計算機技術對辦公自動化的具體影響探究

趙志鵬

摘 要 辦公自動化是近些年來各單位辦公的主要趨勢，辦公自動化需要以計算機技術作為主要的技術支撐。所以計算機技術在單位辦公中發揮了越來越重要的作用。文章以計算機技術在辦公自動化中的運用為著力點，介紹了我國運用計算機技術辦公自動化的發展現狀，同時也進一步分析了利用計算機技術在辦公自動化過程中存在的相關問題，并針對這些問題，提出相應的可行性措施。

關鍵詞 計算機技術；辦公自動化；影響

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）163-0076-02

隨著科技水平的不斷提高與信息技術的不斷運用，辦公自動化逐漸成為可能。所謂辦公自動化，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域，尤其是對計算機相關技術的使用，更是辦公自動化的一種形式，目前在許多行政單位，與事業單位都采用計算機技術，以更高效的進行自動化辦公。

1 計算機技術在辦公自動化領域的發展現狀

在我國目前，計算機技術廣泛運用于行政單位，事業單位以及相關的企業單位，使得辦公自動化成為一種便利成都高，高效率的辦公模式。計算機技術在辦公領域的運用的發展現狀，主要體現在一下幾個方面。首先，計算機技術在辦公自動化的運用更趨向于智能化的發展，采用較為先進的計算機技術，使單位在辦公過程中能夠實時有效的掌握辦公的進程，比人工監督管理更具智能性。其次，使用計算機技術進行辦公，推動了我國辦公自動化的時效性，目前，我國各單位一般都會根據本單位的業務以及所要辦公的范圍標準采用不同的計算機操作程序，這些操作程序一般都比較固定，所以辦公人員只要將所需要的數據直接輸入，便可以很快得到想要的結果。這樣的模式很大的提高了我國辦公自動化的效率，增強了辦公自動化的時效性。最后，我國已經將計算機技術作為辦公自動化的首要技術，足以說明計算機技術在辦公自動化中的發展地位。這些發展現狀凸顯了我國計算機技術的重要性，但是，這并不意味著計算機技術在辦公自動化領域已經發展的很完善，這其中在運用和發展過程中還存在相關的問題，這些問題也就嚴重影響了辦公自動化化的發展。

2 計算機技術在辦公自動化中的重要作用

2.1 擴大辦公范圍，優化辦公環境

辦公自動化的形式主要表現在辦公范圍的擴大化。所謂辦公范圍的擴大化并不是指空間范圍的擴大化，而是指所要辦公的領域的不斷深化，這一點利用計算機技術便可以很好的實現。各辦公部門之間通過計算機技術進行文件傳送，或一些相關立項的研究，減去了人工作業的時間與地點。同時，不同單位、不同合作團體之間也可以利用計算機技術對立項進行很好的洽談，進行本單位產品內容的介紹，以形成品牌效應，促進商品的營銷。所以，計算機技術運用于辦公領域，在很大程度上減輕了空間和時間的障礙，擴大了辦公范圍，優化了內部與外部辦公的環境。

2.2 提高辦公自動化的運行效率

提高辦公自動化的運行效率，主要體現在，利用計算機特有的辦公操作技術進行操作，可以在很短的一段間內實現結果的出現，減輕了人工辦公時的繁重的任務量，同時，利用計算機技術進行相關的系統操作，是一種科學的技術手段，在利用計算機技術的操作過程中，所獲得的數據結果相比于人工操作準確度更高，參考的數據更有價值，數據的準確性也就決定了辦公過程中的運行效率的高低，因此，利用計算機技術，提高了辦公自動化的運行效率。

2.3 提供了大量的可利用的信息

信息化的時代，掌握大量的信息也是一種財富，企業在辦公過程中可以根據自身的需求利用計算機技術獲取大量的信息，信息的收集，為單位辦公提供了更好的信息參考數據，同時也可以根據外部的信息，對單位內部的方案進行調整，與時俱進，及時進行相關的技術以及制度的創新，實現最大化效益。隨著時代的發展，信息是溝通單位內外部的一個很好的途徑，計算機技術為單位提供了獲取信息的平臺，因此可以說，計算機技術的使用，為辦公自動化提供了大量的可靠信息。

很好的利用計算機技術進行相關的操作，可以將計算機技術對辦公自動化的優點發揮到極致，但是在現實的運用過程中，不能合理的運用計算機技術，或者對計算機技術的掌握不夠熟練，也就在很大程度上降低了計算機技術的利用率，這些問題在某些行政單位、事業單位以及企業單位普遍存在，因此，必須很好的解決這些問題。

3 計算機技術在辦公自動化的利用過程中存在的問題及相關的可行性建議

3.1 相關計算機技術系統的安全度有待提高

利用計算機技術進行自動化辦公，是一種較為便利的條件，但是，存在與之相應的問題就是，利用計算機技術辦公過程中，相關的系統保密性不全，一些重要的文件沒有一個合理的安全保密程序，這也就使得在辦公過程中，由于安全性不高的操作，使得單位內部的重要數據、重要信息被泄露，這樣一來就會給相關的單位造成很大的損失，所以計算機系統在辦公自動化過程中，沒有一個良好的保密系統作為支撐，是很難確保計算機技術在辦公過程中的安全性與可靠性。

針對這一問題的出現，必須采取相關的技術手段對此進行系統的安全的保障，首先，相關的單位在辦公自動化過程中需要根據自己公司的需要設置更好的智能保密系統，并將文件的保密工作集中在更少的人管理，避免多人利用計算機技術操作過程中使信息泄露，同時，還要加強計算機保密系統的研發與運用，將保密技術發揮到更好的作用，最后，要加強對計算機的定期排查力度，對計算機的保密系統進行定期的維修排查，以便在第一時間發現信息泄露源，及時進行相關補救措施。

3.2 相關工作人員對計算機技術的操作能力欠缺

這一問題突出的表現在相關的行政單位進行計算機技術的辦公。相關行政單位的辦公人員一般任職時間較長，年齡較大，所以對一些新興起的計算機技術掌握的不夠全面，以至于在實際的利用計算機技術進行辦公過程中的效率低下，甚至也有可能會產生錯誤的操作，這樣也就嚴重影響了我國的辦公自動化的進程。

所以，為了更好的解決這類問題，相關的單位必須進行定期的計算機操作技術的培訓，對一些計算機技術操作進行合理的規范，讓辦公人員的操作能力提升，同時相關的操作人員也要從實際的辦公中掌握相關的技術操作要點，嚴格的規范自身的行為，提高自身的辦公？水平。

4 結論

在辦公自動化已經成為一種重要的辦公發展趨勢的今天，必須要重視計算機操作技術的重要作用性，認識到計算機操作過程中存在的不足，并及時加以改正，讓計算機技術很好的發揮其優點，提高辦公自動化的效率水平。

參考文獻

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