檔案更完好、更全面的保存上，相較于傳統紙質檔案最大的優勢還在于其工作的高效性。之所以進行檔案保存工作，就是為了利用，檔案數據庫所帶有的自動篩選、搜索功能，使得檔案的利用更加便捷，因而可以大大提高檔案的使用效率，提高檔案的利用率；③可以大幅度提高整個單位的管理水平和科學決策水平。一個單位的檔案管理水平，某種程度上反映了單位整體管理水平的高低。檔案管理工作的信息化，可以改變整個工作思路、工作流程、工作方法。總之，檔案工作以檔案數據庫管理系統的建立為契機，可以大幅度提高整個單位的管理水平和業務能力。

2 基層單位檔案數據庫系統建設現狀分析

2.1 缺少檔案數據庫的頂層設計和統一規劃

檔案信息數據庫的建設是一項長期復雜的系統性工程，系統的建設需要各個部門相互配合、通力合作。由于單位領導層觀念的差異，未能形成統一的設計思路，造成單位各部門各行其道，檔案管理數據庫多家建立，分別管理，資源共享不足。有的基層單位對于檔案數據庫建設有著不同的看法，不同的聲音存在，沒有做到很好的統一思想，各部門對數據庫建設支持不夠，造成進展緩慢，最后只能草草建立，效果不理想。

2.2 技術水平不高

很多基層單位的檔案數據庫系統是用OFFICE辦公軟件中的ACCESS或者FOXBASE、FOXTABLE軟件開發的單機應用的桌面型簡易數據庫，有些甚至只是用EXCELL軟件建立的表單，查詢功能不強，網絡共享能力受限。有些單位的數據庫開發技術人員業務素質不高，處于邊學習邊操作的階段，數據庫冗余信息過多，設計不合理之處普遍存在，導致數據庫運行緩慢，效率低下。

2.3 檔案數據庫利用率較低

由于對檔案管理工作重要性的認識不足，缺少有效使用檔案提高決策管理科學性的認識，使得檔案數據庫建設只停留在剛剛建立，未能有效利用的階段。

3 基層單位建立檔案數據庫系統對策分析

3.1 加強頂層設計與規劃

基層單位檔案數據庫系統的建設是一項系統性的工程，需要投入大量的人力物力財力。因此，有關單位領導必須統一思想，高度重視單位檔案數據庫的建設工作，并制定出一套可行的指導方針。由專門的人進行負責，而且明確責任，責任要落實到個人，確保檔案數據系統的順利建設。單位各部門必須統籌規劃，合理布局，提供本部門數據庫建設的藍圖，并會同有關部門對數據庫規劃的可行性進行論證，提出檔案數據建設的具體意見[2]。各部門應根據宏觀規劃的要求進行詳細具體設計，以實現全局共享為目的，突出數據特色。

3.2 加強數據庫建設技術能力

當前，計算機技術迅猛發展，我國計算機硬件與軟件建設也取得了長足發展，但計算機硬件核心技術，特別是中央處理器（CPU）技術仍然掌握在美國等少數發達國家手中。軟件技術更是掌握在微軟等少數跨國公司手中，這對保證基層單位檔案數據庫系統的安全是個很大的威脅。軟件技術，特別是數據庫軟件技術更新換代速度十分快，這給擁護的使用造成了很多麻煩，使用不是特別方便，特別是對于一些年紀稍大的工作者，接受新事物的能力比較弱，對于更新換代頻繁的數據庫軟件技術有著無所適從的尷尬。因此，這也給基層單位檔案數據庫的建設與推廣帶來了一定的難度。比如，ACCESS是微軟公司開發的OFFICE軟件包中的一部分，這套軟件雖然操作方便、易于上手，即使沒有多少計算機技術的人也能輕松上手，但是這套軟件有個致命的缺陷，那就是安全性能不夠。這在保密性要求很高的檔案數據庫建設中是致命的缺陷。令人欣慰的是，近年來國產數據庫開發軟件蓬勃發展，這極大增強了基層單位檔案數據庫建設的可行性。

3.3 提高數據庫利用效率

隨著基層單位工作的不斷發展，對于檔案數據的需求也越來越強烈，要求也越來越高。檔案數據庫的規劃、設計、實施、管理、維護、標準建設等一系列工作對于基層單位檔案管理人員提出了更高的要求，需要有一定的專業技能和計算機技能。不僅要掌握檔案理論、檔案管理的基本技能，還要掌握計算機技術，數據庫管理的基本技能。這樣，才能在建設好數據庫的同時也充分的利用好，實現數據庫建設對檔案工作的促進作用[3]。

[1]呂宏志，郭磊.淺談基層單位檔案管理中的問題及對策[J].浙江：浙江財經大學報，2012.

[2]楊志剛.談基層單位檔案管理中存在的問題[J].理論觀察，2013.

[3]嚴師.事業單位檔案管理問題及對策研究[J].理論觀察，2013.

G270.7

A

1004-7344（2016）02-0275-01

2015-12-28

楊赟（1983-），女，河南駐馬店人，工程師，本科，工程系列電子專業。