高校學生檔案管理現狀及改善對策

孟妍妍

【摘要】高校學生重要信息資源都存在學生檔案中，學生檔案可以較全面真實的反應一個學生的面貌。所以，提高學校檔案管理水平，力求學校檔案的完整性、真實性、系統性，這對于提高學校的學生檔案管理水平和教育質量上都有很大的促進作用。

【關鍵詞】檔案管理；資料；高校文案整理

一、目前高校檔案工作存在的主要問題

（一）學生檔案管理重視不夠，制度不健全。

學生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對學校的教學檔案管理工作較為重視，卻忽略了學生檔案的重要性。還有些學校認為“學生檔案是跟著學生走的，學生畢業了就與學校無關了”，所以沒必要對學生檔案進行過多的管理，在學校議事日程中對于學生檔案管理工作也很少提。不但不將學生檔案管理工作的優劣作為檔案管理部門業績評比的標準，也不對學生檔案管理工作進行必要的檢查監督和指導，更是缺乏領導的重視，沒有相關的制度建設，管理體制也不完善，一些學校甚至沒有專職的學生檔案管理人員。

（二）學生檔案管理手段落后，程序不夠規范。

雖然如今已是信息化數字化時代，檔案管理方面也有了改善，無論是檔案管理的內容還是服務方式及手法都比以往有了突飛猛進的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經習慣了老舊的手工操作方法來進行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠不及現代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長，一些管理工作還沒有步入正軌，還沒有科學規范的管理制度，相應的檔案管理方法也落后，程序也不規范。

（三）學生檔案數量龐大，深度開發利不到位。

一些學校盡管已經提出了建設信息化檔案館，但是落到實際上就不盡人意，學校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合，也沒有做到深加工、細致化檔案信息，更別說從學校的檔案信息資源中提煉出有結論性并且有規律的數據資料，所以這些檔案資源就無法對教學管理、教學改革、領導決策服務。如今一些用人單位需要學生提供檔案來辦理相關手續，但是由于檔案具有保密性，嚴重制約了用人單位工作的開展，讓檔案管理者也是無奈。

（四）學生檔案管理經費投入不足，發展緩慢。

如今高校不斷擴大招生規模，學生增加了，學生檔案管理工作也隨之增加，然而學校在學生檔案管理方面投入的經費并不夠，這讓學生檔案管理工作很是被動，不能與其他部門建立統一的管理平臺，使學生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進展的腳步。高校檔案工作不像經濟領域一樣能產生立竿見影的社會與經濟效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴重影響了高校檔案實現數字化管理的進程。

（五）畢業生檔案傳遞方式原始，管理落后。

隨著高校畢業生就業制度改革，畢業生實行雙向選擇，自主擇業。畢業生生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案在兩年擇業期內由人才市場、人才交流中心或畢業學校待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。這樣就導致畢業生學籍檔案轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失。嚴重影響了學生的就業前景。

二、高校學生檔案管理工作的改善對策

（一）重視學籍檔案管理，提高人員素質。

加強高校領導以及教職人員的檔案意識，將學生檔案管理工作當成學校的一項基礎工作。學校要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。選拔“業務精、素質高、覺悟高”的人員充實到檔案管理隊伍中，積極加強檔案管理人員的檔案業務培訓，建立檔案工作網絡，充分利用計算機輔助檔案管理，建立學生檔案信息數據庫，進而全面提高檔案管理水平和服務水平，使學校學生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學校教學?？蒲泻推渌ぷ鞣?。

（二）完善學籍檔案內容，提高檔案質量。

只有收集好學生的各類資料，才能確保學生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應出學生在校期間的能力。學生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對檔案資料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化檔案管理，根據學生學習生活特點，增設“信用檔案”、“心理健康材料”內容，充分反映學生個性化發展特征。注意收集反映學生成長進步的材料。包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等方面，充分反映學生多方面的潛能。

（三）充分開發學籍檔案信息資源，提高服務利用價值。

學生檔案信息資源的開發與利用，我們應堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。努力開發檔案的教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。要加強檔案的開發利用，實現信息共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供，滿足學生檔案利用工作的需要。同時適應社會需求的變化。尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮學生檔案的作用。

（四）嚴格畢業生檔案的轉遞工作，確保安全完整。

學生畢業季的檔案傳遞工作具有時間緊、流量大、涉及面廣等特點。所以要結合其特點設置科學合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，參與傳遞的人員較多，要嚴格要求傳遞手續，來防止畢業生檔案的丟失。

三、結束語

隨著信息技術的發展和教育制度的改革，高等院校的檔案管理工作也變得與時俱進，各種新的管理模式和理念需要得到學校的重視。高校學生檔案的建立與管理應與學校教學、管理過程相結合，應與高等教育的發展相結合，應與社會要求相結合。在新的形勢下，建立內容豐富，具有個性的學生檔案，充分發揮學生檔案的重要作用成為高校學生檔案管理工作的重點。

參考文獻

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