電力工程檔案資料管理中的問題及措施

趙鳳環(huán)

文章編號：2095-6835（2016）13-0043-01

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域都得到了很大的變化，電力行業(yè)也不例外。同時，檔案管理的利用價值也越來越高，日益成為目前電力行業(yè)比較關(guān)注的問題之一。如何更好地管理檔案資料，是電力檔案工作的核心環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案資料；案卷質(zhì)量；信息化

中圖分類號：G275.3 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.13.043

1 電力工程檔案資料管理現(xiàn)存問題

1.1 重視度不夠，信息化意識不強

信息化建設(shè)，尤其是電力工程檔案信息化建設(shè)沒有受到足夠的重視，信息化意識不強是影響檔案信息管理的關(guān)鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識到電力工程檔案信息化建設(shè)的重要性，對其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理缺乏全面深入的研究。只注重檔案數(shù)字化，而忽略了相關(guān)發(fā)展配套技術(shù)。這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應(yīng)電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。

1.2 缺實用、有價值的電力檔案編研成果

電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用電力檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就目前情況看，缺少實用、有價值的檔案編研成果。過去，檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠遠跟不上電力檔案資料管理發(fā)展的需要。

2 加強電力工程檔案資料管理措施

2.1 重視電力工程檔案資料管理

在電力會議上，必須強調(diào)檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經(jīng)常深入檔案室了解檔案整理情況，對檔案人員的辛勤工作提出表揚和鼓勵。

電力工程檔案與項目建設(shè)是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設(shè)的推進而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關(guān)部門人員的職責(zé)，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設(shè)同步進行，并遵循工程檔案形成的規(guī)律，及時敦促相關(guān)部門移交檔案，確保檔案工作穩(wěn)步有序開展。

2.2 構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

電力檔案工作是電力工程管理的一項基礎(chǔ)工作，是保障該工程一系列生產(chǎn)、經(jīng)營活動的合法權(quán)益，以及見證各階段歷史真實面貌的維護工作。針對基建期間電力工程檔案資料的要求，為了加強工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時、準確、完整、系統(tǒng)地做好竣工文件的移交、驗收工作，檔案室要求各參建單位按照文件規(guī)定及相關(guān)評價標準，規(guī)范表格，規(guī)范施工過程中形成的文件，并加強與施工、監(jiān)理、設(shè)計、調(diào)試等單位的工作聯(lián)系，對電力工程項目進度及時跟蹤，對各單位項目所形成的文件材料隨時抽查，做到心中有數(shù)，同時對各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，不合規(guī)范的，及時反饋給各參建單位整改，避免事后不必要的返工。

2.3 嚴格制定并認真履行檔案管理制度

要把項目公司的管理方針真正貫徹落實到電力工程的檔案資料管理工作中。在工程一開始，就結(jié)合電力企業(yè)檔案管理標準及上級有關(guān)項目管理文件，業(yè)主單位檔案部門編制了《項目管理體系文件》等11個檔案管理相關(guān)標準，收集、整理了主要檔案法律法規(guī)。結(jié)合電力工程的實際情況，實施細則明確各參建單位在電力工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責(zé)及工作要求，規(guī)定了竣工檔案的移交范圍、內(nèi)容、時間、組卷編制規(guī)范等具體要求，并明確提出電力工程的竣工檔案應(yīng)符合有關(guān)檔案法律法規(guī)及基建達標和專項驗收標準的要求。

2.4 提高專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)水平

檔案資料管理是一門專業(yè)性較強的工作，同時也是一門藝術(shù)。它不僅僅要求檔案人員確保文件收集的齊全、完整，更要求檔案人員做好檔案的科學(xué)分類、整理和立卷工作。為此，檔案人員除了要熟悉和了解電力工程建設(shè)和生產(chǎn)的流程，還必須了解電力工程所涉及各專業(yè)的部分知識以及各專業(yè)、各單位工程竣工文件形成的過程、內(nèi)容和范圍。

檔案人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作的優(yōu)劣，特別是各參建單位的檔案人員流動大，業(yè)務(wù)能力參差不齊，大大影響整個工程的檔案資料管理水平。電力工程檔案工作始終堅持全過程的檔案培訓(xùn)教育與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案管理委員會采用多種形式對電力工程檔案網(wǎng)絡(luò)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

在工程檔案管理過程中，檔案管理部門經(jīng)常性地利用各種機會對施工單位資料管理人員進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)工作，并組織各施工單位之間進行現(xiàn)場交流與互相取經(jīng)活動。根據(jù)工程進展情況，配合監(jiān)理方有計劃地組織對各施工單位形成的施工文件包進行檢查和指導(dǎo)，確保在單位工程竣工驗收后案卷質(zhì)量處于受控狀態(tài)。

2.5 全面做好工程檔案的歸檔工作

嚴格審查各參建單位的檔案，從其是否完整、齊全、準確，案卷質(zhì)量及規(guī)范性等方面逐卷、逐頁進行。尤其是原材料出廠證件及現(xiàn)場復(fù)試報告，檔案人員要花大量的時間，對原材型號、規(guī)格、復(fù)試報告與跟蹤記錄一一核對，對不合格的案卷提出整改意見并限期完成。在竣工文件正式移交前，執(zhí)行文件編制方（施工單位）、監(jiān)理公司、建設(shè)單位質(zhì)檢部門（工程部、檔案室）三方會審，做好竣工檔案的交接工作。

做好施工圖接收和管理。檔案室負責(zé)接收全部施工圖，了解施工單位所承擔(dān)的施工項目，按照合同要求，分發(fā)給施工單位和相關(guān)部門，并填寫分發(fā)領(lǐng)用記錄，同時也提供施工圖的查、借閱，并對施工圖進行整理立卷。

設(shè)備文件的收集和整理比較復(fù)雜，檔案人員應(yīng)做大量細致的工作：①及時掌握設(shè)備到貨和安裝時間，并深入現(xiàn)場了解、核對每一臺設(shè)備的型號、規(guī)格及出廠編號。在盡量將設(shè)備的合格證、出廠試驗報告、說明書、圖紙等收集齊全的前提下，做到與現(xiàn)場標識一一對應(yīng)，以便機組投產(chǎn)后開展大小修和技術(shù)改造時設(shè)備文件的查閱。②對不熟悉或分類拿捏不準的設(shè)備文件，虛心與各專業(yè)專工溝通，廣泛聽取各專工的意見，使設(shè)備檔案分類合理，便于查閱和利用。③對于不符合歸檔要求和缺少的文件材料，與物資部配合，一一催促有關(guān)廠家進行整改并補充齊全。

3 結(jié)束語

綜上所述，電力工程檔案資料管理工作達到了齊全、完整、準確和系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合要求，能夠真實地反映電力工程建設(shè)的全過程和面貌，而且適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，能夠利用現(xiàn)代化手段進行檢索，并在生產(chǎn)運行、維護和經(jīng)營管理方面發(fā)揮了比較顯著的作用。

參考文獻

[1]劉躍紅.電力檔案管理問題研究[J].中國電子商務(wù)，2011（06）.

〔編輯：胡雪飛〕