如何做好企業辦公室文秘綜合管理工作的研究

王琳娜

青島公用事業收費服務有限公司 山東青島 266000

辦公室是企業開展行政管理工作的主要陣地。辦公室文秘綜合管理工作是企業運營發展過程中必不可少的重要內容與關鍵環節。企業辦公室在企業行政管理工作中發揮著重要的橋梁和紐帶的作用，對于推動企業的順利運營與發展發揮著有效的促進作用。在當前智慧與科技創新引領社會發展的新時代下，企業辦公室凸顯出越來越重要的作用。為了更好地發揮辦公室在新時代對企業發展的促進作用，本文結合作者多年實踐經驗對企業辦公室文秘綜合管理工作進行了重點探究。

1 辦公室文秘綜合管理工作概述

企業辦公室文秘綜合管理工作并不是一項簡單的工作，該工作對文秘人員有較高的專業性、職業素養以及思想道德素養等方面的要求。一方面文秘人員必須具備一定的文字功底。另一方面文秘人員需要具備較強的交流溝通與協調能力以及活躍、敏捷的思維能力。企業辦公室文秘綜合管理工作是一項涉及部門比較多、涉及面比較廣且工作內容比較繁雜的工作，需要與多個部門進行交流溝通與協調、信息反饋以及各種文件、信函的上傳下達，同時還要做好對外的各種接待、洽談等行政工作[1]。

2 辦公室文秘綜合管理工作中存在的主要問題

2.1 工作煩瑣

企業辦公室文秘綜合管理工作的內容比較繁雜多樣，所涉及的對象和部門比較多，且有的工作內容重復率比較高，久而久之很容易使辦公室文秘工作人員產生職業倦怠心理和工作散漫的態度，從而影響其工作質量和效率，進而會影響企業與之相關的其他各項工作的順利完成與有效開展。不利于企業各項工作的順利、高效開展。

2.2 能力不足

在當前以改革創新為主要發展引擎的新時代，要想確保各項工作既能夠滿足企業發展的要求，又能夠適應社會經濟的發展，必須時刻保持與時俱進與開拓創新的思想。文秘工作也是如此。當前有不少辦公室文秘工作人員的工作積極性不高、自主學習意識和能力比較差，久而久之其工作能力就難以滿足企業發展的要求，從而阻礙企業各項工作的順利開展[2]。

3 文秘工作質量水平的優化策略

3.1 完善獎懲制度

辦公室文秘工作開展是否順利對企業生產經營等方面有著一定影響，為了提高工作效率與工作質量，制定科學的獎懲機制與激勵制度能夠激發員工的積極性與工作熱情。與此同時，辦公室文秘工作人員在工作中不斷制定工作目標，充分體現文秘工作者的價值和自我優勢，提高員工的職業素養與創新意識。

為了保證各項工作順利完成，企業應該制定完善的獎懲制度，結合辦公室日常工作與文秘工作的綜合效應，加強辦公室工作的評估與監督，提高企業各部門之間溝通交流水平，確保辦公室工作順利完成[3]。

3.2 激發創新意識

創新是企業長久穩定發展的動力和源泉，為了提高企業內部管理水平，重視文秘管理工作在其中所發揮的重要作用，提高辦公室文秘工作質量，提高內部工作者的競爭意識和創新意識，滿足多元化的辦公要求。文秘工作者應該從思想上、行為上都有所創新，能夠樹立良好的創新意識并應用于日常管理中，不斷創新、探索新的工作方法與工作模式，提高辦公室文秘工作的整體水平。

需要注意的是，文秘工作者在企業上下級溝通和交流中，營造輕松和諧的辦公環境，積極發揮領導的帶頭作用，將創新理念應用其中，提升企業文化形象，創造更好的經濟效益。

3.3 加大培訓力度

文秘工作者自身綜合素質和業務能力水平對辦公室工作有著決定性影響，企業應該重視人才的價值。首先，做好文秘人員的培訓教育工作，針對文秘人員的自身情況與崗位職能制定合理的培訓計劃，保證培訓工作的針對性、全面性，加強培訓教育與實踐工作之間的聯系。其次，引入先進的工作理念，為了滿足時代發展需求，文秘工作者不僅要具備一定的專業知識，還應該熟悉相應的法律法規，掌握國家發展動向，深入了解企業文化、政策文件，以國家政策法規和企業文件為指導，提高文秘工作的整體水平[4]。

3.4 做好細節管理工作

細節管理是辦公室文秘工作者應該具備的基本素質，做好細節管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務是辦公室文秘工作者日常管理的核心內容，其對于文字細節的確定和認識直接影響領導意識的準確傳達，如果在工作中出現了語法錯誤或者專屬問題，就有可能導致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡明扼要，準確傳達領導指示，做好文件傳閱等細節管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號編制的準確性，滿足文件進度跟蹤的動態發展要求。與此同時，辦公室文秘工作者還要具有精細化的服務意識，保證各項工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質量。

4 結語

綜上所述，辦公室文秘綜合管理工作在企業的運營管理與順利、高效發展中發揮著重要的促進作用。在當前市場經濟高速發展、企業競爭日益激烈的新形勢下，企業要不斷加強辦公室文秘綜合管理工作，結合企業行政管理工作的實際情況和企業實際發展需求制定科學的辦公室文秘綜合管理工作規章制度，不斷加強對辦公室文秘工作人員的管理與培訓工作，使其掌握更加專業化的文秘工作業務能力和方法不斷優化辦公室的綜合管理工作，從而更好地輔助企業在新形勢下的高效運營管理與快速發展。