淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

董文革

【摘要】檔案管理的工作內容十分的繁雜，需要管理人員有著高度的耐心程度和管理才能。因此，為了迎合當今飛速發展的社會，保證檔案管理工作順利完成，這就要求工作人員必須要提高自身工作能力，提高檔案管理工作的規范化程度。本文主要分析當今社會下我國檔案管理工作中存在的一些問題，繼而針對這些問題提出了一些措施。

【關鍵詞】新時代；檔案管理；規范化；現代化

隨著我國社會不斷發展，各種檔案信息內容越來越多，給檔案管理工作也提出了越來越高的要求。傳統的檔案管理方式已經無法適應當前飛速發展的社會的需要，并且檔案管理的工作人員也開始承受著越來越大的工作壓力。因此，這就必須要改變當前的檔案管理工作方式，推動者檔案管理朝著現代化的方向發展，并且不斷提高檔案管理的規范化程度。

一、實現管理檔案規范化程度的必要性

檔案管理工作是一項基礎的內容，并且對于任何單位來說檔案管理工作都極為重要。盡管在日常的工作中，檔案管理工作內容不被一般的工作人員所重視，但是在不斷發展的今天，檔案管理工作也必須要與時俱進，簡化檔案管理工作的具體工作方式，提高檔案整體規范化的程度。對于組織不斷發展的方面來說，檔案管理工作有著極為重要的發展意義，因為檔案不僅記錄了整個組織的發展歷程，更是包括著整個組織在發展歷程中的眾多重點內容，也包括這一個組織立本的基礎文化。有古人云：“以史為鑒，可以知興替”。可見，歷史對于人對于組織來說，起著十分重要的作用。通過對檔案管理方式的更新，能夠進一步加強工作人員對組織內部歷史發展歷程，并且提高自很對組織知識的掌握程度。另外，檔案中包括了大量工作具體內容和組織內部的各種信息，提高檔案管理工作的水平，能夠提高組織內部信息的安全性程度。如果檔案管理工作中出現一些紕漏，極有可能造成單位信息的泄露，從而不利于組織單位的發展。因此，從組織單位的未來發展歷程來看，檔案管理工作規范化程度提高，對于單位的發展來說起著十分重要的作用。同時，單位決策者需要根據市場現狀作出各項工作的決策，這都必須以檔案信息為基礎。所以，提高檔案管理工作的規范花，完善檔案管理工作具體內容，不僅能夠幫助決策者做好單位未來發展決策，還能夠促進組織單位朝著更好的未來發展。

二、新形勢下檔案管理工作中的現狀

檔案管理工作對于一個企業單位的發展來說起著十分重要的作用，尤其是在新的社會發展形勢之下，檔案管理工作也面對著越來越多的挑戰。這些挑戰對于檔案管理工作的規范化程度也提出了極高的要求。然而在現行的檔案工作管理過程中存在著一些問題，這些問題在極大程度上影響了整個檔案管理工作的順利開展。經過筆者的分析總結，現階段的檔案管理工作中存在的問題主要有以下幾種：

（一）檔案管理工作人員整體素質低。整個檔案管理工作中規范化程度低，這是檔案管理工作無法跟上時代發展潮流的一個關鍵性原因。這就需要檔案管理工作人員的整體素質高。現階段中，我國檔案管理工作人員對整個檔案管理工作的認識水平低，整支隊伍的素質低下。在檔案管理工作開展以來，領導層對于管理工作的重視程度低，嚴重影響了整個整支隊伍的積極性。另外，整個組織內部不同的工作人員都將檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，沒有意識到檔案管理工作不規范可能帶來的問題。正是由于這種規范化管理工作認識欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。除此之外，在檔案管理工作中，不僅僅是檔案管理工作人員的自身認識水平有限，檔案管理人員的工作能力還存在很大的不足。

（二）檔案管理工作信息化水平低。當前在檔案管理工作中，檔案管理的信息化程度比較低，在很多組織中對于檔案的管理還局限在過去的人為管理手段為主導的管理方法上，很多組織的檔案管理還是采用紙質管理的基本方法，這種基本方法的使用在檔案管理中已經比較落后，因此，在這樣的情況下，做好檔案管理就要應用新的信息化技術。信息化技術在檔案管理方法中的應用還不夠全面，造成了檔案管理工作中規范化程度低的一個重要原因。傳統的檔案管理是采用基本的紙質化管理方法，這種管理方法無論是從保存還是信息的檢索方面都存在很大的弊端，而現代社會信息膨脹，對于信息的處理效率要求比較高，在這樣的情況下，檔案管理工作中的傳統方法就不適應社會的發展。

三、檔案管理規范化的對策分析

（一）提升檔案管理工作的信息化水平。隨著科學技術的進步，各種電子檔案管理系統不斷涌現和更新。實現檔案管理的電子化可以提高檔案管理的準確性，提高檔案管理的效率，降低檔案管理的標準。從檔案信息的搜集，檔案信息的整理，檔案信息的檢索利用，都可以實現計算機管理，提高了信息的利用效率，相比與傳統的紙質文檔，還便于保存，便于使用者和管理者對信息進行更新。建立相關的檔案歸類，檔案查閱制度，明確檔案管理員工的責任，使得檔案管理更趨規范化標準化。因此，在檔案管理工作中，要注重從信息化方面努力建立完善的信息化管理工作體系。

（二）提升檔案管理工作人員的意識和工作能力。在檔案管理工作中，由于工作人員自身對于檔案管理工作的認識不夠深刻，不重視檔案管理工作的規范化，造成了檔案管理工作中存在一些影響規范化建設的問題。加強檔案管理部門人員的工作素質，幫助他們了解檔案管理規范化標準化工作的重要性，培養他們檔案管理規范化標準化的意識。對員工進行培訓，促使他們學習和了解檔案管理的專業化知識，提高他們的科學化管理水平。檔案管理人員對檔案管理工作的熱情，對檔案管理工作的認知程度決定了檔案管理工作的質量。組織的領導者認識到檔案管理工作規范化標準化的重要作用，加強對檔案管理工作的重視度。優化檔案管理部門人員結構，重視對相關部門的投資，提高員工的工作熱情。

四、結論

通過對檔案管理工作的規范化問題進行具體的研究，發現在檔案管理工作規范化問題中存在的問題，針對性的提出解決的對策，提升工作人員的管理能力和認識，強化檔案管理工作的信息化管理能力。

參考文獻

[1]富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江史志，2014（23）：112.