物業交接時原物業公司應移交哪些材料？

文/宋安成

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物業交接時原物業公司應移交哪些材料？

文/宋安成

峰江物業公司從1997年11月至2012年6月30日為峰江小區提供物業服務，峰江房產公司為峰江小區的開發商。峰江物業公司撤離時，峰江小區業委會要求其移交小區相關資料，雙方發生爭議。后峰江小區業委會將峰江物業公司訴至法院，并列峰江房產公司為第三人，要求峰江物業公司提供以下文件資料：一是1997 年11月至2006年12月涉訟小區維修資金收支清冊；二是1997年11月至2012年6月涉訟小區的財務賬冊原件（包括維修資金、公益性收入、物業服務費用收支的財務憑證、轉賬單、發票）；三是建筑單體竣工圖、工程質量證明書、給排水系統驗收資料；四是開發商或物業公司與公共事業單位簽訂的供水、供電及電信合同。訴訟過程中，被告提供了上述資料中的大部分，但物業管理費收取資料及維修資金使用情況資料則不予提供。

法院觀點：涉訟小區于1998年左右竣工驗收，被告雖于1997年11月起為涉訟小區提供管理服務，但物業服務合同的權利義務終止后物業公司移交必需的資料和由其代管的專項維修資金，是被告提供物業服務多年之后才由相關法律、法規作出規定的，被告提出不能提供完整資料并無不當，但被告以收取物業服務費采取包干制來抗辯原告要求其提供2002年至2012年物業費收取情況資料，無法律依據。

律師分析：《物業管理條例》第二十九條規定：“在辦理物業承接驗收手續時，建設單位應當向物業服務企業移交下列資料：（一）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；（二）設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料；（三）物業質量保修文件和物業使用說明文件；（四）物業管理所需的其他資料。物業服務企業應當在前期物業服務合同終止時將上述資料移交業委會。”由此可見物業服務企業向業委會移交材料的大體范圍。但對于第四點中的“其他資料”，規定還不十分明確。那么小區物業交替時應當具體移交哪些資料呢？筆者結合本案的爭議焦點作分析。

一、 1997年至2002年期間小區的維修資金資料應該提供嗎？

1997年實施的《上海市居住物業管理條例》（2004年失效）第二十六條規定：“物業管理企業應當在物業管理服務合同終止或者解除后的十日內，向業主委員會辦理下列事項，并報區、縣房地產管理部門備案：（一）對預收的物業管理服務費用按實結算，多收的部分予以退還；（二）移交全部物業檔案資料和有關的賬務賬冊……”可見，在1997年至2002年期間移交材料是有法律依據的，法院認為，1997年至2002年期間沒有相關法律規定物業公司必須移交相關資料及專項維修資金，因此被告物業公司無法提供完整服務期的相關資料及維修資金的理由并無不當。筆者認為，法院的認定存在一定的問題：首先上述法條明確了物業公司是需要移交全部物業檔案資料和有關賬務賬冊的；其次，上述條例第十九條也明確，物業管理服務合同中當事人應當約定下列物業管理服務事項——“……（六）物業維修、更新費用的帳務管理；（七）物業檔案資料的保管”，可見當時簽訂物業服務合同必須包括維修費用賬目等條款，換言之，物業公司在簽訂合同后應當保存維修費用賬目等資料，因為這是物業服務合同中的必備條款，也是物業公司需要履行的自身義務。故上述案例中，物業公司如果切實履行合同義務，是可以提供1997—2002年的相關資料及維修資金資料的，法院對提供該時間段資料的訴請應當予以支持。

對于小區的建設工程相關資料，由于峰江小區于1998年左右竣工，上述條例第二十六條并未明確物業公司需要移交訴請第3、4項的要求，即在1997年至2002年期間是沒有法律明確要求物業公司保管上述資料并移交的，那么原告峰江業委會要求峰江物業公司移交上述資料無法律依據。至于該資料應當由誰保管移交，筆者將在后文中詳細敘述。

二、物業公司以實行“包干制”為由，拒絕提供物業服務費收支憑證理由成立嗎？

《上海市住宅物業管理條例》第四十三條規定，物業服務企業應當建立和保存下列檔案和資料：“……（七）物業服務活動中形成的與業主利益相關的其他重要資料。物業服務合同終止時，物業服務企業應當向業主委員會移交本規定第十條第一款和前款規定的檔案和資料，以及物業管理用房。”筆者認為，依據該條款，物業公司需要提供的重要資料是與業主利益相關的，比如公共收益部分的收支或公共部分的維護，而對于物業公司的收支憑證，筆者認為并不應當提供，原因有三：一是小區是實行“包干制”而非“酬金制”，“包干制”小區對服務質量負責，自負盈虧，業委會沒有必要過問財務情況，也不能提出交付賬目憑證的要求（公共部分經營所有除外），而“酬金制”小區是按照合同約定的數額或約定的比例提取酬金的，盈虧是由小區全體業主承擔的，因此其必須清楚物業公司的收支情況。二是“包干制”小區既然是自負盈虧，那其收支賬目憑證屬于企業的商業秘密，屬于我國法律保護范疇。如果一個企業的收支狀況及憑證都需要提交，那么物業企業將沒有秘密可言，這顯然不利于物業公司的良性競爭。三是業委會要求移交物業公司的賬目無非是認為對物業公司缺乏一定的監督，其實物業公司不移交收支具體賬目及憑證并不代表物業公司不受業委會的監督，業委會可以通過物業服務的結果來評估其服務質量，至于物業公司收入支出的具體明細憑證，是公司內部的運營管理資料，業委會要求物業公司移交收支財務憑證沒有法律依據。所以，物業公司應當依據《物業管理條例》、《上海市住宅物業管理條例》的規定，向業委會提交相關資料，對于實行“包干制”小區的物業公司，筆者認為，物業公司應當移交物業費收費臺賬，即小區的物業費的收繳情況明細，而其具體的收支明細憑證是無需移交的，這樣才能在保障業委會、業主權利的同時平等地保障物業公司的合法權益。

三、關于物業公司無資料可以移交如何處理的問題

上述案例中，峰江業委會要求峰江物業公司移交第3、4項資料，峰江物業公司辯稱峰江房產公司未向自己提供過上述資料。對于物業公司無資料可移交的情形，筆者認為需要增加第三人，由第三人履行應盡義務，本案中，法院也依法追加了第三人開發商。

《物業管理條例》第二十九條規定，在辦理物業承接驗收手續時，建設單位應當向物業服務企業移交下列資料：“（一）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；（二）設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料；（三）物業質量保修文件和物業使用說明文件；……”可見房產公司是需要在物業公司承接驗收時遞交上述資料的，而一旦房產公司在承接時未向物業公司提供這些資料，那么在物業交替時，業委會有權要求房產公司提供以上資料，以確保可以移交給新物業公司，使其能夠正常運轉。

綜上所述，依據《物業管理條例》、《上海市住宅物業管理規定》等相關法規規定，筆者認為物業公司在交替時應當向業委會提交的材料大體可分為三類：一是工程類資料，主要包括建筑工程、設施設備的相關證明文件及安裝使用保養的技術性資料；二是物業管理類資料，包括小區供水和供電等合同、小區業主的清單、設施維修保養記錄，以及小區維修資金賬目和物業公司收支賬目（“包干制”小區只需提供臺帳）；三是不動產類資料，主要包括產權為全體業主共有的物業用房資料。

作者單位：（北京盈科（上海）律師事務所）