以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

商冠群

【摘要】隨著檔案管理科學(xué)化要求的不斷提高，研究其相關(guān)課題凸顯出重要意義。本文首先介紹了提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性，分析了當(dāng)前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀，并立足客觀實(shí)際，從建立完善的檔案管理系統(tǒng)，以及提高檔案管理工作員工的自我素質(zhì)等多個(gè)角度，提出了提升檔案管理科學(xué)化的有效措施，望有助于檔案管理相關(guān)工作的實(shí)踐。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；機(jī)關(guān)管理；高效化

一、前言

作為能夠有效促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化的方法之一，檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵性不言而喻。該項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升對(duì)檔案管理科學(xué)化的分析與掌控力度，從而通過(guò)合理化的措施與途徑，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的最終整體效果。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性

檔案管理的科學(xué)化水平可以使檔案管理模式朝著高效、便捷的方向發(fā)展，為減輕管理者的工作量和大眾的服務(wù)力度提供便利。提高檔案科學(xué)化水平是時(shí)代的需要。檔案的科學(xué)化水平主要采用科學(xué)的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理工作。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和時(shí)代的不斷需要，加強(qiáng)和提高檔案管理科學(xué)化水平有著非常重要的作用。提高檔案科學(xué)化水平是檔案發(fā)展的需要。我國(guó)的檔案管理工作，無(wú)論是從管理范圍上，還是管理類別上都取得了一定的成就，但是與如今信息快速發(fā)展的時(shí)代下，檔案管理工作還是非常落后的，為了更好的促進(jìn)檔案發(fā)展工作就必須提供檔案管理科學(xué)化水平。

三、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理的意識(shí)。檔案管理的水平高低和檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)至關(guān)重要。但是現(xiàn)今很多的檔案管理人員由于自身素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)不過(guò)關(guān)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，對(duì)于檔案管理的科學(xué)性產(chǎn)生嚴(yán)重制約。

（二）沒(méi)有科學(xué)的檔案管理技術(shù)。目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。針對(duì)這樣的發(fā)展趨勢(shì)，檔案的管理工作就需要完善的、科學(xué)的技術(shù)來(lái)對(duì)其進(jìn)行輔助。但是目前我國(guó)的相關(guān)的技術(shù)水平還沒(méi)有達(dá)到對(duì)檔案科學(xué)管理的要求，我國(guó)的技術(shù)水平和對(duì)于檔案管理的需求存在著脫節(jié)。

（三）沒(méi)有完善的檔案科學(xué)管理的制度。在檔案管理的制度方面存在很多不足之處，對(duì)于檔案管理的明確方法以及相應(yīng)的手段都沒(méi)有進(jìn)行具體的說(shuō)明，造成進(jìn)行檔案管理工作的不規(guī)范。并且因?yàn)闄n案系統(tǒng)的不完善還有可能造成檔案的丟失，從而造成巨大的損失。

四、提升檔案管理科學(xué)化的有效措施分析

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，并且被應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，其中檔案管理應(yīng)用得最為廣泛，檔案管理科學(xué)化水平已經(jīng)成為了各個(gè)企業(yè)中最為重要的管理工作之一。

（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位想要有效合理的提高檔案管理工作水平，首先要制定一個(gè)比較完善的管理系統(tǒng)，針對(duì)檔案管理制定的管理保障，從而有效的提高工作效率，這對(duì)以后的發(fā)展來(lái)說(shuō)有極大的助益。事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度與水平進(jìn)行加強(qiáng)，使員工真正能按照公司制定的管理制度進(jìn)行對(duì)自我的約束，拿出自己良好的工作態(tài)度來(lái)進(jìn)行工作，從而不斷的提高工作質(zhì)量。比如在檔案分類上可以根據(jù)不同的方式進(jìn)行合理歸類，可以按照日期，檔案的類別，檔案的重要性進(jìn)行不斷的歸類，這樣的檔案管理系統(tǒng)比較完善，也可提高工作的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)幫助。然而事業(yè)單位要根據(jù)自己的自身實(shí)際情況，制定符合的檔案管理制度，通過(guò)不斷加強(qiáng)員工間的培訓(xùn)，將管理制度有效落實(shí)到每一位員工身上。

（二）全面提高檔案管理工作員工的自我素質(zhì)。隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，使現(xiàn)代的檔案管理工作拋棄傳統(tǒng)的模式，繼而加強(qiáng)信息化水平，因此在平時(shí)的檔案管理中要不斷的提高檔案管理員工的自我素質(zhì)，通過(guò)不斷的強(qiáng)化使自己以專業(yè)化的水準(zhǔn)來(lái)對(duì)待工作。比如公司可以定期進(jìn)行培訓(xùn)，促使員工不斷的對(duì)自己進(jìn)行完善，最終使自己的專業(yè)素質(zhì)有所增強(qiáng)。要使檔案管理工作人員充分掌握關(guān)于檔案管理信息化的方式與能力，因此要不斷重視培養(yǎng)檔案管理的人才，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力，要以事業(yè)單位管理工作為重點(diǎn)，不斷的提高工作質(zhì)量，加大力度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，提高檔案管理人員隊(duì)伍管理能力，要不斷的進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，進(jìn)而全面提高工作人員的綜合素質(zhì)。

（三）對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重視。在事業(yè)單位的日常工作中，有的工作人員對(duì)于檔案管理基本上是比較疏忽的，這樣的態(tài)度會(huì)干擾檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因而要不斷的加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的審查，在工作的時(shí)候要施行重點(diǎn)監(jiān)督模式，可以采取員工間互相監(jiān)督舉報(bào)的體制，一方面不斷的完善管理制度，讓管理人員的素質(zhì)有所提高，使其對(duì)待工作更加認(rèn)真，另一方面不斷的建立員工中進(jìn)行互相監(jiān)督與幫助的方式，這樣不僅使員工對(duì)待工作的態(tài)度有所端正，還會(huì)使事業(yè)單位日常的工作進(jìn)行的更加可靠與快速。由于長(zhǎng)時(shí)間對(duì)檔案管理工作有所忽視，漸漸地在事業(yè)檔案管理工作中產(chǎn)生比較嚴(yán)重的損失，在平時(shí)管理中要不斷的提高對(duì)檔案工作的重視關(guān)注度，才能將檔案管理工作放在首位，有精力去完成相應(yīng)的工作內(nèi)容。

（四）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是將事業(yè)單位檔案管理部門進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)形式呈現(xiàn)在大眾眼中，目的是為了給相關(guān)人員提供比較可靠的檔案信息，資源共享，將檔案管理工作變得透明化。這樣的網(wǎng)頁(yè)模式是檔案管理工作信息化重要的一種方式，通過(guò)這樣的方式幫助信息快速的傳遞，漸漸地這樣的模式成為檔案管理信息化的主流模式。在這樣的檔案管理信息化中要不斷進(jìn)行更新與開(kāi)發(fā)，才能在這個(gè)信息化飛速進(jìn)步的現(xiàn)代能夠立住腳步，更快適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)，因此在檔案管理工作中利用信息技術(shù)更為便捷，能有效提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，該項(xiàng)工作良好實(shí)踐效果的取得，有賴于對(duì)其多項(xiàng)影響因素與關(guān)鍵環(huán)節(jié)的充分掌控，有關(guān)人員應(yīng)該從檔案管理工作的客觀實(shí)際出發(fā)，研究制定最為符合實(shí)際的應(yīng)對(duì)實(shí)施措施。

參考文獻(xiàn)

[1]彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（10）：60-62.