高校檔案管理信息化建設(shè)研究

孫 序

哈爾濱師范大學(xué)，黑龍江哈爾濱 150080

高校檔案管理信息化建設(shè)研究

孫 序

哈爾濱師范大學(xué)，黑龍江哈爾濱 150080

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，如今信息化已經(jīng)融入到我們生活中的方方面面，信息化帶來的高效率辦公已經(jīng)被各行各業(yè)所接受并得到了極大的發(fā)展。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足檔案管理發(fā)展的需要。

信息化；檔案；管理

高校的檔案是高校在運行中的教學(xué)活動、科研活動以及學(xué)校管理等方方面面的歷史記錄，使高校在發(fā)展的過程得到了真實的記錄。作為信息的“收集者”，高校檔案是促進社會發(fā)展的重要資源之一，也是高校在發(fā)展過程中不可或缺的一部分，檔案管理水平的高低也是衡量一所高校現(xiàn)代化水平高低的重要組成部分。因此，加強我國高校的檔案管理信息化水平是高校現(xiàn)代化建設(shè)的要求。本文通過對當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進行分析，總結(jié)了其存在的部分問題，查閱相關(guān)資料，對問題提出幾點解決措施。

高校檔案管理信息化是指高校在進行檔案管理的過程中需要實現(xiàn)檔案從接受檔案到傳遞、存儲檔案，最后提供及使用檔案都通過計算機以及網(wǎng)絡(luò)手段將檔案資料進行管理，實現(xiàn)檔案信息一體化的服務(wù)過程。2010年4月我國國家檔案局印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，綱要明確了我國當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程中要實現(xiàn)的目標(biāo)，綱要的印發(fā)有力的推動了我國檔案管理工作信息化、數(shù)字化的發(fā)展，穩(wěn)定步推進我國檔案信息化進行工作的進程。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1檔案意識淡薄，管理工作不夠重視

我國高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)初有成效，這大大的提高了高校檔案管理的效率及工作人員的工作強度。但由于對高校信息建設(shè)認(rèn)識的不足以及理性的思考，目前我國高校檔案信息管理存在的問題還較為突出，一些管理人員以及檔案工作人員認(rèn)為，“檔案工作是一項附屬性工作”，“檔案資料是過去的事情，他只代表過去”。，主要表現(xiàn)有以下3點：1）工作上缺乏創(chuàng)新性，思想陳舊，依然停受傳統(tǒng)的檔案管理工作理念，不敢去實踐；2）在面對大量的數(shù)據(jù)資料時，不能充分利用信息化來的便捷性，導(dǎo)致工作效率低下，雖然出現(xiàn)輸入錯誤等問題，因此，做了無用功，大在降低了工作效率；3）對高校對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識不足，初淺的認(rèn)為檔案管理工作就是對已經(jīng)發(fā)生的事情進行簡單的記錄，同時保管這些記錄，并不是單位的主要工作，不能給單位帶來實際的好處。

1.2管理技術(shù)落后，資金設(shè)備不足

這些年以來，高校檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)有了較為顯著的進步，然后，由于當(dāng)前我國的許多高校由于檔案館的信息化管理工作處于發(fā)展的初期，因此，信息化程度偏低，設(shè)備較為落后。許多高校學(xué)校在建設(shè)的進行中忽視了檔案管理環(huán)節(jié)，用于檔案信息化建設(shè)的資金落實不到位，有些資金甚至被挪用，信息化一直沒有實質(zhì)的進展。

1.3檔案管理人員缺乏專業(yè)水平

擁有高素質(zhì)是檔案管理專業(yè)人員是檔案信息化建設(shè)的必要條件之一。然而，目前我國高校檔案管理人才的缺乏已經(jīng)阻礙了高校檔案的健康發(fā)展。檔案信息化管理要求要檔案管理工作人員既要擁有計算機管理知識，同時必須具備熟練的檔案管理工作能力，然后當(dāng)前我國高校大多數(shù)工作人員知識結(jié)構(gòu)不合理，懂計算機的員工都是一批新進的工作人員，這部分人員缺乏必要的檔案管理經(jīng)驗，而且一批傳統(tǒng)檔案管理人員又缺乏必要的計算機知識。其次，當(dāng)前我國高校的眾多檔案管理人員為非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員，而是其它專業(yè)人員進入檔案管理崗位的，這部分甚至缺乏必要的檔案基礎(chǔ)理論，許多高校將檔案部分間接的就相成接收富余人員的部分，工作人員的專業(yè)不對口也是一大制約因素。同時，檔案人員對檔案工作責(zé)任心不夠，對保管的資料不熟悉，缺乏全面、系統(tǒng)的掌握，缺乏連續(xù)性。

2 完善高校檔案管理信息化建設(shè)的措施

2.1強化檔案信息化建設(shè)意識

高校檔案信息化建設(shè)要求有關(guān)人員都需要有信息化建設(shè)意識，因此，當(dāng)前我國高校的管理人員及工作人員都需要除舊迎新，轉(zhuǎn)變觀念。首先，高校的管理層都需要了解檔案建設(shè)對一所高校發(fā)展的重要性，明確檔案的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的要求，充分了解檔案建設(shè)對高校發(fā)展以及對社會發(fā)展的重要意義。摒棄傳統(tǒng)思維，進一步認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要意義，從而提高檔案信息化建設(shè)的積極性和主動性。同時，要加強高校信息化建設(shè)的宣傳，結(jié)合本校的實際工作的需要，積極推動本校檔案信息化發(fā)展。

2.2加大資金設(shè)備投入，加快檔案管理信息化

采用信息技術(shù)，建立起電子化的檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保證。1）加大對高校檔案信息化建設(shè)的資金投入，改善當(dāng)前現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備。設(shè)置專項資金，確保信息化建設(shè)的資金投入，為高校檔案信息發(fā)提供資金支持；2）購入檔案信息化建設(shè)所需要的設(shè)備，并完善設(shè)備管理制度。購入高速掃描儀、光學(xué)儀器（OCR）服務(wù)器等提高信息化錄入速度、存儲的安全性以及使用的效率；3）通過高校門戶網(wǎng)站積極推進數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。加快推進高校館（室）藏檔案數(shù)字化的進程，建立檔案目錄中心，豐富檔案數(shù)據(jù)資源儲備，為高校檔案信息化做好后臺數(shù)據(jù)庫支持，逐步實現(xiàn)高校館（室）藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在計算機領(lǐng)域已經(jīng)擁有成熟的檢索技術(shù)，如：布爾檢索、截詞檢索、詞位檢索和限定檢索等，因此，高校在檔案信息化建設(shè)的進程中要積極應(yīng)用于聯(lián)機數(shù)據(jù)庫、光盤數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之中，方便檔案的管理及使用。

2.3加快高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)決定著信息化建設(shè)的成敗，高校應(yīng)積極制定相關(guān)政策，從人員培養(yǎng)及業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面入手，構(gòu)筑完善人才培養(yǎng)體系，首先，高校應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚、科研水平高等方面的優(yōu)勢，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，實現(xiàn)檔案管理人員的供需平衡。其次，提高在職檔案管理人員的素質(zhì)。定期開展專題培訓(xùn)，提高在職工作人員的專業(yè)技能，并組織業(yè)務(wù)比賽豐富工作人員的文化生活，并能在比賽中提高工作人員的專業(yè)技能、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)提高工作效率，激勵檔案人員不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。

3 結(jié)論

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案的信息化發(fā)展是時代對高校檔案管理提出的要求今天，檔案信息化建設(shè)成當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢，是適應(yīng)社會的必要之舉。從上述的情況分析來看，我國高校檔案工作尚且處于信息化建設(shè)的初級階段，基礎(chǔ)雖好，但前景仍不容我們盲目樂觀。檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作，是一項系統(tǒng)工程，內(nèi)容廣泛，涉及數(shù)據(jù)的整理、建設(shè)、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)。因此，我們需要充分認(rèn)識高校檔案管理信息建設(shè)的實際意義，同時，應(yīng)用信息現(xiàn)代化建設(shè)提高工作人員的工作效率，減少工作人員的工作強度。

［1］郭紅.高校檔案管理信息化建設(shè)略論［J］.蘭臺世界，2008（2）.

［2］王常虹.淺談信息公開條件下的高校檔案管理［J］.中國校外教育，2010（3）：8.

［3］曹玲，黃麗雯，顏祥林.我國高校檔案部門應(yīng)用社會化媒體的調(diào)研分析：以211高校為例［J］.數(shù)字與縮微影像，2013（3）：45-48.

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A

1674-6708（2016）167-0090-01

孫序，哈爾濱師范大學(xué)。