淺談事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的內(nèi)容及其要求

周曉松

（吉林省洮南市委老干部局 137100）

淺談事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的內(nèi)容及其要求

周曉松

（吉林省洮南市委老干部局 137100）

事業(yè)單位辦公室檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位辦公室管理的重要內(nèi)容，是整個(gè)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保證。現(xiàn)代化事業(yè)單位管理中的辦公室檔案規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)化管理，不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書(shū)工作效率。本文闡述了加強(qiáng)事業(yè)單位規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義，對(duì)事業(yè)規(guī)范辦公室檔案管理工作的內(nèi)容以及事業(yè)單位辦公室檔案管理的要求進(jìn)行了分析。

辦公室檔案；規(guī)范管理；意義；內(nèi)容；要求

事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理是指按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)以適應(yīng)事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要。辦公室檔案管理是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，因此建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的意義

辦公室檔案管理的好壞，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運(yùn)營(yíng)情況，是否能及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策。所以，在我國(guó)規(guī)范好事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，將事業(yè)單位的總體運(yùn)營(yíng)成果及發(fā)展情況如實(shí)具體地反映出來(lái)，不僅有利于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，且更有助于提高本單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性，擁有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。規(guī)范辦公室檔案管理工作可以提高對(duì)辦公室檔案工作的認(rèn)識(shí)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們忽略辦公室檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的現(xiàn)實(shí)作用及戰(zhàn)略意義。但是實(shí)際工作中出現(xiàn)的無(wú)責(zé)任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無(wú)用論不斷影響整個(gè)事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對(duì)辦公室檔案工作的管理。

2 事業(yè)單位中辦公室檔案規(guī)范管理的主要內(nèi)容

（1）制發(fā)公文。通常辦公室檔案都以公文演變，作為其前身，如何制定與發(fā)布公文，能直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來(lái)辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問(wèn)題。①要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫(xiě)橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。②要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長(zhǎng)期保存。無(wú)論公文是打印或草擬，還是不同的手寫(xiě)批注、簽字、報(bào)表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來(lái)長(zhǎng)期保存使用。③要對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。④文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)簡(jiǎn)稱(chēng)及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來(lái)規(guī)范管理及應(yīng)用信息化檢索方式的實(shí)行。

（2）立卷歸檔。立卷歸檔是規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則。公文相似、重復(fù)及無(wú)序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對(duì)辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。在現(xiàn)實(shí)工作里，一方面應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院頒布的關(guān)于《銷(xiāo)毀不歸檔文件辦法》，另一方面需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：①需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會(huì)使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無(wú)序而無(wú)法立卷歸檔。②需確立重點(diǎn)及合理分工。現(xiàn)實(shí)操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類(lèi)似處的資料文件差別，詳細(xì)問(wèn)題需詳細(xì)剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。③需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其是在歸檔立卷里，需將相同類(lèi)型且擁有一定關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個(gè)卷里，確保同一問(wèn)題的整體處理進(jìn)程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價(jià)值，讓完整的辦公室檔案文件為將來(lái)規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（3）案卷質(zhì)量。案卷質(zhì)量是規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障。辦公室檔案是否有價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義。可見(jiàn)立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量，顯得極為重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

3 事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的要求

（1）滿(mǎn)足事業(yè)單位辦公室檔案應(yīng)用的要求。事業(yè)單位辦公室檔案的有效應(yīng)用是體現(xiàn)其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開(kāi)發(fā)更是事業(yè)單位辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在。要增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案的有效開(kāi)發(fā)應(yīng)用，需要做好以下兩點(diǎn)：①需要共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評(píng)定及保存辦公室檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。以外，還要加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案存放庫(kù)房設(shè)備。②需要順應(yīng)時(shí)代變化的要求，把死辦公室檔案變“活辦公室檔案”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其應(yīng)用的水平，這樣不僅增加了社會(huì)效益，而且能促進(jìn)辦公室檔案工作健康發(fā)展。

（2）事業(yè)單位檔案規(guī)范管理需要依法治檔。事業(yè)單位辦公室檔案工作規(guī)范的根本在于依法治檔。現(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類(lèi)別，直接影響著辦公室檔案工作的方式。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。而《辦公室檔案法》的頒布，正是我國(guó)辦公室檔案事業(yè)朝著健康方向發(fā)展的強(qiáng)力后盾。新形勢(shì)下的辦公室檔案工作需對(duì)不同地方給予充分應(yīng)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。

[1]賈世寶.以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010.

[2]孫西寒.對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考[J].黑龍江史志，2015（10）.

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2016-9-25