淺議技工學校的人事檔案管理

何灝濤

干部人事檔案是一個以干部個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，是組織人事等有關部門按照黨的政策在培養選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料。干部人事檔案管理又是按照科學的原則和方法進行整理、分類、保管，為組織人事工作提供服務的一項專門性工作。因此，干部人事檔案對于歷史地、全面地考察、了解干部和正確選拔、使用干部，提高學校管理水平，無疑都具有重要意義，特別是針對目前“三個一批”工作中，對干部具體情況的了解和劃定更是具有實際的參考和指導作用。

一、新時期技校干部人事檔案管理工作的作用

（一）干部人事檔案在技校管理中的導向和聯接作用。干部人事檔案是技校檔案的重要組成部分，是學校干部管理資料的核心內容，是各所學校推進干部人事制度改革、干部教師隊伍建設等工作的重要參考材料。并可為上級部門對技校干部人事工作的宏觀決策提供必要的資料和依據。這是干部人事檔案的導向作用。另外，從組織和個人的關系來看，干部人事檔案工作是“教工之家”的重要體現。干部個人檔案清楚地記載著一個干部的自然狀況、社會關系和歷史、現實表現，這些材料存放保管在單位組織人事部門，可以使廣大教職工對組織人事部門有一種歸屬感和信任感，如同把自己最寶貴的東西放在家中一樣，使個人與組織聯系更密切。同時，對干部、教工又會無形中形成一種約束力，促使他們更好地為學校的穩定和發展做好工作，從而有利于技校各項管理工作的順利實施。這便體現出干部人事檔案工作的聯接作用。

（二）干部人事檔案在技校教師隊伍管理工作中的促進作用。教師是教學過程中的主導因素，教師的素質和水平直接影響教育教學質量乃至人才培養的質量。干部人事檔案記錄了全校每位教師的個人簡歷、專業結構、專業技術考核、進修提高、教學評估、科研授獎等情況，是一套完整地反映每位教師的業務能力、學術水平、工作業績的歷史真實憑證。有了這樣可靠的憑證，就可以有目的、有計劃地合理使用每一位教師，在選調優秀教學人員時可根據其人事檔案了解情況，在評定職稱時可把人事檔案中記載的成績作為依據之一。因此，干部人事檔案管理工作有利于調動每位教師的積極性，從而，加快技校教育教學改革的步伐。

二、新時期技校干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）管理意識滯后。從事干部人事檔案管理工作的許多同志，干部檔案意識是比較強的，對干部人事檔案工作的認識是明確的。但也應清楚地看到，由于干部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志認為，現在使用干部重在現實表現，干部檔案沒有多大的作用；有的同志認為干部人事檔案工作是人事檔案工作人員的事情，與己無關；有的同志雖然口頭上講干部人事檔案工作的重要性，但在實際工作中卻不夠重視。這些情況表明，有相當一部分人對干部人事檔案工作的認識是不到位的。可以說，管檔意識的滯后是制約干部人事檔案工作的一個重要因素。

（二）管理機制滯后。干部檔案應與文書檔案、科技檔案、財會檔案一并歸檔案室管理。但在許多學校，還沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的現象。分散的管理格局，使干部檔案材料不能全面地反映干部的真實面貌。干部檔案材料的收集是干部檔案工作的重點和難點，目前主要仍是依賴于行政手段，材料收集的辦法老化而單一，真正反映個人特性的材料少，檔案材料缺乏科學的定性描述和定量考核，檔案語言比較僵化抽象，信息資源往往不能準確地反映個人的真實情況，也不能準確地評價一個人。

（三）管理方法滯后。干部檔案材料包括記載干部的履歷表、登記表、任免表、工資表，記載信息簡單，不能全面地反映干部的特征。干部檔案信息載體形式單一，未能形成聲像制品，遠程傳遞速度慢，使用價值低，不能實現科學存貯和信息資源共享。干部檔案管理手段相對落后，基本處于手工操作階段，缺乏先進管理設備和手段，干部檔案的案卷質量尚待提高。

三、新時期學校干部人事檔案管理工作改革的對策

（一）更新觀念，加強對干部檔案工作的領導。隨著科學技術的不斷發展，許多學校的干部檔案管理工作水平有著不同程度的提高。但從目前狀況看，僅僅做到索引目錄和檢索案卷目錄是遠遠不夠的，電子儲存與檢索、檔案管理現代化已提上日程。因此，從領導干部到具體的工作人員要跟上時代步伐，更新管理觀念，深化檔案管理工作改革，適應時代發展需要。同時，各級領導干部應認真深刻理解上級的有關文件精神，進一步加強對干部檔案工作的指導，沖破傳統的干部人事檔案材料的管理模式，立足于干部檔案資源的開發利用，改變傳統的干部人事檔案管理工作中的陳舊觀念，充分發揮干部人事檔案工作的作用。

（二）實施干部人事檔案的規范化、科學化管理。首先要健全工作制度，完善各項干部檔案管理制度，并在狠抓落實上下功夫。要強化保密管理，杜絕泄密現象。其次要加強干部人事檔案硬件建設，實現檔案管理的科學化和現代化。學校應該努力改善干部人事檔案工作條件，添置必要的現代化技術設備，如計算機、溫濕度器等，建立實用性較強的微機檔案管理系統，逐步運用計算機貯存、傳遞、檢索檔案信息，提高檢索速度。再次要認真做好干部檔案材料的收集和歸檔工作，實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。人事檔案管理質量取決于收集和補充的檔案材料的質量，對收集到的材料，要從手續是否齊全，表述是否準確精練等方面進行認真細致的鑒別，不符合要求的要及時退回糾正后再歸檔，不屬于歸檔范圍的要及時退還。

（三）加強干部人事檔案管理隊伍的建設，提高干部檔案管理人員素質。建立一支熟悉業務、相對穩定的專業隊伍，是做好干部檔案工作的組織保證。學校干部人事檔案管理人員應具備優良的思想政治品質、寬廣的知識面、扎實的檔案專業基礎知識、較強的現代管理能力和計算機運用能力等。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，學校領導應挑選精于業務、樂于奉獻的優秀干部從事干部人事檔案管理工作。檔案管理人員要經得起市場經濟的考驗，樂于奉獻、具有良好的職業道德和吃苦耐勞精神。學校要加大對干部人事檔案管理人員的培訓力度，使他們不斷豐富專業技術管理知識、完善現代化管理手段、增強創新意識，力促技校干部人事檔案工作邁上新臺階。