淺談檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展方向

李寧

【摘要】隨著政府各職能單位內(nèi)部分工的日漸細化，辦公室的整合和整理工作的重要性愈發(fā)凸顯，其中主要的檔案管理工作也就引起更高的關(guān)注。為了更好的發(fā)揮現(xiàn)代檔案管理工作的應(yīng)用價值，本文將以現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作方法以及筆者自身工作經(jīng)驗，進而提出具備一定可行性的新發(fā)展方向。具體包括人員素質(zhì)建設(shè)、管理制度建設(shè)和新技術(shù)應(yīng)用等方面。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；制度創(chuàng)新；素質(zhì)優(yōu)化

一、檔案管理工作創(chuàng)新內(nèi)容概述

筆者將檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容主要總結(jié)成了如下的幾個方面：首先是管理制度上的創(chuàng)新，構(gòu)建出一個科學(xué)且可行性高的管理制度是檔案工作創(chuàng)新的最基礎(chǔ)保證。這不僅能夠?qū)n案管理工作中的一些漏洞進行彌補，同時還能夠緊跟住時代的發(fā)展腳步，讓檔案管理工作可以開展的更加順利；其次是管理理念上的創(chuàng)新，這也就體現(xiàn)在隊伍人才建設(shè)上，通過對傳統(tǒng)檔案管理的思想進行改變能夠有效的提高內(nèi)部員工的工作積極性與服務(wù)水平，繼而在日常的檔案管理工作中加入一些新的觀念與想法。為此，檔案管理部門更加需要針對現(xiàn)有的管理方式進行豐富與創(chuàng)新，繼而通過加入一些創(chuàng)新理論的方式來對檔案管理的創(chuàng)新工作給予一些正面的推動作用。

二、實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）增強整體檔案意識，完善檔案日常管理制度

相當多的職能單位忽視檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，組織結(jié)構(gòu)混亂，導(dǎo)致具體工作重復(fù)無頭緒。所以，單位應(yīng)充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結(jié)合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。

首先，單位應(yīng)加強根本的檔案收集工作。在檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎(chǔ)的工作，所以只能對檔案收集工作進行規(guī)范和加強，才能取得理想的檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應(yīng)分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰，并進行妥善保管；三是科學(xué)建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術(shù)完善辦公室自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號工作，提高檔案收集效率。

進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，應(yīng)明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類別、時期等分別存放等。單位可依據(jù)辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。

（二）加強檔案管理培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)水平

管理技術(shù)的創(chuàng)新。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案工作者提出了更高的要求。這要求檔案工作者既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，而且還應(yīng)掌握現(xiàn)代化管理手段，檔案工作的每一個流程，每一種新型載體都具有復(fù)雜多樣的操作技術(shù)，只有掌握利用計算機進行檔案管理的工作方法和技巧，才能實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，從而改變過去主要管理和利用紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象，逐步做到利用現(xiàn)代化手段保管和開發(fā)利用多種信息資源，實現(xiàn)檔案管理信息化。

對于單位而言，重要的核心環(huán)節(jié)就是組織開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)水平。檔案管理工作始終都需要每一名檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事檔案管理的人員并不具備專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)驗，對檔案的立卷、分類等多是一知半解，專業(yè)素質(zhì)水平跟信息時代的檔案管理要求存在較大差距。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

（三）推進檔案數(shù)字化進程，加快實現(xiàn)信息資源共享

加快辦公室檔案數(shù)字化進程的推進速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計劃，并加強檢查和監(jiān)督，確保能有序開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。要加大投入，在單位各級檔案部門形成協(xié)作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過程中的主體責任。加快實現(xiàn)檔案信息資源共享。單位應(yīng)嚴格依據(jù)國家新出臺的標準，把技術(shù)壁壘打破，統(tǒng)一建立檔案信息管理系統(tǒng)，促進單位及時融合網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案信息的生成、整理與歸檔，使電子檔案信息的入口保持暢通。同時，加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。

三、總結(jié)

檔案工作者必須認清形勢的變化，不斷更新觀念。加快檔案事業(yè)的發(fā)展，創(chuàng)新理論；更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，使檔案工作有新的進展和突破，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。

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