新形勢下檔案管理工作的規范化探討

何義梅

（重慶市特種設備檢測研究院 重慶渝北 401121）

新形勢下檔案管理工作的規范化探討

何義梅

（重慶市特種設備檢測研究院 重慶渝北 401121）

在日常工作中產生的具有保存價值歷史記錄就是檔案，它有很多種形式，可以作為依據來為領導決策進行指導，同時也是設備建設和科學研究方面的可靠資料。檔案管理對于任何一個行業而言都有著重要的作用，本文重點針對新形勢下檔案管理工作的規范化展開了具體探討。

新形勢下；檔案管理工作；規范化

1 引言

企事業單位在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案，其是重要的資產和信息資源。完整的檔案管理有助于企事業單位加強技術和知識儲備、保護知識產權和商業秘密，有助于增強防范和抵御風險的能力。但我國很多企事業檔案管理尤其是中小企業檔案管理普遍比較薄弱，不同程度地存在檔案材料收集不齊全、管理不規范、保管不安全、利用不方便等問題，對此必須加強新形勢下檔案管理工作的規范化工作。

2 檔案管理概述

檔案是記錄社會、企業、個體發展與成長歷程的重要方式，是重要的、具有極大保存價值的歷史材料，隨著我國檔案事業的飛速發展，優化與完善檔案管理，確保新形勢下檔案管理工作的科學化、規范化、標準化和高效化顯得尤為重要。能否科學與合理地管理一個單位的檔案，是一個單位工作業績與管理能力的重要衡量標準。一個單位的發展歷史以及取得的優秀成果，都會在檔案中進行記載，而這些重要的檔案記錄，都會成為研究這一單位發展歷史以及確定未來發展方向的重要資料。

3 檔案管理工作的現狀

3.1 檔案管理工作發展遇到瓶頸

一方面，目前我國大部分的企事業單位檔案管理工作存在著案卷質量差、檢索工具不完整、沒有計算機索引目錄等問題，檔案管理工作不能夠達到國家要求的操作規范準則。同時因為我國檔案管理標準化工作起步較晚，配置暫時還無法完全達標，使得檔案管理工作的推行較為遲緩，管理工作的進度緩慢，也無法達到規范統一，是當前我國檔案管理工作發展遇到的最大瓶頸。

另一方面，我國檔案管理工作模式陳舊，缺乏必要的現代化設備的配合。檔案管理工作需要軟件和硬件的相互配合，硬件是工作的基礎，而我國企事業單位普遍硬件設備落后，設施不齊全，檔案管理跟不上時代的變化，沒有計算機索引目錄和檢索工作，制約了檔案管理工作的發展。

3.2 檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員的素質不高，檔案管理缺乏專業的管理人才，是目前檔案管理工作出現問題的根本原因。在我國，大部分的企事業單位的檔案管理人員都是沒有經過專業知識和技能的考核就直接錄取選用的。這些人員的專業知識水平和技能水平并沒有達到專業的水準，有些檔案管理人員大學所修甚至不是檔案管理相關專業，在進入公司工作之前也沒有經過專業的業務鍛煉和技能培訓。有些企事業單位的檔案管理人員資歷較老，但是由于單位內部沒有適時引進先進的科技管理設備，或者引入了設備卻沒有進行操作技術的培訓，導致檔案工作者普遍存在專業知識缺乏和技能落后的現象，極大的阻礙了檔案管理工作的規范化進程。3.3檔案管理觀念需轉變

一些企事業單位工作人員對于檔案管理的認識過于片面，缺乏整體意識，認為檔案管理知識簡單的文件管理與保存，與單位的其他建設并無任何相關，缺乏整體意識，將檔案管理業務局限在單一的形式中。同時，由于檔案管理人員對于檔案管理工作缺乏正確的認識，導致許多的檔案工作不到位，浪費了大量寶貴的資源，僅僅參與的不健全的檔案資料等根本無法向社會提供完整的服務，影響檔案管理職能的發揮。

4 新形勢下檔案管理工作的規范化發展途徑

要進一步實現檔案管理工作的規范化發展，應從以下幾方面入手：

4.1 強化對檔案管理的重視，提高整體認識

強化重視，提升認識是做好檔案管理工作，促進管理規范化的基礎與前提，故我國企事業單位，抑或是社會團體機構都應認識到規范化檔案管理的重要性。管理者要樹立科學全面的檔案管理觀念，消除以往“檔案管理之于企業發展無關緊要”的思想意識，明確檔案管理工作意義，積極主動地推進檔案管理規范化開展。

促進檔案管理的規范化，領導者主要可做到以下兩點：①領導要強化與檔案管理工作者的溝通。全面關注檔案工作開展情況，針對出現的問題及時采取解決措施，善于采納與吸取工作人員的建議，并積極鼓勵工作人員做好檔案管理每一環節的工作。②加大資金投入，奠定檔案管理物質基礎。將檔案管理工作的經費開支納入企事業發展的總開支，并根據檔案管理工作需要加大經費投入，完善檔案管理部門基礎設施，提升檔案管理的科學性、規范性。

4.2 建立健全切合實際的檔案管理制度

眾所周知，檔案的形式多種多樣，而且種類又非常繁多。比如，文字檔案資料、紙質檔案資料、業務檔案資料、電子檔案資料等，在實際管理過程中，要想真正實行規范化的管理，需要提出相對標準化的檔案管理工作流程，讓操作人員在具體工作時有章可循。要建立檔案的轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。工作人員在調取、更新與存儲檔案時一定要加強規范性，將錯誤降低到最低。在檔案資料收集時，要勤于觀察，勤于學習，有不懂的問題要及時請教，遇到新的資料，要及時更新，以此來保證檔案資料的真實性。

4.3 提高檔案管理人員素質，確保規范化

建立高素質檔案管理工作人員隊伍，提高管理人員素質是確保管理規范化的關鍵途徑。企事業單位應做到以下幾點：

（1）更新培訓理念，堅持“以人為本”。以往的檔案管理人員培訓中，忽視了培訓者的個人發展，缺乏有效激勵措施，培訓方式陳舊落后，培訓氛圍死氣沉沉，參訓人員的積極性低，故要采取帶薪培訓、趣味培訓等方式調動參訓者的積極性，這也是提升培訓效率的重要途徑。

（2）抓好培訓工作。對檔案管理人員來說，政治素質、業務素質、現代管理素質等缺一不可，即培訓內容既要包括檔案專業知識、管理技能，思想政治水平、職業素養等的培訓，也要強化多媒體技術培訓，全面提升受訓者的綜合素養，使其更高效地投身檔案管理工作，為規范化的檔案管理工做貢獻一己之力。在培訓中，需組織檔案管理人員學習相關的法律法規，如：《檔案法》、《保密法》等等，使他們掌握檔案管理必要理論知識的同時，也能夠意識到檔案管理的重要性以及它自身所具有的價值。

（3）有計劃地引進國內外高素質檔案管理人才，不斷充實檔案管理人才隊伍，循序漸進地提升企事業單位的檔案管理質量。

4.4 堅持與時俱進，提升管理的信息化水平

檔案管理信息化水平的高低一定程度上影響著管理的秩序性、規范性，當前一些企事業單位在規范檔案管理過程中，忽視了信息化管理的重要性，缺乏對信息化管理的重視，故信息管理手段低效，不能推動檔案管理實現規范化。因此，以信息化手段規范檔案管理工作的開展儼然成為一種趨勢。

檔案信息資源的開發和利用是檔案信息化建設成敗的關鍵，它是檔案信息化建設的基礎和核心，也是衡量一個檔案館信息化管理水平的重要標志，其主要內容包括電子文件的全方位收集和館藏檔案的數字化兩個方面。文件的收集過程中要突出文件的知識性、實用性、特色性，利用電子掃描技術、數據庫技術、數據壓縮技術等手段，將館藏圖片、紙質文件、聲像資料等傳統介質和已歸檔保存的電子檔案，形成資源豐富的檔案信息庫，并開發完善的網絡數據庫檢索工具，可以通過網絡查閱利用開放檔案，不受時間、空間和文件數量的限制，查檔人員可在任何時間、任何地點瀏覽檔案全文，提高檔案使用效率。如圖1所示即為某企業的檔案信息化管理模式。

圖1 檔案信息化管理模式

檔案信息化建設最終將實現檔案信息的數字化、網絡化，達到信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化、資源共享化。信息化建成以后，方便利用檔案，但檔案信息化建設是一項系統工程，需要國家層面的重視、支持。

5 結束語

檔案資料是記錄各單位發展的重要性文字性資料，新形勢下我國檔案管理工作的開展面臨著嚴峻的壓力與挑戰，檔案管理理念與手段都應不斷與時俱進，開拓創新，迎合時代發展與社會進步，不斷完善檔案管理工作，確保規范化管理。

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