電力工程檔案資料管理中的問題及措施

趙鳳環(huán)

文章編號(hào)：2095-6835（2016）13-0043-01

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域都得到了很大的變化，電力行業(yè)也不例外。同時(shí)，檔案管理的利用價(jià)值也越來越高，日益成為目前電力行業(yè)比較關(guān)注的問題之一。如何更好地管理檔案資料，是電力檔案工作的核心環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案資料；案卷質(zhì)量；信息化

中圖分類號(hào)：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.13.043

1 電力工程檔案資料管理現(xiàn)存問題

1.1 重視度不夠，信息化意識(shí)不強(qiáng)

信息化建設(shè)，尤其是電力工程檔案信息化建設(shè)沒有受到足夠的重視，信息化意識(shí)不強(qiáng)是影響檔案信息管理的關(guān)鍵因素。一些電力企業(yè)沒有意識(shí)到電力工程檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)其信息化建設(shè)以及信息技術(shù)的管理缺乏全面深入的研究。只注重檔案數(shù)字化，而忽略了相關(guān)發(fā)展配套技術(shù)。這種信息化建設(shè)只是流于形式的存在，不能適應(yīng)電力企業(yè)工程建設(shè)的需要。

1.2 缺實(shí)用、有價(jià)值的電力檔案編研成果

電力檔案的編研工作是主動(dòng)地、廣泛地、系統(tǒng)地開發(fā)利用電力檔案信息資源，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的一種有效方式。就目前情況看，缺少實(shí)用、有價(jià)值的檔案編研成果。過去，檔案部門也搞過一些初級(jí)編研成果，但隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，這些編研成果已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上電力檔案資料管理發(fā)展的需要。

2 加強(qiáng)電力工程檔案資料管理措施

2.1 重視電力工程檔案資料管理

在電力會(huì)議上，必須強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，同時(shí)要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經(jīng)常深入檔案室了解檔案整理情況，對(duì)檔案人員的辛勤工作提出表揚(yáng)和鼓勵(lì)。

電力工程檔案與項(xiàng)目建設(shè)是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項(xiàng)目建設(shè)的推進(jìn)而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關(guān)部門人員的職責(zé)，從工程開工就注重收集檔案，堅(jiān)持檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，并遵循工程檔案形成的規(guī)律，及時(shí)敦促相關(guān)部門移交檔案，確保檔案工作穩(wěn)步有序開展。

2.2 構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

電力檔案工作是電力工程管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是保障該工程一系列生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)的合法權(quán)益，以及見證各階段歷史真實(shí)面貌的維護(hù)工作。針對(duì)基建期間電力工程檔案資料的要求，為了加強(qiáng)工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地做好竣工文件的移交、驗(yàn)收工作，檔案室要求各參建單位按照文件規(guī)定及相關(guān)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范表格，規(guī)范施工過程中形成的文件，并加強(qiáng)與施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、調(diào)試等單位的工作聯(lián)系，對(duì)電力工程項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)跟蹤，對(duì)各單位項(xiàng)目所形成的文件材料隨時(shí)抽查，做到心中有數(shù)，同時(shí)對(duì)各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，不合規(guī)范的，及時(shí)反饋給各參建單位整改，避免事后不必要的返工。

2.3 嚴(yán)格制定并認(rèn)真履行檔案管理制度

要把項(xiàng)目公司的管理方針真正貫徹落實(shí)到電力工程的檔案資料管理工作中。在工程一開始，就結(jié)合電力企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及上級(jí)有關(guān)項(xiàng)目管理文件，業(yè)主單位檔案部門編制了《項(xiàng)目管理體系文件》等11個(gè)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，收集、整理了主要檔案法律法規(guī)。結(jié)合電力工程的實(shí)際情況，實(shí)施細(xì)則明確各參建單位在電力工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責(zé)及工作要求，規(guī)定了竣工檔案的移交范圍、內(nèi)容、時(shí)間、組卷編制規(guī)范等具體要求，并明確提出電力工程的竣工檔案應(yīng)符合有關(guān)檔案法律法規(guī)及基建達(dá)標(biāo)和專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2.4 提高專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)水平

檔案資料管理是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一門藝術(shù)。它不僅僅要求檔案人員確保文件收集的齊全、完整，更要求檔案人員做好檔案的科學(xué)分類、整理和立卷工作。為此，檔案人員除了要熟悉和了解電力工程建設(shè)和生產(chǎn)的流程，還必須了解電力工程所涉及各專業(yè)的部分知識(shí)以及各專業(yè)、各單位工程竣工文件形成的過程、內(nèi)容和范圍。

檔案人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作的優(yōu)劣，特別是各參建單位的檔案人員流動(dòng)大，業(yè)務(wù)能力參差不齊，大大影響整個(gè)工程的檔案資料管理水平。電力工程檔案工作始終堅(jiān)持全過程的檔案培訓(xùn)教育與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案管理委員會(huì)采用多種形式對(duì)電力工程檔案網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

在工程檔案管理過程中，檔案管理部門經(jīng)常性地利用各種機(jī)會(huì)對(duì)施工單位資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)工作，并組織各施工單位之間進(jìn)行現(xiàn)場交流與互相取經(jīng)活動(dòng)。根據(jù)工程進(jìn)展情況，配合監(jiān)理方有計(jì)劃地組織對(duì)各施工單位形成的施工文件包進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保在單位工程竣工驗(yàn)收后案卷質(zhì)量處于受控狀態(tài)。

2.5 全面做好工程檔案的歸檔工作

嚴(yán)格審查各參建單位的檔案，從其是否完整、齊全、準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量及規(guī)范性等方面逐卷、逐頁進(jìn)行。尤其是原材料出廠證件及現(xiàn)場復(fù)試報(bào)告，檔案人員要花大量的時(shí)間，對(duì)原材型號(hào)、規(guī)格、復(fù)試報(bào)告與跟蹤記錄一一核對(duì)，對(duì)不合格的案卷提出整改意見并限期完成。在竣工文件正式移交前，執(zhí)行文件編制方（施工單位）、監(jiān)理公司、建設(shè)單位質(zhì)檢部門（工程部、檔案室）三方會(huì)審，做好竣工檔案的交接工作。

做好施工圖接收和管理。檔案室負(fù)責(zé)接收全部施工圖，了解施工單位所承擔(dān)的施工項(xiàng)目，按照合同要求，分發(fā)給施工單位和相關(guān)部門，并填寫分發(fā)領(lǐng)用記錄，同時(shí)也提供施工圖的查、借閱，并對(duì)施工圖進(jìn)行整理立卷。

設(shè)備文件的收集和整理比較復(fù)雜，檔案人員應(yīng)做大量細(xì)致的工作：①及時(shí)掌握設(shè)備到貨和安裝時(shí)間，并深入現(xiàn)場了解、核對(duì)每一臺(tái)設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格及出廠編號(hào)。在盡量將設(shè)備的合格證、出廠試驗(yàn)報(bào)告、說明書、圖紙等收集齊全的前提下，做到與現(xiàn)場標(biāo)識(shí)一一對(duì)應(yīng)，以便機(jī)組投產(chǎn)后開展大小修和技術(shù)改造時(shí)設(shè)備文件的查閱。②對(duì)不熟悉或分類拿捏不準(zhǔn)的設(shè)備文件，虛心與各專業(yè)專工溝通，廣泛聽取各專工的意見，使設(shè)備檔案分類合理，便于查閱和利用。③對(duì)于不符合歸檔要求和缺少的文件材料，與物資部配合，一一催促有關(guān)廠家進(jìn)行整改并補(bǔ)充齊全。

3 結(jié)束語

綜上所述，電力工程檔案資料管理工作達(dá)到了齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合要求，能夠真實(shí)地反映電力工程建設(shè)的全過程和面貌，而且適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)需要，能夠利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檢索，并在生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)和經(jīng)營管理方面發(fā)揮了比較顯著的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]劉躍紅.電力檔案管理問題研究[J].中國電子商務(wù)，2011（06）.

〔編輯：胡雪飛〕