淺談事業單位辦公室檔案規范管理的內容及其要求

周曉松

（吉林省洮南市委老干部局 137100）

淺談事業單位辦公室檔案規范管理的內容及其要求

周曉松

（吉林省洮南市委老干部局 137100）

事業單位辦公室檔案管理的規范化、標準化是事業單位辦公室管理的重要內容，是整個事業單位協調、掌握、高效管理運行的有效保證。現代化事業單位管理中的辦公室檔案規范及標準化管理，不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。本文闡述了加強事業單位規范辦公室檔案管理工作的意義，對事業規范辦公室檔案管理工作的內容以及事業單位辦公室檔案管理的要求進行了分析。

辦公室檔案；規范管理；意義；內容；要求

事業單位辦公室檔案規范化管理是指按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要。辦公室檔案管理是事業單位穩定發展的重要保證，因此建立系統、科學、民主的管理制度對于事業單位發展來說非常重要。

1 加強事業單位辦公室檔案規范管理的意義

辦公室檔案管理的好壞，直接決定著事業單位領導是否能把握住本單位整體運營情況，是否能及時調整運營政策。所以，在我國規范好事業單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，將事業單位的總體運營成果及發展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，且更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。規范辦公室檔案管理工作可以提高對辦公室檔案工作的認識。隨著信息技術的發展，人們忽略辦公室檔案管理在社會發展中的現實作用及戰略意義。但是實際工作中出現的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個事業單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，不利于事業單位的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。

2 事業單位中辦公室檔案規范管理的主要內容

（1）制發公文。通常辦公室檔案都以公文演變，作為其前身，如何制定與發布公文，能直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范式的質量問題。①要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。②要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。③要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。④文種的使用要合理，格式擬定標準，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來規范管理及應用信息化檢索方式的實行。

（2）立卷歸檔。立卷歸檔是規范辦公室檔案管理工作的準則。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。在現實工作里，一方面應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另一方面需處理好如下三項內容：①需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。②需確立重點及合理分工。現實操作里應重視資料及文件的區別，尤其是內容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。③需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。尤其是在歸檔立卷里，需將相同類型且擁有一定關聯的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

（3）案卷質量。案卷質量是規范辦公室檔案管理工作的保障。辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質量，顯得極為重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。

3 事業單位辦公室檔案規范管理的要求

（1）滿足事業單位辦公室檔案應用的要求。事業單位辦公室檔案的有效應用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是事業單位辦公室檔案管理的主要表現所在。要增強事業單位辦公室檔案的有效開發應用，需要做好以下兩點：①需要共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。以外，還要加強事業單位辦公室檔案存放庫房設備。②需要順應時代變化的要求，把死辦公室檔案變“活辦公室檔案”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其應用的水平，這樣不僅增加了社會效益，而且能促進辦公室檔案工作健康發展。

（2）事業單位檔案規范管理需要依法治檔。事業單位辦公室檔案工作規范的根本在于依法治檔。現代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式。辦公室檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發揮其影響力。而《辦公室檔案法》的頒布，正是我國辦公室檔案事業朝著健康方向發展的強力后盾。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分應用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。

[1]賈世寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].佳木斯教育學院學報，2010.

[2]孫西寒.對事業單位辦公室檔案管理的若干思考[J].黑龍江史志，2015（10）.

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1004-7344（2016）29-0024-01

2016-9-25