“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的檔案資源共享研究
——以云南財經(jīng)大學(xué)為例

李仕金，何瓦特，石 婷，王璽冰

1.云南財經(jīng)大學(xué)，云南昆明 650221 2.云南大學(xué)，云南昆明 650091 3.云南商務(wù)信息工程學(xué)校，云南昆明 650204

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的檔案資源共享研究
——以云南財經(jīng)大學(xué)為例

李仕金1，何瓦特2，石 婷3，王璽冰3

1.云南財經(jīng)大學(xué)，云南昆明 650221 2.云南大學(xué)，云南昆明 650091 3.云南商務(wù)信息工程學(xué)校，云南昆明 650204

隨著社會的進步與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，將帶動檔案信息服務(wù)內(nèi)容和方式的變化。目前我校檔案管理大多以紙質(zhì)形式儲存為主，而所謂的檔案管理現(xiàn)代化也只是將大量的檔案信息編制成專題目錄錄入到電腦中。文中通過構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的檔案管理信息系統(tǒng)并引入手機App終端，有效改善了傳統(tǒng)檔案資料的收集、查詢、修改等功能，并提升了檔案管理人員的服務(wù)意識和管理能力。

互聯(lián)網(wǎng)+；檔案信息化；檔案云；數(shù)字化檔案；檔案App

目前，我校師生如果要對我校檔案加以檢索和使用，需要走復(fù)雜的程序，先向檔案館提交申請，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后，才可以到檔案館進行查詢，這無疑給檔案需求者和檔案管理者增加了工作難度。其實對于一些我校檔案級別比較低的，應(yīng)該建立一個統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的資源共享。針對這一現(xiàn)狀，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的風(fēng)口下，我們應(yīng)當(dāng)構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的檔案管理信息系統(tǒng)，這樣方便檔案檢索者的使用和檔案管理者資源的管理。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”概述

“互聯(lián)網(wǎng)+”（internet plus）一詞是2015年度的高頻熱詞，其最早是由于揚在2012年11月第5屆移動互聯(lián)網(wǎng)博覽會中首次提出［1］。2015年3月，騰訊CEO馬化騰向全國兩會提交了關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+”的提案，呼吁以“互聯(lián)網(wǎng)+”為驅(qū)動，鼓勵產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新，促進跨界融合，普惠民生。同月，李克強總理在兩會報告上首次正式提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，它就是利用互聯(lián)網(wǎng)的平臺和信息通信技術(shù)，把互聯(lián)網(wǎng)和包括傳統(tǒng)行業(yè)在內(nèi)的各行各業(yè)結(jié)合起來，在新的領(lǐng)域創(chuàng)造一種新的生態(tài)［2］，它是一種實實在在的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式。

2 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

在國外已有了檔案機構(gòu)與其他機構(gòu)聯(lián)網(wǎng)使用，用計算機進行信息收集、存儲、管理和提供利用的檔案圖書館信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且已有60多個檔案機構(gòu)參加了該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。國內(nèi)，筆者從中國知網(wǎng)資源總庫、萬方數(shù)據(jù)資源平臺、維普科技期刊和超星數(shù)字圖書館為檢索平臺，將“高校檔案館”“信息化資源共享”等關(guān)鍵詞進行結(jié)構(gòu)化組合查閱了相關(guān)的文獻資源，通過仔細(xì)的分析和閱讀，目前大多局限于檔案、檔案一體化、檔案互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下面料的挑戰(zhàn)與對策等的理論研究，這些文章僅指出了檔案管理的問題所在，很少有文章探討基于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案共建共享思路、模式、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)問題［3］。近年來，檔案館這種傳統(tǒng)獨立的運行方式和管理模式逐漸顯露出它的弊端：檔案資源的零散、零亂、質(zhì)雜等特點難以符合檔案利用者的集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)等需求，更難以實現(xiàn)資源的交流與共享。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化的構(gòu)建

目前各個高校都有一個檔案管理信息系統(tǒng)平臺來實現(xiàn)檔案管理信息化，檔案系統(tǒng)中只是一個專題目錄，通過專題目錄給相關(guān)資源一個編碼，然后以附件的形式將檔案資源存在磁盤中，這使得各個高校之間的檔案資源都是一個信息孤島，很難與其他平臺實現(xiàn)共享，且還存在如下問題：現(xiàn)代化管理軟件缺乏統(tǒng)一性；檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不足，系統(tǒng)移植性差；檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮；絕大多數(shù)歸檔資料采用磁盤、光盤等現(xiàn)行方法保存；檔案信息管理人員的專業(yè)技能水平較低。基于上述幾點，我們需要構(gòu)建一個“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化管理系統(tǒng)，主要從以下方面考慮：

1）制定統(tǒng)一的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：傳統(tǒng)檔案資源管理系統(tǒng)中，存在多種數(shù)據(jù)格式。若要實現(xiàn)檔案之間的統(tǒng)一管理，則需要對著錄、標(biāo)引和組織等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2）數(shù)據(jù)庫原型的設(shè)計：建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，就需要充分考慮數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)表的設(shè)計，表間字段的聯(lián)系，如何能夠讓我校檔案的資源實現(xiàn)共享。

3）功能模塊的劃分：檔案管理信息化不是簡單地將傳統(tǒng)檔案以電子形式進行存儲，分類。而是充分考慮檔案管理者和檔案利用者的用途，例如，主要有檔案查詢申請及批復(fù)、檔案信息公告、檔案資料查詢、檔案資料上傳、檔案的修改等。

4）權(quán)限的劃分：通過將檔案管理信息系統(tǒng)與目前流行的手機App結(jié)合，可以讓不同權(quán)限的用戶可以對不同級別的檔案進行不同的操作。一般的游客可以瀏覽、查詢到檔案級別比較低、公開的一些檔案。一些保密級別的檔案用戶可以通過客戶端提交申請，學(xué)校檔案管理人員審核通過后，檔案利用者可以找時間到檔案館進行查閱，這大大節(jié)約了檔案管理人員和檔案利用者的時間。

5）推薦功能：為檔案管理信息系統(tǒng)增加一個推薦系統(tǒng)，根據(jù)檔案使用者在檔案管理信息系統(tǒng)平臺上的歷史行為數(shù)據(jù)，判斷他的喜好，并因此推薦其他相關(guān)活動檔案信息資源供用戶瀏覽和查看。

6）推送功能：推送系統(tǒng)是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下App終端的一個特色，只要是關(guān)注和下載了手機App的用戶，都可以利用檔案管理信息平臺將我校檔案管理的最新動態(tài)和特色檔案推送給手機客戶端，這樣極大實現(xiàn)了檔案的轉(zhuǎn)型發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案的推廣和宣傳問題。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化的挑戰(zhàn)

4.1“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化的數(shù)據(jù)采集

檔案資源種類繁多，我校檔案館主要有教學(xué)檔案、基建檔案、學(xué)生成績檔案和活動檔案等，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案就需要有海量的信息資源，供用戶去查詢?yōu)g覽，那么要構(gòu)建這個海量的信息平臺，就需要有豐富的檔案資源，而且需要源源不斷地供應(yīng)。而且務(wù)必保證這些檔案資源“質(zhì)”好。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)的形式存儲，而數(shù)字化檔案則豐富了檔案的存儲形式：一般有文字、圖形圖像、音頻、視頻等。目前需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)建立檔案管理信息系統(tǒng)，把檔案錄入到數(shù)據(jù)庫中，這不僅利于檔案的歸檔和保管，還可以避免數(shù)據(jù)和資料的丟失，提高數(shù)據(jù)的檢索和利用率。

4.2“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化服務(wù)的轉(zhuǎn)變

“互聯(lián)網(wǎng)+”是一種趨勢，要做好”互聯(lián)網(wǎng)+”這項工程，我們必須要做好3個方面：一“敢”，二“能”，三“會”。“敢”就是敢于嘗試，有點開拓精神，富于進取創(chuàng)新；“能”就是能做、有東西，它更多強調(diào)的是“資質(zhì)”。“會”就是有手段、講方法，“會”的中心是搞好服務(wù)。面對“互聯(lián)網(wǎng)+”這個“風(fēng)口”，紙質(zhì)檔案下的服務(wù)模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)，然而“互聯(lián)網(wǎng)+”講究服務(wù)至上，增強”互聯(lián)網(wǎng)+”時代的主動性，為我校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值，開拓服務(wù)項目，開展在線服務(wù)，并采用多種手段進行檔案信息傳遞：微博、微信、QQ、App等，最大限度、快速、便捷地服務(wù)我校師生，把檔案利用服務(wù)提高到一個新的水平。

4.3“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化安全

當(dāng)檔案管理遇上”互聯(lián)網(wǎng)+”后，信息化安全是我們著手需要解決的問題。我們不僅要做好硬件的維護、加強防病毒工作，而且要做好數(shù)據(jù)備份，防止檔案管理系統(tǒng)因意外帶來的不可恢復(fù)性。除此之外，我們還要加強檔案內(nèi)部管理體制的建設(shè)，提高管理工作人員保密意識，確保檔案管理信息化的安全運行。

5 結(jié)論

“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理不是簡單的網(wǎng)絡(luò)化，而是結(jié)合當(dāng)今主流的云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等互聯(lián)網(wǎng)新興技術(shù)，通過搭建云管理平臺，收集電子檔案的數(shù)據(jù)，最終利用大數(shù)據(jù)分析軟件進行決策，方便檔案管理者進行管理的手段。并在依附當(dāng)前的時代背景下，學(xué)校相關(guān)工作人員應(yīng)該再接再厲，做好新機遇下的檔案管理。

［1］馬化騰.“互聯(lián)網(wǎng)+”激活更多信息能源［N/OL］.光明日報.

［2］解讀：李克強政府報告中的“互聯(lián)網(wǎng)+”是什么［EB/OL］.財經(jīng)網(wǎng).

［3］何田.淺談新時期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新［J］.出國與就業(yè)，2011（2）：71-72.

TP39

A

1674-6708（2016）167-0126-02

云南省哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃項目（QN2015059）資助。

石婷，云南商務(wù)信息工程學(xué)校。

李仕金，云南財經(jīng)大學(xué)。何瓦特，云南大學(xué)。王璽冰，云南商務(wù)信息工程學(xué)校。